淺談學(xué)生檔案管理工作的重要性

鄧君汝

【摘要】高校學(xué)生檔案是記錄和反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)的個人成績和表現(xiàn)，是人事檔案的前身，是能夠隨著時間的不斷推移而獲取最真實的個人信息的憑證。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生檔案;管理;重要性

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)以及參加各種社會實踐活動、志愿者活動的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本人從事學(xué)生檔案工作近十年，深刻認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作的重要性。在與檔案管理部門及用人單位溝通及交流中發(fā)現(xiàn)，高校學(xué)生檔案工作的細(xì)致與否甚至決定了學(xué)生的命運。

一、高校學(xué)生檔案的收集范圍

高校學(xué)生檔案是人事檔案的前身，指對學(xué)生在校期間管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人經(jīng)歷、品德、才能、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的，以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的最原始的記錄。我院學(xué)生的檔案包括高考錄取通知書、體檢表、軍訓(xùn)鑒定表、入團(tuán)志愿書、高考材料、學(xué)籍表、成績表、畢業(yè)生登記表、在校期間的獎勵材料、團(tuán)籍卡、實習(xí)手冊及其他材料。完整記錄了學(xué)生初到學(xué)校時的身體健康狀況、心理健康狀況;初入學(xué)校軍訓(xùn)時的表現(xiàn);進(jìn)入學(xué)校后每個學(xué)期的成績;融入學(xué)校后參加的各項校內(nèi)外活動及比賽情況;實習(xí)期間在實習(xí)單位的表現(xiàn);在校期間所獲榮譽情況等等。

二、高校學(xué)生建檔工作流程

（一）進(jìn)校轉(zhuǎn)接工作、審查工作。新生剛進(jìn)入學(xué)校時需將參加高考進(jìn)入學(xué)校讀書前的高考考生檔案袋即高考材料以及團(tuán)員檔案轉(zhuǎn)至學(xué)校，學(xué)生的這些材料必須進(jìn)行審查后才能入檔。如學(xué)生在高考后進(jìn)行了名字的更改或者班級中出現(xiàn)同名同姓的現(xiàn)象時，就需要對高考材料及團(tuán)員檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查以免檔案真實性受到影響。

（二）新生注冊后建檔工作。新生來校后，經(jīng)過身份驗證后學(xué)籍信息會統(tǒng)一到省教育廳注冊，對應(yīng)每個學(xué)生有一個唯一的學(xué)籍號。新生建檔工作同步進(jìn)行，先要將學(xué)生信息填至檔案袋封面，然后將學(xué)生入校的相關(guān)資料即錄取通知書、體檢表、軍訓(xùn)鑒定表、入團(tuán)志愿書、其他材料、高考材料（需裝訂成冊）對應(yīng)裝入檔案，一個學(xué)生對應(yīng)一個檔案袋，將其所有資料單獨存放，學(xué)生檔案在學(xué)生畢業(yè)參加工作后就轉(zhuǎn)化為人事檔案，因此每個人的人事檔案的前身就是就業(yè)前的學(xué)生檔案，所以大學(xué)生的第一次建檔工作顯得尤為重要。

（三）學(xué)生在校期間的評優(yōu)審查材料的進(jìn)檔工作。每年省、市及本院都對優(yōu)秀學(xué)生進(jìn)行評優(yōu)評先工作。包括院級軍訓(xùn)標(biāo)兵;院級優(yōu)秀團(tuán)干、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀志愿者;院級三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部;院級十佳優(yōu)秀學(xué)生、十佳優(yōu)秀學(xué)生干部、十佳志愿者、十佳創(chuàng)新學(xué)生、十佳勵志學(xué)生;院級十佳團(tuán)員、十佳團(tuán)干、十佳志愿者;國家獎學(xué)金、國家勵志獎學(xué)金;省級優(yōu)秀畢業(yè)生、市級優(yōu)秀畢業(yè)生、院級優(yōu)秀畢業(yè)生等等。這些獎勵的審批材料是最原始最真實的獎勵資料，進(jìn)入檔案后能證明其在校期間所獲榮譽的真實性，因此本著對學(xué)生負(fù)責(zé)任的態(tài)度必須每年沒有遺漏地將這些材料完整進(jìn)檔。

