高校檔案管理工作效能研究

辛健

【摘要】隨著當(dāng)前教育改革進(jìn)程的推進(jìn)，社會(huì)發(fā)展水平一直處于穩(wěn)步提高階段。國家對(duì)教育的重視程度不斷增強(qiáng)的同時(shí)，各大高校未來的發(fā)展前景十分廣闊，對(duì)于加快推進(jìn)教育研究進(jìn)程、穩(wěn)步提高校園知名度具有重要的意義。而檔案作為各大高校管理的重要組成部分之一，包含了全體校園教職工及學(xué)生發(fā)展的重要?dú)v程記錄，對(duì)學(xué)校未來發(fā)展方向有著重要的導(dǎo)向作用，本文針對(duì)檔案管理存在的問題進(jìn)行具體分析，并提出相關(guān)改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;對(duì)策

教育改革進(jìn)程的推進(jìn)使得高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量急劇攀升，這給部分管理工作人員帶來了很大壓力。檔案作為師生及校園歷史記錄的關(guān)鍵，其中不乏教學(xué)、科研、管理等重要信息。采取多種保存方式、留存有效價(jià)值信息，對(duì)未來學(xué)院發(fā)展及前景起著不可估量的作用。現(xiàn)如今處于網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，時(shí)刻都跟信息網(wǎng)絡(luò)相連。建立完善的檔案管理系統(tǒng)，整合檔案資料，以此提高工作人員管理效率迫在眉睫。

一、高校檔案管理中存在的問題

（一）管理工作不受重視。研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案整理方面并不重視，更不會(huì)花費(fèi)過多精力去強(qiáng)調(diào)此類管理模式，避重就輕忽視掉檔案信息的保護(hù)和內(nèi)容的填充，錯(cuò)失關(guān)乎高校記錄的關(guān)鍵點(diǎn)，因此這也是造成校園歷史發(fā)展前景沒有過多有效的參考資料的主要原因之一，再加上工作人員缺乏正確的運(yùn)用觀念，導(dǎo)致部分資源得不到充分的發(fā)揮和利用，領(lǐng)導(dǎo)們的不關(guān)心，教職工的潛意識(shí)里也不愿意主動(dòng)提意見，校園工作得不到有效的施展，檔案管理整體水平就得不到提升。此外，校園發(fā)展的以往歷史是衡量一個(gè)高校是否合格的重要標(biāo)準(zhǔn)，沒有過往的詳細(xì)記載，相關(guān)工作者就無法展開調(diào)查，信息系統(tǒng)的不完善造成各大優(yōu)秀學(xué)子不能很好地了解校園情況，學(xué)生報(bào)考時(shí)收集信息的渠道太少，校園錯(cuò)失招納人才的機(jī)會(huì)，從根本上制約了高校管理水平及發(fā)展前景。

（二）守舊的方式。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的突飛猛進(jìn)，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益更迭，人們紛紛斥責(zé)網(wǎng)絡(luò)給社會(huì)帶來的各種不同的弊端及危害性，但實(shí)際上卻已經(jīng)在潛意識(shí)里接受了手機(jī)等電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，而且隨時(shí)隨地都離不開網(wǎng)絡(luò)的熏染，都說網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，如何有效地發(fā)揮其積極作用，同時(shí)又可以減少危害性，從而在現(xiàn)代管理中有效利用是極其有價(jià)值的。很多檔案整合一直采用落后的傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致管理效率低下，技術(shù)方法落后，工作人員在資料的查閱中出現(xiàn)難題。例如：書本太厚，很多內(nèi)容翻閱不便，內(nèi)部工作者查找信息速度緩慢，外來人員借閱查詢等工作更是難以展開，對(duì)于當(dāng)前電子產(chǎn)品的廣泛利用，如果將其有效利用，那么后期翻看資料效率定能得到加快推進(jìn)。

（三）設(shè)施落后。目前，由于校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理工作不夠重視，相關(guān)工作人員提出的意見得不到及時(shí)采納，后續(xù)工作沒辦法展開致使設(shè)施建設(shè)沒有資金來源，很多檔案管理室建筑面積狹小，往來借閱人員空間不足，造成擁擠等現(xiàn)象嚴(yán)重，信息設(shè)備不夠完善，很多校園的管理室只有一臺(tái)臺(tái)式電腦，網(wǎng)速緩慢，查找資料困難，存儲(chǔ)面積狹窄，沒有較大的書架，部分資料只能將其放在紙箱，時(shí)間稍微變長(zhǎng)，資料內(nèi)的文字受潮變得模糊不清，導(dǎo)致信息缺失，還有其他一些包括室內(nèi)整體環(huán)境的惡劣等因素造成圖書、影片的破壞程度加大，而落后的技術(shù)又使其無法再恢復(fù)利用。校方在聘用外來人員的時(shí)候，都是沒有進(jìn)行系統(tǒng)考核培訓(xùn)，管理人員安全保護(hù)意識(shí)不足，部門資料得不到有效保存，其破壞程度嚴(yán)重，致使很多重要信息缺失，如此種種現(xiàn)象制約著管理工作健康發(fā)展。

二、完善高校檔案管理的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念。高校部分信息的不全導(dǎo)致各個(gè)工作不能正常展開，校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從根本上轉(zhuǎn)變固有的觀念，積極吸取其他高校的管理模式，將其優(yōu)秀的思維方式轉(zhuǎn)化為具有自身高校特色的理念，從根本上提高檔案管理的整體水平，要充分意識(shí)到檔案對(duì)學(xué)校的重要意義，引進(jìn)先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，培養(yǎng)專業(yè)的管理技術(shù)人才，將資料進(jìn)行整合歸納，以為后續(xù)查閱資料的過程中提高效率，定期組織專家進(jìn)校培訓(xùn)，將技術(shù)進(jìn)行講解。并且，部分工作人員針對(duì)管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行研究討論，積極主動(dòng)提出意見，盡快得到領(lǐng)導(dǎo)的采納和解決，定期制定宣傳冊(cè)，將校區(qū)建設(shè)歷程用圖片等形式加以傳播，這樣不僅讓更多的人了解高校的發(fā)展史，同時(shí)也使檔案資料得到進(jìn)一步的完善。使學(xué)校各個(gè)部門參與進(jìn)來，積極配合管理，為檔案的完善工作營(yíng)造良好的氛圍。

