婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及改善措施探討

鄧惠欣

摘 要：婦幼保健院檔案管理中涉及的信息資料比較復(fù)雜，為了保證檔案管理工作的效果，應(yīng)結(jié)合工作中存在的問題采取有效措施進(jìn)行改善，使檔案管理發(fā)揮出更好的作用。本文對婦幼保健院的檔案管理的問題進(jìn)行了分析，提出了婦幼保健院檔案管理的改善措施，包括加強(qiáng)檔案管理意識，建立完善的檔案管理制度，創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理體系，提升檔案管理人員素質(zhì)水平，重視檔案管理信息化建設(shè)，為保健院的發(fā)展帶來保障。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案管理;管理優(yōu)化

婦幼保健院管理工作中，檔案管理作為其中的關(guān)鍵部分，對婦幼保健院內(nèi)部的總體管理效果有著較大的影響。進(jìn)行婦幼保健院檔案管理的時候，其中存在一些管理問題，對檔案管理工作造成了影響，同時也不利于婦幼保健院其他工作的開展。因此，應(yīng)結(jié)合婦幼保健院檔案管理工作的情況，采取有效的措施改善檔案管理工作，使檔案管理順利開展。

1 婦幼保健院檔案管理存在的問題

1.1 缺少對檔案管理的重視

婦幼保健院當(dāng)前僅僅考慮到了業(yè)務(wù)建設(shè)，重視引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，以及培養(yǎng)專業(yè)醫(yī)療技術(shù)人員，但是缺少對檔案管理的重視，在檔案管理工作中，管理效果不理想。由于檔案管理中涉及的流程比較復(fù)雜，對管理人員有著一定的要求，人員在管理中應(yīng)具備較強(qiáng)的管理意識。在實際的檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)人員的數(shù)量較多，在基層社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的人員素質(zhì)高低不一，人員不固定，同時上報的檔案資料不完善，質(zhì)量較低，這使檔案管理工作的進(jìn)行難以起到有效的

作用。

1.2 缺少完善的管理制度

在婦幼保健院的檔案管理中，缺少符合工作特點的制度，檔案管理工作沒有被納入婦幼保健院的目標(biāo)管理考核方案中，這使檔案的移交、整理以及歸檔等環(huán)節(jié)缺少規(guī)范性。在使用檔案的時候，需要花費大量的時間進(jìn)行查找，這使檔案的利用效率降低，同時也難以發(fā)揮檔案的作用，影響了婦幼保健院的發(fā)展。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)水平較低

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域中信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用，在當(dāng)前的婦幼保健體系中，信息化管理平臺等都得到了應(yīng)用，這些平臺之中產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，需要采用先進(jìn)的方式進(jìn)行處理，使數(shù)據(jù)得到有效整理。但是當(dāng)前婦幼保健院的信息化建設(shè)速度比較緩慢，仍然將紙質(zhì)檔案作為主要檔案內(nèi)容，難以發(fā)揮出信息化技術(shù)的

功能。

2 婦幼保健院檔案管理的改善措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理意識

檔案管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)管理意識，對檔案管理工作進(jìn)行全面落實，建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作納入婦幼保健院的規(guī)劃中，還應(yīng)明確相關(guān)工作的崗位職責(zé)，并且將檔案工作作為其中的重要內(nèi)容，添加到年度考核中。應(yīng)對檔案管理工作的各項環(huán)節(jié)進(jìn)行明確，合理安排人員，建立管理工作網(wǎng)絡(luò)，其中包括支部書記、辦公室主任以及檔案室負(fù)責(zé)人、科室協(xié)助人員為結(jié)構(gòu)的管理體系。在檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)各人員的檔案意識，將檔案管理工作的設(shè)施進(jìn)行完善，使檔案工作能夠得到重視，順利開展。

2.2 建立完善的檔案管理制度

婦幼保健院中的檔案有著不可復(fù)制的特點，為了加強(qiáng)檔案管理的效果，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集和管理，使檔案管理工作更加規(guī)范。在管理中應(yīng)建立完善的管理制度，包括檔案的使用、保管、保密工作、收集、歸檔以及銷毀等方面的值宿，將工作中的要求進(jìn)行明確，還應(yīng)對歸檔的范圍進(jìn)行嚴(yán)格要求，使各個科室的文件資料的形成有參考依據(jù)，為檔案管理工作的進(jìn)行提供有效的保障，發(fā)揮檔案管理的作用。