（四）畢業(yè)前檔案資料的進(jìn)檔、密封、蓋章工作。畢業(yè)前還有一些畢業(yè)生的基本材料進(jìn)入檔案，如學(xué)籍表、成績表、畢業(yè)生登記表、實習(xí)手冊、團(tuán)籍卡等裝入檔案，這就形成了一份完整的學(xué)生檔案。本地市學(xué)生檔案移交本地市人才市場不需要密封，但是外地市學(xué)生的檔案必須貼上封條密封并在檔案袋的背面蓋上7個章，通過EMS轉(zhuǎn)遞至學(xué)生戶籍所在地的人才市場，寄出前如果檔案袋密封不嚴(yán)實，當(dāng)?shù)厝瞬攀袌龉ぷ魅藛T會將檔案退回并要求學(xué)校將檔案重新封存后寄出。

（五）畢業(yè)生檔案郵寄工作。畢業(yè)生的檔案郵寄工作也是一個相當(dāng)繁瑣的事情，先要收集學(xué)生當(dāng)?shù)厝瞬攀袌龅氖占恕⒌刂贰㈦娫挘€有學(xué)生本人電話，如果快遞過程中出現(xiàn)地址錯誤或拒收檔案管理人員還要跟學(xué)生本人取得聯(lián)系，實在找不到解決辦法時只能讓檔案退回，然后學(xué)校再次與學(xué)生聯(lián)系后進(jìn)行續(xù)寄檔案工作。

三、高校學(xué)生檔案規(guī)范管理的重要性

高校學(xué)生檔案將會轉(zhuǎn)化成伴隨學(xué)生終身的人事檔案，其原始憑證性、真實性和完整性足以影響學(xué)生一生的學(xué)習(xí)、工作和生活。加強高校學(xué)生檔案的規(guī)范管理顯得尤為重要。

（一）接收高考學(xué)生檔案審查的重要性。學(xué)生檔案中的高考檔案是我們沒辦法幫助學(xué)生去補辦的，如果遺失就無法得知學(xué)生是應(yīng)屆高中生、往屆高中生還是中專畢業(yè)的對口招生的學(xué)生。因為大多數(shù)用人單位只招收全日制高中畢業(yè)的應(yīng)屆大學(xué)生，這份高考檔案就是證明學(xué)生學(xué)歷的最真實有力的佐證材料。

（二）名字與身份證等信息變更帶來實質(zhì)性的影響。學(xué)生如果在注冊后更換了自己的姓名或者身份證號碼的信息，而檔案中沒有附上信息更改的資料，那么學(xué)生信息更改前所獲得獎勵材料、考試通過的相關(guān)證書就會受到用人單位的質(zhì)疑。用人單位就會要求學(xué)生本人出具一系列的能夠證明學(xué)生身份的資料。在學(xué)歷驗證中也會因信息變更等因素受到一定的影響。

（三）書寫不規(guī)則、手續(xù)不齊全影響學(xué)生檔案的原始憑證性質(zhì)。人才市場接收學(xué)生檔案時的審核也相當(dāng)嚴(yán)格，如果檔案資料沒有按要求填寫或者有涂改，它會拒收學(xué)生檔案。如學(xué)生檔案中的畢業(yè)生登記表有涂改，人才市場工作人員會要求學(xué)生返回學(xué)校重新填寫一份并簽字蓋章，將檔案資料完善后才能歸檔。手續(xù)不齊全的各種獎勵證書、比賽證書、學(xué)籍登記表、成績冊等也會對學(xué)生檔案的原始性和真實性產(chǎn)生影響。

四、目前高校學(xué)生檔案存在的一些問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。在學(xué)生檔案管理中領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識上存在一些誤區(qū)，認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失不遺漏，能應(yīng)付畢業(yè)生檔案移交就行。因此，往往容易忽視學(xué)生檔案管理工作，檔案工作自然做得不夠完善。

（二）管理的科學(xué)化、信息化程度不高。在學(xué)生檔案管理上，學(xué)生檔案管理軟件沒有深入開發(fā)應(yīng)用，不能夠準(zhǔn)確地將每個學(xué)生的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的歸類、記錄。只是簡單地將學(xué)生的資料裝入本人的檔案袋，隨著學(xué)生畢業(yè)將檔案移交人才市場或教育局。

