淺談提高機關檔案工作水平的措施

王建英

摘 要：中國共產黨第十九次全國代表大會召開后，小康社會進入全面建設的新時期。機關單位要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，凝心聚力、開拓進取，不斷提高檔案管理水平和服務能力。結合我國當前政治經濟發展的現狀，本文針對我國行政機關在檔案管理方面存在的問題提出了一些自己的看法。

關鍵詞：機關檔案管理;問題;對策

1 當前機關檔案管理工作存在的問題

1.1 對檔案管理工作認識不明確，檔案管理制度單一且不規范

在人們的固有思維中，檔案就是死的、一成不變的“古董”。檔案管理工作很清閑，就是看看報紙喝喝茶。這些根深蒂固的思想嚴重偏離了檔案管理的初衷，人為造成了檔案功用的部分缺失，不利于充分發揮檔案的社會功用。同時，由于檔案管理是一個長期且不凸顯的過程，其社會價值難以在短期內顯現。這使得機關檔案管理工作在領導心目中的地位偏低，甚至認為檔案管理可有可無，這使得檔案業務開展時在爭取人力物力財力等支持方面更加困難。機關檔案管理制度上的缺乏，行政上流于形式，平時工作做得不細致不到位，缺乏有效監督和指導，都與這種認識不到位是分不開的。

1.2 機關檔案安全存在問題

“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。”檔案工作的底線是檔案安全。檔案的安全主要分為檔案實體安全和檔案信息安全。許多的機關單位都面臨著機關庫房緊張的問題。機關庫房的設備（溫濕度調控設備、消毒設備、門禁設備、消防設備等）存在隱患。溫度和濕度都沒有得到很好的控制，在破損檔案的搶救修復方面做得不到位，蟲蛀、損壞的檔案未能得到及時修復。機關檔案信息安全在大數據環境下面臨以下風險：網絡風險，數據安全風險，平臺安全的風險，服務安全風險。

1.3 機關檔案建設的重視度不夠

現在機關檔案工作在各單位的重視度普遍不夠，檔案意識薄弱，監督力度也不強，很多單位都沒有專門的檔案管理人員，只是將機關檔案工作寫在了年度工作計劃當中，但沒有專人負責落實。機關檔案就停留在各業務科室簡章的將檔案資料收集到辦公室，辦公室按照各檢查的需要對檔案進行整理、裝訂、歸檔。并沒有嚴格按照13號令的要求進行規范性整理，辦公室工作人員有的都分不清資料和檔案的區別，最后形成的檔案類目混亂，該入檔的沒有歸檔，很多不該入檔的卻又歸檔，不符合檔案法規定。單位也沒有設置專門的檔案室來管理檔案，檔案丟失的情況也時有發生。

1.4 機構信息化水平不高

“檔案工作的戰略轉型，從根本上說就是要解決好在互聯網時代、在信息化條件下檔案工作管什么，怎么管的問題，同時解決好如何運用互聯網技術和信息化手段開展工作的問題。”許多機關單位仍然依賴紙質文件管理，檔案資源數字化率很低。檔案信息建設的任務主要是檔案的數字掃描處理和辦公自動化系統（OA）系統的電子文件存儲。檔案在數字化掃描前需要重新評估價值。在數字掃描文件的過程容易出現泄密的風險。掃描完成后，要對掃描文件進行質量的檢查，需要花費大量時間。一些機關單位存在辦公自動化系統（OA系統）與電子檔案管理系統兩張皮的情況。首先是電子文件格式和檔案數據格式不同。其次，OA系統與檔案管理系統不兼容，無法無縫連接。最后，文件管理系統與OA系統都存在軟件升級緩慢和后續開發服務的問題。這些將嚴重影響電子文件的順利存檔，增加了工作量，造成后續工作的不必要浪費。

