新時代醫(yī)院文秘檔案管理工作方法

續(xù)翠萍

【摘要】在新的時代背景之下，醫(yī)院的文秘檔案管理工作對于提高醫(yī)院的工作效率以及促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展具有很大的影響。因此，文秘工作作為醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中非常重要的一部分，應(yīng)該注重在信息化的發(fā)展時代之下，加強(qiáng)醫(yī)院的文秘檔案管理工作，以創(chuàng)新的方式和方法促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的有序發(fā)展和順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文秘;檔案管理;方法

一、醫(yī)院文秘工作對檔案管理工作的重要性

（一）文秘工作可以為醫(yī)院檔案管理工作提供信息服務(wù)。醫(yī)院的文秘工作通過檔案的管理、資料的收集以及病例的保存等信息進(jìn)行相互的整合以及收集，可以為醫(yī)院的檔案管理工作提供有效的基礎(chǔ)，文秘工作者以檔案的形式進(jìn)行醫(yī)院檔案的相互保存可以促進(jìn)醫(yī)院資源的信息共享。但是如果文秘缺乏檔案管理重要性的認(rèn)識，檔案管理過程比較隨意，出現(xiàn)檔案丟失、檔案混亂等問題，還有些檔案人員沒有積極提高自身檔案管理技能和方法的思想，在檔案管理過程中過分借鑒自身經(jīng)驗，這無疑也給檔案管理質(zhì)量提高設(shè)置了障礙。因此，醫(yī)院的文秘工作是檔案管理工作當(dāng)中非常重要的一個環(huán)節(jié)，可以為檔案管理工作提供有效的信息服務(wù)，為促進(jìn)醫(yī)院的正常發(fā)展提供重要的前提。

（二）文秘工作可以保障醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。醫(yī)院的文秘工作主要是針對檔案管理當(dāng)中存在的基本問題進(jìn)行相互的解決和整理，在協(xié)調(diào)各個部門之間具有一定的服務(wù)職能，而文秘工作者需要具備專業(yè)的素養(yǎng)以及專業(yè)的素質(zhì)，針對檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的基本問題，能夠進(jìn)行相應(yīng)的解決，并充分認(rèn)識到檔案管理工作對于社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來的重要價值，從而能夠提高自身的素質(zhì)與保障醫(yī)院的檔案管理。在醫(yī)院的檔案管理工作當(dāng)中，檔案對于醫(yī)院的查閱以及臨床科研起到了重要的作用，因此，文秘工作人員要具備自己的知識修養(yǎng)以及技能素養(yǎng)，才能夠在文秘檔案管理工作當(dāng)中順利開展工作，并且運用現(xiàn)代化的信息更快更好地開發(fā)信息，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）文秘工作可以為醫(yī)院的檔案管理提供有效的保障。建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。文秘工作不僅僅對于檔案管理進(jìn)行相互的分類，同時也對于醫(yī)院的整體發(fā)展以及醫(yī)院的信息查閱提供有效的基礎(chǔ)。如果醫(yī)院檔案的整理歸檔等工作未被重視，檔案管理細(xì)節(jié)存在明顯問題和漏洞，進(jìn)而導(dǎo)致檔案遺失、缺損問題頻頻發(fā)生，嚴(yán)重地影響了醫(yī)院檔案的使用價值。因此，做好文秘工作需要針對檔案管理存在的基本問題，并結(jié)合當(dāng)今社會背景以及大數(shù)據(jù)的應(yīng)用融入信息化的發(fā)展過程當(dāng)中，以紙質(zhì)化的方式向電子化的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在創(chuàng)新服務(wù)形式過程當(dāng)中能夠高效率工作，實現(xiàn)檔案管理資料有序整理，從而促進(jìn)在信息時代發(fā)展變化之下醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步提高。

