檔案集約化管理的必要性及優勢

謝鋒

【摘要】企業檔案管理作為企業辦公管理的基礎工作，有著十分重要的作用，隨著社會時代的不斷發展變革，一些新的管理理念與手段也在不斷地應用到企業檔案管理之中，提高了企業的檔案管理效率，改善了目前檔案管理體制中存在的問題。檔案集約化管理是在新市場形勢下檔案管理模式的一場重要變革，是適應當下企業發展的管理體制與科學手段，有效整合企業內部檔案信息，使檔案管理工作與各個部門建立密切配合，是對檔案資源進行集中統一管理的管理架構。本文以目前檔案管理體質中存在的問題進行分析，闡述檔案集約化管理的必要性和存在的優勢。

【關鍵詞】檔案管理;集約化管理;有效整合;油田企業

目前我國各個行業都迎來了一場變革，這對企業管理也提出了新的要求，尤其是企業內部的檔案管理工作更為重要。在企業內部創新檔案材料收集形式、管理機制、服務手段，提高檔案管理部門工作人員的綜合素質，建立完善有效的檔案管理體系。在如今社會，信息技術不斷發展，這強調了信息資源也是一種新的財富。對企業內部信息資源有效管控，綜合利用，科學管理，更有利于企業的資源分配。以檔案集約化管理的手段入手，有效降低了檔案管理的人力、物力、財力，全面實現了企業信息資源的綜合共享，促進企業的全面發展。

一、企業檔案集約化管理的必要性

（一）降低企業管理成本。所有的企業在進行生產活動的同時都不可避免地會與社會、經濟、政治等各個方面產生各種各樣的聯系，而這些聯系信息匯總而成的也就是企業檔案，是一個企業在發展過程中的重要財富，是企業的發展資源和重要優勢。但是這些信息十分駁雜，在人事、財務、技術等各個部門都有涉及，而每個部門的管理水平各有差異，規章制度也很難統一，這導致獨立的檔案分配到各個部門很難保證檔案信息的完整和系統。只有將所有檔案信息都匯總到專門的檔案管理部門，由相關技術工作人員進行統一管理，才能更大限度地發揮出檔案資源的重要價值。并且檔案工作的匯總解放了其他部門工作人員的工作任務，使他們可以將工作精力更好地集中到各自專業領域的工作任務之上。檔案分散管理會導致檔案信息存儲等很難系統安全，而檔案集約化管理可以使檔案管理工作更科學系統地分類整理，對檔案信息的及時整合可以使企業在工作中集中最大的力量優勢，解決發展過程中最迫切的問題，并且在一定程度上減少了檔案信息中的知識損耗。檔案集約化管理不僅能使企業在檔案管理的過程中將資金優勢發揮到最大化，還能確保檔案管理工作高效、科學，適應生產發展。在管理中更好地節省人力、物力和財力，降低管理成本。

（二）提高企業管理水平。檔案集約化管理有效促進了企業的管理水平，使企業的檔案管理更加規范化。企業中有各個部門，在信息管理上會更加駁雜，涉及范圍也更廣，非專業人員在整理和編制檔案的過程中會花費較長的時間。也會給這些工作人員造成很大的工作壓力。而檔案集約化管理會使檔案的數據信息全部匯總集中到專業的人員手中，在管理過程中，專業人員會根據企業檔案的特點和公司內部的管理形勢、現狀等多角度結合，實現檔案信息中的互相補充，提高公司檔案管理的水平，使檔案管理部門成為公司真正的信息資源部門，統一對外利用，更有利于檔案信息的互補和篩選，方便快捷，相互聯系，互相滲透。例如在油田企業中，檔案集約化管理更有必要性，油田企業在我國是實業型工作單位，其檔案信息在生產建設、經營管理和科學研究等各個方面都具有十分重要的利用價值。在油田企業中，部門眾多，涉及人員較多，而各個部門之間聯系性較強。目前各個企業在檔案管理中也一直使用分級管理的模式，這造成檔案管理的工作任務十分沉重，而檔案集約化管理對油田企業的各個工作部門的信息數據資源都進行了科學合理的整合，對其中的重復檔案、無效價值的檔案等去除刪減，再上傳可利用的檔案資源到公司網站，方便更多的員工咨詢利用。