2 提高機關檔案工作水平的措施

2.1 著力抓好檔案安全

“檔案作為國家發展與社會進步的真實記錄，是促進各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。”各機關應該把安全工作放在首位。規劃工作時必須考慮到機關檔案的安全。各機關平時要注重全面分析影響檔案安全的風險因素，以預防為主，每天做好檔案安全臺帳記錄，及時規避風險的發生。綜合運用行政、技術、法律等手段強化機關檔案安全管理。加大資金投入，檔案管理人員素質提升，基礎設施保障與技術應用協調發展，構建綜合人防，物理防御和技術防御的安全系統。在人防方面，各級機構必須不斷修訂和完善檔案實體和信息安全的工作制度。在物理防御方面，機關機構應在庫房內配備消防系統，安全監控系統，空調設備和自動監控系統。文件需要良好的存儲條件才能長期存放。技防方面，一是保證計算機檔案信息網絡系統軟件、硬件升級、數據遷移安全;二是確保文件和文件管理信息系統網絡暢通無阻，能夠快速檢測和處理病毒，黑客攻擊，并恢復網絡的正常運行。第三是使用加密技術（密鑰）用于電子和電子文件。

2.2 充分認識機關檔案管理工作的重要性

機關檔案工作是開展各項業務活動的具體真實的記錄，為經濟建設和推動社會文明進步起到重要的促進作用。特別是隨著時代改革發展，檔案的調閱利用明顯增多，這對加強機關檔案管理，拓展檔案服務新領域，都對機關檔案管理工作提出了更高的要求，為了加強各級黨和國家機關、人民團體（以下統稱機關）檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，國家檔案局發布了第13號令，使機關檔案管理工作有了工作的指引。

2.3 增強檔案的安全意識，提升系統安全

檔案管理信息化建設的一個重要原則就在于確保信息系統安全，特別是機關檔案通常會涉及國家機密、公民隱私等，現階段的科技水平還無法確保檔案信息系統的信息絕對安全，并且檔案管理信息系統可能會遭受一些惡意攻擊，當系統無法正常運轉時，就可能造成整個機關業務的滯留、癱瘓，給機關與公眾生活產生惡劣影響，損害機關的信譽程度、公眾的滿意度。因此，在加快檔案管理信息化建設時務必要注重安全問題，并且安全建設是一場持久戰，應打造堅實的安全保障，對檔案管理信息系統進行實時監控，盡可能降低風險;實時監控檔案管理網絡，制定嚴密的技術措施，預防黑客攻擊;充分認識并了解計算機病毒、網絡病毒，掌握應對技術、應對方法。除此以外，檔案數據備份是機關檔案管理信息化建設的安全保障之一，因為系統本身就可能發生故障，外部因素也會干擾系統，威脅檔案數據信息的安全性，備份不可缺少。

2.4 建立健全檔案管理制度和工作機制

要想完善檔案管理工作機制，需要各個部門一同參與，對此機關事業單位應積極建設綜合檔案室，并立足于實際的工作需要配備專業人員，將檔案收集和整理工作做好，將完整的機構形成。此外，還需要就實際發展情況建立健全檔案管理制度，隨著檔案管理工作的深入推進，由于制度缺乏完善性造成各種問題出現，因此需要和相關的法律法規相結合，將行之有效的檔案管理制度構建起來，其中應包括檔案銷毀制度、檔案利用制度、檔案管理人員工作職責、檔案保密制度、檔案歸檔立卷制度等，這樣才可以確保所有檔案管理人員對自己的崗位職責予以明確，在日常檔案管理中嚴格遵循制度和要求開展工作，不斷完善檔案管理。

3 結語

總而言之，加快機關檔案管理信息化建設事關機關事業的長遠發展，是機關工作的重要部分，是機關實現現代化、科學化發展的必經之路。機關檔案管理千頭萬緒，傳統工作模式難以適應新的時代發展形勢，所以檔案管理信息化變成主流趨勢，機關檔案部門務必要加強對檔案資源的數字化處理，有意識地加強檔案信息安全管理，同時加強人員培訓，大大提高檔案管理工作效率，更好地發揮檔案的價值，助力機關為社會提供更高效優質的服務。

參考文獻

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