2.3 創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理體系

進(jìn)行婦幼保健院檔案管理的時候，應(yīng)將科學(xué)性作為工作原則，使管理工作的開展更具有科學(xué)性，滿足實際的要求。應(yīng)結(jié)合科學(xué)性思維對工作進(jìn)行改善，將工作的問題解決，在實際的工作中應(yīng)考慮到保健院各項工作的情況，合理建立檔案管理體系，使管理工作能夠與其他工作聯(lián)系起來，提升工作整體水平。在檔案管理發(fā)展中，工作變得更加復(fù)雜，針對這樣的情況，保健院應(yīng)將工作方案優(yōu)化，結(jié)合當(dāng)前工作要求，有效開展檔案管理。為了加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，還應(yīng)在工作中堅持安全性原則。在開展檔案管理工作的時候，需要將安全作為首要要求，制定防控應(yīng)急預(yù)案，針對工作中的問題，采取有效措施解決，使保健院的檔案管理風(fēng)險減少。另外在檔案管理中，還應(yīng)根據(jù)頂層設(shè)計的理念開展工作，提升工作的層級，將檔案管理作為全局工作，為檔案管理的開展建立良好的基礎(chǔ)，提升檔案管理的整體水平。

2.4 提升檔案管理人員素質(zhì)水平

婦幼保健院的檔案管理工作中人員的工作水平有待提升，大部分人員具有良好的工作太俗和精神，但是由于自身的能力不足，這使管理工作的進(jìn)行出現(xiàn)了一些問題，為了避免這種情況，應(yīng)加強(qiáng)人員的素質(zhì)能力。在工作中，應(yīng)開展人員培訓(xùn)，提升人員的專業(yè)素質(zhì)水平，使人員能夠更好地開展各項檔案工作，同時應(yīng)具備信息化設(shè)備應(yīng)用能力。在檔案管理中，由于人員繁雜，工作量較多，應(yīng)按照高效工作的原則，合理的安排人員，使人員的能力提高，加快工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理得到有效地改善。

2.5 重視檔案管理信息化建設(shè)

婦幼保健院應(yīng)重視信息化建設(shè)，在檔案管理中融入信息化技術(shù)，使管理的效率提升，優(yōu)化檔案管理工作，使檔案資料發(fā)揮出更多的價值。可采用計算機(jī)設(shè)備以及相應(yīng)的軟件對保健院中各項業(yè)務(wù)以及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，使檔案的利用更加高效，同時保證了信息的完整性。在信息化建設(shè)中，應(yīng)加強(qiáng)對系統(tǒng)的維護(hù)，避免系統(tǒng)產(chǎn)生問題影響檔案管理工作的開展。還應(yīng)對平臺數(shù)據(jù)進(jìn)行保密，保證信息的安全，使檔案管理的效果加強(qiáng)。借助信息化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行全面的管理，可為保健院的檔案管理提供更好的條件。

3 結(jié)語

婦幼保健院作為醫(yī)療領(lǐng)域中的重要部分，其管理工作涉及了多種內(nèi)容。在檔案管理中，應(yīng)建立完善的管理制度，明確管理工作的要求，使檔案管理工作順利進(jìn)行，還應(yīng)提升人員的能力，借助信息化技術(shù)開展管理，加強(qiáng)檔案管理的效果。

參考文獻(xiàn)

[1]陳紅.關(guān)于婦幼保健院加強(qiáng)檔案管理的幾點思考[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019，19（03）：208.

[2]蔣蘇培.婦幼保健院檔案管理實踐中的問題與新思路探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：140.

[3]關(guān)菊秋.對婦幼保健檔案管理工作的探討[J].理論觀察，2018（05）：116-118.

[4]孫海偉.當(dāng)前婦幼保健檔案管理的不足及完善措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：144+143.