中學檔案管理安全保障措施研究

邱明磊

【摘要】檔案管理對于學校以及社會發展有著積極的推動作用，并逐漸獲得了社會的廣泛關注。對于學校而言，通過對資料的有效整合，做好檔案的歸檔以及立卷工作，使得這些檔案可以充分實現其價值，有助于提升學校的管理水平。此外，利用檔案資料提升決策的精準性，可以推動學校更好發展。為此，本文對中學檔案管理安全保障措施展開了分析，探究了中學檔案安全管理的必要性，論述了中學檔案安全管理中存在的問題，并提出了相應的措施。

【關鍵詞】中學;檔案管理;安全保障

當前，安全問題逐漸成了各個行業高度關注的問題。所以，安全保障措施的制定需要針對具體問題給予針對性的分析，要根據不同的時間、行業使用差異化的應對策略。同理，檔案管理工作中的安全保障，也需要根據科技以及理念的發展程度，采取不同的策略。所以，檔案管理安全保障工作，需要共同發展和與時俱進。對于學校而言，通過搜集和整合各種資料，做好檔案的歸檔以及立卷的相關工作，使得這些資料、檔案可以真正體現出其價值，有助于提升學校的管理水平。此外，利用這些檔案資料也能夠開展精準化決策，有助于推動學校有序發展。為此，筆者結合實踐工作經驗，對中學檔案管理安全保障問題與措施進行了深入剖析。

一、中學檔案安全管理的必要性

隨著我國經濟逐漸進入新常態，各項改革措施處在攻堅克難的關鍵階段。隨著信息技術的飛速發展，中學檔案安全管理既面臨著機遇，同時也面臨著挑戰，不僅需要對檔案管理形式進行創新，同時也需要對檔案管理工作制度和內容進行完善。在此背景下，中學檔案管理工作也開始朝著信息化建設的方向不斷發展。強化檔案管理就是合理使用現代信息技術，完善并且提升檔案管理的效果，借助互聯網平臺，及時地獲取最新的信息資源，拓展檔案信息資源開發以及獲取渠道，從而保證檔案管理的有效性、科學性以及便捷性。同時，信息化檔案信息的安全性與準確性也會得到提升。除此之外，新時期，強化檔案安全管理工作，可以在某種意義上推動信息資源共享，實現檔案數字化建設，保證檔案管理工作能夠幫助學校更好發展。可見，新時期，強化檔案安全管理工作極為有必要，這是提升學校社會競爭力的關鍵途徑與有效手段。現階段，部分中學檔案安全管理工作依然面臨著諸多問題，嚴重影響了學校的可持續發展。中學想要在激烈的競爭中尋求發展，就要采用現代信息技術完善發展理念，強化檔案管理工作的安全性，以此和社會發展相匹配，最終實現可持續發展的根本目標。為此，筆者認為，加強中學檔案安全管理工作，不僅有助于學校檔案管理工作有序性的提升，同時也有助于完善學校各項管理工作。

二、中學檔案安全管理存在的問題

（一）管理信息化程度較低。當前，我國檔案安全管理從業人員管理意識薄弱，特別是事業單位，相關領導普遍認為檔案管理工作并非中學發展的關鍵內容。所以，在檔案管理工作中所投入的資金短缺，沒有能夠對傳統管理理念進行有效創新，檔案管理措施不夠完善，安全性不足。與此同時，當前，社會信息技術發展速度較快，中學對于檔案管理的信息化建設缺少足夠的重視度，導致檔案管理工作依然停留在手工管理的階段，對中學利用檔案帶來了不利的影響，降低了檔案管理本身的危險性，約束了中學的可持續發展。

（二）管理專業化程度不高。檔案管理需要專業人員給予專業化的管理。可是，當前很多中學缺少檔案管理制度，管理工作較為隨意，管理人員專業化程度不足，從而降低了檔案安全管理效果，信息資源更新速度較慢，使得檔案信息無法及時而又準確地提供給相應的人員。除此之外，事業單位檔案管理任務相對繁重，檔案信息管理方法以及專業化程度不足，造成了檔案管理工作異常混亂，經常會出現檔案遺漏與丟失的問題，由此造成檔案管理處于危險當中，使得檔案使用率低下，對整體經營效益產生了不利的影響。

（三）管理設備不夠可靠。中學檔案管理設備包含了數字檔案存儲設備、實體檔案存儲設備、檔案銷毀設備以及數字檔案利用設備等。目前，市場上也提供了多種形式的檔案密集架、檔案盒等設備實現對實體檔案的存儲。部分中學使用了不符合國家標準的器具裝載檔案，在檔案存儲以及使用的過程中會產生檔案破壞的情況。對于數字檔案而言，很多中學使用了普通的磁盤存儲，甚至有的中學將數據存儲在云端，對于員工使用檔案權限沒有做細致的要求，員工之間存在設備互借的問題。對于那些已經報廢的檔案設備，中學也沒有使用科學而又合理的處理方式，只是簡單將其出售，或者是丟棄，檔案盒當中的檔案編目以及資料都沒有進行處理就丟失，這使得中學檔案資料完整性受損，導致了一些別有用心者盜竊中學機密的情況發生。