二、企業檔案集約化管理的優勢

（一）系統完善檔案資源。檔案集約化管理使企業可以更有效地擴大檔案的收集范圍，保證檔案的完整性。而且檔案集約化管理也可以有效避免重復性檔案的收集，保證信息數據的準確性和唯一性，更重要的是檔案集約化管理使公司建立動態檔案管理體系。例如在油田企業中，檔案之間的信息聯系性較強。比如勘探開發類的信息管理，涉及地下形態結構的勘探資料和反映地面施工的實際操作資料，這些資料都有相關性，但是分類在不同部門保存。若是查閱者需要這類相關資料的信息，需要去兩個不同部門的檔案室查詢，既增加了借閱查詢的難度也浪費了大量的時間。反之，檔案集約化管理有效地解決了這一問題，使工作人員在查詢信息的時候更加方便、準確、系統，既有利于員工借閱，又保證了信息的完整、準確。

（二）減少浪費，降低企業成本。檔案集約化管理使企業集中力量，加強信息數據的管理，使檔案管理更加精細化。按照檔案涉及內容對檔案進行分類，對涉密檔案提升管理水平，加密管理程序。同時檔案集約化管理更有效地降低了企業成本。例如在油田企業中，各個部門的檔案管理分別配備檔案室，配有相應的設備設施，這樣的小型檔案室雖然借閱量不足，但是其資金投入依然較大。每個小型檔案室的資金投入在幾十萬以上，而油田企業中涉及這樣類型的檔案室少說也有20個，更增大了企業的管理成本投入。而檔案集約化管理更有效減少了檔案室管理的投入資金，減少了重復性的投入資本，避免造成不必要的浪費。

（三）優化人才配備，提升業務水平。企業檔案管理是企業一類專業性十分強的信息管理工作，而當下相關的檔案管理技術人才較少，再加上受到企業行政關系的限制，人員流動和配置優化等都受到了很大的阻礙，造成企業內部檔案人才的分配十分不合理。由于企業存在各種類型的檔案管理，不同類型的檔案信息因其特點都有著相應的工作流程，每套工作流程或多或少都有著一些差異。由于技術管理型人才較少，在公司內部分布也十分不均衡，很容易造成單位管理水平的差別，使企業不能把信息更新系統完整地整合。而檔案集約化管理集中檔案人才，更有利于企業對于人才的布局，合理優化配置，提升企業檔案管理的水平。

（四）整合檔案信息資源。目前，當下的企業應用的檔案管理體制一般為分級管理體制，這十分不利于企業檔案信息結構的整合。在這種體制下，檔案借閱程序變得更加復雜，企業各個部門為了更方便檔案信息的查詢和利用，必然會造成重復存檔的現象，即同一份文件在企業的多個檔案室中重復存儲，不僅造成紙張的浪費，還會浪費企業的檔案存儲空間。另外，這種管理體制十分不利于檔案信息數據的整合，檔案的編研與管理是對企業龐雜的檔案數據信息進行精加工的過程，是整合信息數據的重要工作。國家規定檔案編研必須要結合企業自身，而當下由于企業具有編研能力的工作人才較少，對企業龐雜的信息很難集中整合，造成編研工作的壓力，使企業的編研成果不理想。檔案的集約化管理使企業的檔案庫轉變為企業的資源庫，剔除了重復性的檔案，使檔案管理工作更加高效，同時也為企業作出決策提供了有力的數據支持。除此之外，檔案集約化管理可以有效促進數字化檔案建設，全面實現企業信息資源的有效共享，方便企業人員查閱利用。

三、結束語

在新的市場形勢下，隨著企業的不斷壯大與發展，利用信息技術使企業檔案管理向集約化管理模式前進，創新檔案管理模式是當下時代對企業檔案管理提出的要求。企業工作人員應當積極探索，與時俱進，有效整合企業內部信息數據資源，集中管控，去劣存優，實現檔案信息的有效利用。檔案集約化管理更有效整合檔案資源，加強檔案安全體系建設，提升了檔案資源對企業的服務能力，提高企業管理水平，為企業決策發展提供數據支持，推動企業不斷進步。

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