知識化背景下企業檔案管理新模式

趙馨

【摘要】隨著知識經濟“井噴式”發展，各行各業都需要知識管理，檔案的知識化管理是檔案管理的必然發展趨勢。本文選取全新的視角，在明晰概念基礎上，探討知識化背景下企業檔案管理的必要性，并詳細闡述企業檔案管理與知識管理的關系，最后提出知識化背景下企業檔案管理的對策，以期為我國企業檔案管理提供參考和借鑒。

【關鍵詞】企業檔案;檔案管理;知識化;新模式

一、知識化管理的內容和檔案知識化的內涵

“知識”是一個廣泛而抽象的概念——早在古希臘時代，西方哲學已經使用這一概念來界定認識論上的爭議。然而，在最近的幾年，知識作為一種重要的組織資源已經被越來越多的人認識并得到學者的重視。知識管理的含義是指通過協調、識別組織中的集體知識來提高競爭力，并將知識的創造和應用過程進行統一的規劃和管理的過程，統一管理的目的是增加知識的創新能力和反應能力。學者們對知識管理的內涵基本達成共識，知識和檔案信息資源的管理略有差別，因為它不但本身有價值，同時還能創造價值，知識管理的最終目的是通過對知識及其相關各種要素進行管理，實現知識的共享，為廣大用戶提供準確的知識服務，從而促進社會的發展和進步。

二、知識化背景下企業檔案管理的重要性

著名的英國檔案與文件管理專家邁克爾·庫克早在2001年的“21世紀的社會記憶——中國首屆檔案學博士論壇”國際學術研討會上。就曾經指出：“我們可以宣布自己已經步入知識管理領域知識管理也是整個檔案界未來的重要發展方向”。本文選取企業作為調查對象，企業是知識管理的受益者，知識化背景下企業檔案管理的必要性主要體現在以下幾個方面：

（一）提高企業決策力和競爭力。首先，信息時代更需要用數據和知識作為支撐，知識管理是必不可少的。企業檔案管理者如果能把檔案管理和企業知識資源有效結合并及時傳遞給決策者，必定會對企業決策提供最好的智力支撐。其次，知識化背景下，面對知識的大爆炸，各行各業的競爭逐漸加大，企業也需要不斷用知識豐富和提高自己企業，企業檔案知識管理推送的知識是可靠、高效優質和快速的。

（二）挖掘和重組知識，提高知識共享力。檔案知識可以分為顯性知識和隱性知識兩部分，檔案知識化管理注重對顯性知識和隱性知識的挖掘，所謂顯性知識服務通過將檔案表面的內容、數據進行梳理和整合，制作成書面形式的表格，文檔，為利用者提供數據上的支撐，也就是通過檔案內容的“萃取”形成智慧檔案館自己的“大數據”;隱性知識服務是將企業員工或其他檔案者腦中的經驗、知識進行加工，將檔案形成者形成的形成文字記錄或是聲像記錄，形成新的知識記錄，再經過整理之后將這部分知識記錄推送給有需求的利用者。

（三）提高人才競爭力。企業的檔案管理者不僅要擁有知識，更應當不斷地創新知識，將新知識運用到實際工作中。企業的檔案知識管理使檔案工作者擁有知識的同時，通過對知識的挖掘、創新、共享等，提高了自身競爭力的同時也為企業的整體穩固打下堅實的基礎。

三、企業檔案管理與知識管理的相輔相成

（一）企業檔案管理與知識管理的范圍相類似。從管理對象方面來說，企業中包含的知識和企業內外部與其相關的所有知識是企業管理的主要對象;企業在開發產品、營銷試產、行政管理等活動中形成的重要的歷史材料構成企業檔案管理的對象。二者不能等同，但是相輔相成。

（二）企業檔案管理與知識管理的意義相類似。企業檔案管理與知識管理最終目的都是為用戶提供方便快捷的服務，無論是檔案服務還是知識服務，最終結果都是實現其自身價值。例如，企業的檔案管理不僅要開發企業檔案的信息內容，更要去挖掘企業檔案中的隱性知識和顯性知識，對檔案實體分類的同時即是對知識進行分類的過程。

（三）企業檔案管理與知識管理的業務流程相類似。從管理流程方面看，知識管理和企業檔案管理都是對分散的檔案或知識，進行收集、整理、鑒定、存儲和利用。即對檔案或者知識的優化，例如通過對檔案的二次開發或對知識凝練，最終為需求者提供利用。

四、知識化背景下企業檔案管理的策略

（一）檔案知識化管理系統的創新。無紙化辦公進程的發展，尤其是單套制檔案管理模式的推進是企業檔案管理不可或缺的一個條件，其多重優勢對企業檔案知識化具有很大影響，這個必然推進的進程，亦是企業檔案館管理知識化的“東風”。知識管理在全電子化信息資源的條件下，能夠100%輸出自己最大的功效，有效挖掘檔案信息資源所內含的知識。

（二）用戶至上原則。企業檔案的知識化管理最終是要為廣大用戶提供方便的知識服務，因此，應該以用戶的需求為根本出發點，按照其不同的工作內容和不同崗位需求，為其打造不同的特色化的知識服務。比如，正業需要通過大數據技術的輔助，用以收集利用者查詢的習慣、關注點、身份、關鍵詞、時間等信息，綜合分析其需求，再根據庫存電子檔案進行邏輯盤查、篩選、提煉，進而形成公民查詢快速通道，將百姓最關心的內容放在查詢窗口首頁，以關鍵詞的形式滾動顯示，方便利用者的查詢需求。

（三）搭建高質量的人才梯隊。企業檔案工作一定要從傳統的思維模式中轉變過來，打破以往的“重保管輕利用”的模式，企業檔案管理者除了掌握檔案和計算機相關能力外，還應具有編研能力，只有搭建一個高質量的復合型人才隊伍，才能更加準確地凝練企業文化和知識，才能更快地促進企業檔案知識化發展。

（四）夯實信息技術基礎。企業檔案知識化管理必然要以網絡技術等新興技術為基礎，比如，利用大數據、云計算等對檔案信息技術進行存儲、處理和利用，大數據和云計算的嵌入可以最大限度地收集、保管和利用有關企業管理工作和科技生產成果的信息，在線完成檔案信息的移交、查詢等工作，豐富了館藏，節約時間并提高效率，因此應加大對信息技術的投入，夯實信息技術基礎。

（五）建立安全保密制度。所有信息技術的利用都應該在滿足保密要求的前提下進行，為了確保電子檔案的完整性真實性，通常可以采用電子簽名、元數據采集、日志管理等技術;還可以采用電子檔案格式轉換、設計通用數據采集、電子文件離線備份、電子檔案通用瀏覽器等工具，應用大數據技術、云技術、移動數據終端、物聯網等技術，構建一個檔案信息管理的平臺。還有知識產權的保護問題，國家法律法規應當針對檔案信息管理中個人隱私保護方面的權利邊界進行厘定，以此來保護公民的個人隱私，明確公開權與隱私權、閱覽及復制權、請求告知權、刪除權、損害賠償請求權、報酬請求權、保持個人信息與數據正確完整的權利。

五、結語

新時期，檔案管理部門亟待解決的新問題就是如何加強和改進檔案知識管理，只要我們正確的理解企業檔案知識化管理的概念及含義，認識到企業檔案管理與知識管理是相輔相成、共同促進的，相信，一定會實現企業知識化管理，必定促進我國企業檔案工作的繁榮發展。

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