（四）加密技術落后。中學歸入檔案信息管理系統的相關文件主要是Excel以及Word文檔，歸檔過程中沒有使用軟件本身自帶的文件保護工作對文件進行加密處理，沒有限制檔案的編輯權以及修改權。此外，通過網絡獲得檔案的過程中，一些中學內網缺少加密，文件通常以沒有加密的明文形式在網絡上傳輸，入侵者能夠利用網關以及路由器獲取文件，盡管提供的多為檔案副本信息，對檔案本身的真實性以及完整性不會產生威脅，可是通過多次分析與竊取，入侵者能夠充分挖掘中學運作規律，泄漏網上傳輸的各類信息，竊取機要文件。

三、中學檔案管理安全保障措施

（一）提升實體檔案的安全。紙質檔案在中學檔案中所占的比重較大。實體檔案安全保障技術需要從安全修復以及安全保管兩個方面入手。科學合理地使用安全保管技術是確保學校檔案實體安全的關鍵舉措。在保管環境層面，需要引入智能化環境監控技術，全面監控中學檔案庫房安全。使用現代化的裝幀技術，對特定檔案需要進行真空保管，避免機械磨損以及氧化。強化檔案除菌技術的使用，選擇相應的驅蟲藥劑，避免檔案受到蟲害。對于不同載體的檔案需要進行分類保管，避免聲像檔案、磁性載體檔案在保管環境中受到侵害，從而影響學校檔案安全的可用性與完整性。檔案修復技術可以全面提升實體檔案壽命。修復技術包含了修裱技術、紙張去污技術、加固技術以及去酸技術等。目前，磁性載體檔案修復技術應用較為困難。對中學來說，檔案管理人員要掌握簡易的檔案修復方法，存在相對較高的修復需求的時候可以將其外包給專業服務商，合理化的使用市場所提供的便利，提升檔案安全水平。

（二）落實“兩勤一查”工作。為了保障學校師生更加重視檔案安全管理工作，檔案管理人員需要綜合使用校園文化走廊、報刊和qq群等形式提升宣傳力度，使得全校的師生能夠充分認識到檔案法與保密法等知識，推動全校師生遵守檔案資料查閱制度與規章，使其產生合理使用學校檔案資源的良好習慣。此外，檔案管理人員在日常工作中也要認真觀看監控錄像，防止出現讀者損壞檔案以及涂改檔案的情況。對于讀者借閱并且歸還的資料，管理人員要對其進行認真檢查，如果發現問題，要馬上向領導小組報告，第一時間給予解決。

（三）完善安全保障設施建設。硬件設施是檔案長期可用的重要保障。相較于傳統檔案來說，由于紙質檔案、磁帶檔案以及膠片檔案對于光、濕溫度、氧化劑以及酸堿等有著特殊的要求，學校需要配備更加專業的檔案承載設備保證檔案的安全，而且庫房中要加裝窗簾、防盜窗、溫濕度表以及空調等調節設備。對于數字檔案來說，學校需要選擇合理化的服務器，充分滿足學校實際運作的需要，為員工管理與使用檔案配備相應的網絡設備與終端設備，同時還要配備復印機、掃描儀以及打印機等輸入輸出設備，對機房的溫濕度、電磁干擾、灰塵、靜電等進行有效控制，確保檔案機房能夠更加安全的運作。除此之外，學校還要增設視頻監控設備，對檔案的實際運作情況進行記錄。添加排氣扇、滅火器等設備，在中學檔案發生災害的時候可以給予有效應對。

（四）加強安全機密技術應用。隨著信息技術的發展，中學檔案中會存在大量的電子檔案與電子文件，如何確保這些檔案的安全性是目前學校檔案管理的難點與重點，為此，學校需要在網絡安全技術以及數據安全技術等方面給予充分的保護，在充分享受信息技術對工作效率提升的情況下，保證檔案資料的安全性。為了保證學校機密檔案信息的安全以及保密，需要使用現代化的數據安全技術，實現對數據安全管理。首先，使用數據防擴散加密技術，對核心數據進行強制化加密，檔案使用范圍限定在學校授權的計算機以及網絡上，在學校授權范圍內，檔案能夠自動解密，不僅可以有效緩解服務器的壓力，同時也有助于合理、便捷使用檔案，同時對于密級相對較低的文檔則可以不給予加密處理，便于對外業務的溝通與交流。其次，健全中學數字檔案備份技術，有效實現中學檔案的異質異地備份以及自動備份，將備份的成本控制在學校可以承受的范圍內，對于那些條件不允許的學校，至少需要實現手動備份，避免出現服務器被盜與損壞的問題。

四、結語

總而言之，檔案管理機構是中學加強行政管理的重要部門，在社會、經濟以及科技持續發展的背景下，中學要積極地轉變檔案管理傳統理念，對檔案安全管理工作進行優化，推動中學檔案管理工作可以在激烈的市場競爭中保持穩定而又持續的發展。所以，針對目前一些學校檔案管理中暴露出的問題，中學要積極的使用信息化手段，對檔案管理理念進行優化。同時，要不斷健全檔案管理的相關制度，有效提升學校檔案管理水平，以此推動中學可持續發展。

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