（三）學(xué)生檔案管理工作人員專業(yè)技能的缺乏。學(xué)生檔案工作是學(xué)生工作中的一部分，一般學(xué)生檔案管理人員都是由學(xué)生思想政治輔導(dǎo)員擔(dān)任，專業(yè)程度不高且管理意識薄弱。而且輔導(dǎo)員的流動性較大，人員變動頻繁導(dǎo)致學(xué)生檔案管理水平不高。檔案管理專業(yè)技能的缺乏，導(dǎo)致學(xué)生檔案收集不齊全，整理不規(guī)范，由此影響學(xué)生檔案的憑證價值和利用價值，甚至對學(xué)生畢業(yè)后的工作和生活帶來不可估量的負(fù)面影響。

五、如何完善高校學(xué)生檔案的管理工作

（一）建立檔案法律法規(guī)、檔案知識技能學(xué)習(xí)機制。對所有的輔導(dǎo)員、班主任以及學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的關(guān)于檔案知識的培訓(xùn)，把檔案知識培訓(xùn)納入相關(guān)人員培訓(xùn)的范疇。特別是要加強二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識的培養(yǎng)，使他們在自己做到身先士卒的情況下帶領(lǐng)其他人員活學(xué)活用。

（二）加強對高校學(xué)生檔案管理的重視度。高校學(xué)生檔案的重要性一直不被師生所知曉、關(guān)注，必須加強對學(xué)生檔案重要性的宣傳工作力度，使學(xué)生檔案管理意識深入人心。1.領(lǐng)導(dǎo)要重視高校學(xué)生檔案宣傳工作。學(xué)生檔案工作只是學(xué)生管理工作中的一個部分，與學(xué)生管理工作的其他方面相比，沒有學(xué)生學(xué)籍注冊工作帶來的殘酷性，沒有學(xué)生安全工作帶來的毀滅性，也沒有學(xué)生資助工作導(dǎo)致學(xué)生輟學(xué)帶來的危害，所以大部分學(xué)生管理的工作人員忽視了檔案管理工作的重要性。因此加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認(rèn)識，建立完整的檔案管理機制是迫在眉睫的工作。2.要將檔案的重要性滲入師生各項課堂教學(xué)等活動。檔案需用時它堪比黃金，不需用時仿若廢紙一堆，這種陳舊的思想觀念導(dǎo)致學(xué)生認(rèn)識上存在巨大偏差。當(dāng)前學(xué)生在學(xué)校被動的熏陶下對檔案的認(rèn)識逐步增強，但是還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到能讓學(xué)生主動關(guān)注檔案的穩(wěn)定。如學(xué)生本人在填寫學(xué)生檔案里需要的資料時，會要求必須用黑色或藍(lán)黑色水性筆填寫，不能涂改，填寫的內(nèi)容必須真實有效。然而再三強調(diào)還是有部分學(xué)生不能達(dá)到這些基本要求，抱著一種事不關(guān)己的態(tài)度，使之到畢業(yè)都不知道學(xué)生檔案的內(nèi)容，也不知道自己的檔案資料是否有缺失和遺漏。

（三）加強學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。通過查詢學(xué)生檔案用人單位可以馬上對這名即將畢業(yè)且希望就業(yè)的學(xué)生有一個系統(tǒng)而全面的了解，檔案提供了大量的最真實有效的原始資料及數(shù)據(jù)。要進(jìn)一步提高工作效率，就需要對學(xué)生檔案實行計算機及網(wǎng)絡(luò)輔助管理，通過相應(yīng)的技術(shù)處理實現(xiàn)學(xué)生檔案紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)并存。不僅方便查詢也將最大限度地提高檔案的利用率。如用人單位進(jìn)入學(xué)校網(wǎng)站輸入學(xué)生信息可以查詢這名學(xué)生所有情況，包括學(xué)生學(xué)習(xí)、身體、受資助、獲得榮譽、檔案資料詳細(xì)份數(shù)及最后移交地址。

六、結(jié)語

學(xué)生檔案管理工作是每所高校必不可少且十分重要的工作，只有讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、所有老師、以及每個學(xué)生都知道其重要性，才能推動學(xué)生檔案管理工作的開展、促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的完善、讓檔案管理取得實質(zhì)性的進(jìn)步。