二、新時代醫(yī)院文秘檔案管理工作的方法

（一）提升文秘工作者的職業(yè)素養(yǎng)。隨著大數(shù)據(jù)的到來，醫(yī)院的文秘工作需要提升自己的專業(yè)素質(zhì)，尤其是可以根據(jù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展變化，建立健全檔案的管理體制，以創(chuàng)新的形式來針對檔案管理進(jìn)行分類和收集，從而加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。堅持與時俱進(jìn)的創(chuàng)新形式，醫(yī)院文秘日常工作的創(chuàng)新能夠在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的過程當(dāng)中提高新的工作思路以及方法，針對醫(yī)院檔案整理當(dāng)中存在的基本問題，能夠以自身的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行相互的管理，以高效率的管理方式實現(xiàn)檔案的完美結(jié)合，從而醫(yī)院的發(fā)展。要加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，在建立科學(xué)的檢索體系方面下功夫。尤其要加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不斷適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化管理的需要，實現(xiàn)從手工檢索向計算機(jī)檢索的全面過渡。因此，針對文秘工作者需要加強(qiáng)對于檔案收集工作當(dāng)中的重視程度，通過提升檔案管理的技術(shù)含量以及加強(qiáng)文秘工作者自身的學(xué)習(xí)，并且提高醫(yī)院文秘工作者的職業(yè)素養(yǎng)，按照文書檔案管理工作當(dāng)中關(guān)于統(tǒng)一管理的基本原則，努力提高文秘的檔案管理職能以及自身的修養(yǎng)，才能夠做一名合格的文秘檔案管理工作者。另外，掌握現(xiàn)代化的管理方式，能夠適應(yīng)信息化的發(fā)展需求，更好地豐富和完善醫(yī)院的檔案管理工作。

（二）提高文秘工作的信息化建設(shè)，保障檔案管理工作適應(yīng)時代的發(fā)展。隨著以互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代的到來，在新的歷史背景之下，檔案管理工作需要結(jié)合時代的發(fā)展變化，能夠適應(yīng)社會的發(fā)展需求。因此，醫(yī)院的文秘工作者需要在檔案管理工作當(dāng)中掌握現(xiàn)代化的管理方式，建立和完善電子檔案歸檔機(jī)制，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的信息化發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使得醫(yī)院的檔案管理工作更好地為社會實現(xiàn)自身的價值做充分的條件，有效地實現(xiàn)資源共享。在信息化的背景之下，建立和注重網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的重要性，需要醫(yī)院的文秘工作者能夠結(jié)合各個醫(yī)院的特點，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系，通過線上和線下的交流方式能夠提高檔案管理的效率，從而確保檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的基本問題能夠得到有效的解決，并利用信息化的發(fā)展模式為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供有效的基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院的未來發(fā)展朝著好的趨勢前進(jìn)。

（三）建立健全醫(yī)院文秘檔案管理工作的保障機(jī)制。制度建設(shè)是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，由于檔案管理工作當(dāng)中存在的基本問題以及自身檔案的特殊性，這就需要工作者針對檔案管理有章可循，建立一定的規(guī)章制度，最大限度地保障醫(yī)院檔案的安全性。有效整理收集，保障各項工作的順利進(jìn)行，需要掌握一定的方法。醫(yī)院的文秘工作者在轉(zhuǎn)變思想觀念的過程中，以積極的態(tài)度以及創(chuàng)新式的管理手段促進(jìn)了管理工作，在社會發(fā)展過程當(dāng)中能夠發(fā)揮自身的價值和效果。高標(biāo)準(zhǔn)的文秘工作能夠促成高標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作，文秘工作本身就是從公文開始，從公文結(jié)束的，從起草公文開始就應(yīng)該進(jìn)入檔案管理的初級階段，對手稿的收集也是檔案管理的一部分，之后的接收過程必須要嚴(yán)謹(jǐn)，做到每件都有記錄，重要文件要填寫承辦單，之后文件傳閱過程中必須要有記錄，能夠跟蹤文件的去處，最終將文件收回，并詢問處理結(jié)果。同時也要發(fā)揮醫(yī)院文秘人員的基本優(yōu)勢，在處理檔案資料的過程當(dāng)中實現(xiàn)檔案資源的信息整合，從而保障檔案的使用效能，這就需要辦公室的文秘工作者強(qiáng)化檔案管理當(dāng)中的方式和方法，以現(xiàn)代化的手段以及意識形態(tài)，提高自身的檔案管理意識規(guī)范和檔案管理的質(zhì)量。

三、結(jié)束語

隨著社會形勢的變化和發(fā)展，對醫(yī)院的檔案整理工作的規(guī)范性要求，會隨著時代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)工作經(jīng)驗。醫(yī)院的文秘工作與檔案管理是相輔相成的，加強(qiáng)文秘工作者的基本素養(yǎng)可以提高檔案管理的規(guī)范性，這就需要醫(yī)院在開展文秘檔案管理工作當(dāng)中，針對文秘人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)以及管理，必須強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任意識，從而有效地提高文秘的檔案管理意識，在參與工作的過程當(dāng)中，做到有效收集和整理檔案的便捷性，為醫(yī)院的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)，實現(xiàn)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

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