（二）方式更新。為了加快高校的工作進(jìn)程，必須合理使用數(shù)字化建設(shè)，將檔案以數(shù)字呈現(xiàn)在觀者面前，這樣不僅利于資料的查找同時(shí)也有助于減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，將資料內(nèi)容夾雜著圖片等形式，增強(qiáng)視覺感受，引起讀者興趣，更好地發(fā)現(xiàn)高校的過往事跡。此外，還可以將部門優(yōu)秀學(xué)生及老師的生平事跡精加工后形成系統(tǒng)的人物撰寫。促進(jìn)師生交流學(xué)習(xí)，提高學(xué)生積極性和學(xué)習(xí)動(dòng)力。通過網(wǎng)站的學(xué)習(xí)，加快資源利用率及校園正能量的傳遞，既適應(yīng)了當(dāng)下科技發(fā)展的潮流也使得資源得到充足的利用。以此在潛移默化中提高高校的知名度和影響力。另外，管理層要從各個(gè)方面集思廣益，將不同的觀點(diǎn)加以整合，不斷擴(kuò)大視野面，擴(kuò)大資源網(wǎng)，加強(qiáng)部門之間的合作交流，盡可能多的收集資源，把握當(dāng)前檔案管理方向，結(jié)合當(dāng)前高校的教育教學(xué)現(xiàn)狀和人才培養(yǎng)戰(zhàn)略目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際情況，將日常收集的資料加以整合，對(duì)比分析，將有用的素材進(jìn)行歸納總結(jié)，編撰出屬于有自身特色的教學(xué)內(nèi)容，以此滿足各個(gè)人群的需要。

（三）設(shè)施的完善。校方加大資金投入力度，將基礎(chǔ)設(shè)施同信息技術(shù)結(jié)合，可建立微信平臺(tái)，通過公眾號(hào)將資料加以整合，在里面添加高校信息，包括教職工的教學(xué)科研成果，優(yōu)秀學(xué)生綜合能力的展示等，通過各種渠道將檔案管理內(nèi)容加以推廣，保證其實(shí)施運(yùn)營(yíng)的有效性。在滿足查閱資料有效的同時(shí)加強(qiáng)平臺(tái)運(yùn)營(yíng)效果，對(duì)紙質(zhì)版的資料進(jìn)行加工，盡量以數(shù)字化的方式呈現(xiàn)，確保資料的完整性，最重要的是將內(nèi)容進(jìn)行存檔，以免后續(xù)資料的缺失。深化管理，建立健全的安全防護(hù)工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)，避免外來人員盜取利用。高校的院系設(shè)置增多，檔案管理工作負(fù)擔(dān)更重，管理內(nèi)容出現(xiàn)難度，完善的制度體系作為保障迫在眉睫，只有這樣才能確保工作的順利進(jìn)行，減少不必要的麻煩。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要明確管理體制的建立目標(biāo)，將各個(gè)人員職責(zé)分工明確，提高在崗人員的工作積極性，減少管理紕漏。其次，加強(qiáng)人員定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)。最后，將檔案的收集、整理、添加等流程進(jìn)行明確分工，將每一項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處，對(duì)于違規(guī)操作的進(jìn)行處罰，從而提高高校檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。

（四）監(jiān)督體系的確立。任何部門都會(huì)有相對(duì)懶散的員工存在，工作態(tài)度得過且過，對(duì)于自身職責(zé)絲毫不認(rèn)真，即使是看到了不好的現(xiàn)象，內(nèi)心也會(huì)抱有不關(guān)自己事的心態(tài)，為了減少這種行為上的懈怠和心理的漠不關(guān)心，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)一定要提高警惕并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)監(jiān)管力度，以保證工作的正常運(yùn)行，可適當(dāng)采取獎(jiǎng)勵(lì)制度進(jìn)行講評(píng)，對(duì)于優(yōu)秀人員加以表揚(yáng)和薪資獎(jiǎng)勵(lì)。而對(duì)于那些做事不認(rèn)真并且屢次犯錯(cuò)的員工要加以懲罰，必要時(shí)可進(jìn)行扣薪處理，只有獎(jiǎng)罰分明，秉持公平公正的制度體系，才能提高教職工的積極性。此外，高校的檔案信息涉及范圍較廣，被外來人員利用價(jià)值較大，行政部門要結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀具體分析，采用法律等手段，加強(qiáng)監(jiān)管措施，防止重要信息外露，造成管理困難，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，采取有效的措施加以解決。管理工作者也要積極謀劃管理方案，以此提升業(yè)務(wù)水平。

三、結(jié)束語

高校的檔案管理工作是校園日常工作的重要組成部分。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段的更新進(jìn)步，院系檔案存儲(chǔ)工作面臨更多難題，技術(shù)要求也面臨極大的挑戰(zhàn)，對(duì)工作人員的任職要求也在提高。針對(duì)其中存在的不足之處，高校一定要對(duì)檔案管理加以重視，從根本上轉(zhuǎn)變思維觀念，推動(dòng)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，在不同程度上加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷完善各類資料整合，逐步提升信息技術(shù)，維持工作的順利進(jìn)行，確保校園發(fā)展穩(wěn)步向前。

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