河北省檔案館2019年檔案利用數據分析

梁敏學 高雪娜

2019年，河北省檔案館以館藏和檔案數字化成果為基礎，簡化查檔手續、革新查檔方式、改進查檔渠道，為服務對象提供更加快捷、方便的查檔服務。為公眾和社會組織在學歷認證、房屋過戶、職稱評定、表彰獎勵、檔案完善、保險繳納、養老金領取、落實待遇、論文撰寫以及工作參考、編史修志等方面提供大量檔案資料，檔案利用效率和滿意度明顯提高。嚴格按照利用程序為中央電視臺、河北電視臺、長城新媒體、省政協、省委黨校等單位拍攝紀錄片、微視頻、舉辦展覽等提供檔案支撐，發揮了應有的服務社會服務公眾的作用。

2019年檔案利用基本情況和各項數據分析如下：

一、檔案利用基本情況

二、檔案利用數據分析

在數據分析過程中，我們從查閱用途、內容、主體三個方向進了對比分析。

（一）查閱用途

我館檔案查閱的用途主要分為三類：文化類、民生類、工作查考類。文化類具體包括編史修志、建館辦展、整理沿革、學術研究、撰寫回憶錄等，共183人次，占比23.46%。其中學術研究的91人次，占文化類總量的49.72%。這些文化活動對檔案的利用（尤其是學術研究需求量偏大且內容復雜）通常涉及檔案公布問題，在實際工作中，檔案是否能公布、如何公布等具體問題多依靠工作人員憑經驗把關，由于我館檔案鑒定工作的欠賬太多，增加了利用把關人員的工作難度和工作量，因此2020年工作中急需開展鑒定工作（已成立鑒定專班并開展了工作，相信這一問題會逐步得到解決），以在保證檔案利用安全的基礎上切實滿足各單位及社會民眾的檔案需求。民生類包括學歷認證、補充檔案、落實政策待遇、土地確權、房產過戶等，共369人次，占總量的47.30%。可以看出，檔案為保障民眾的切身利益提供了有效證明，這也是我館檔案利用方面的重點內容。工作查考類主要是各單位為解決工作中的具體問題而尋找政策制定依據、原始數據等，具體包括訴訟信訪、規范文件、查找政策依據、資產報廢等，共126人次，占總人次的16.15%。從以上整體對比可以看出，我館檔案利用服務工作中，滿足民生需求是第一位的，這也正體現了檔案服務社會、服務人民的基本特性。相對而言，其他方面相對較少，社會需求潛力還有待進一步挖掘，這也應該成為我們下一步工作的努力方向，加強檔案宣傳引導社會需求，提高利用質量滿足社會需求。

（二）查閱內容

2019年我館檔案查閱內容相對較為分散。有155人次難以明確查閱內容，362人次查閱內容過于零散難以分類統計，而干部任職情況、介紹信、招工表、調動手續等內容雖然查閱頻率較高，但分散于不同年代的各個單位檔案中，未發現明確規律。其中，查閱個人招生底冊（屬省考試院）的59人次，占比7.56%;查閱省管已過世干部檔案（屬省委組織部）的23人次，占比2.95%。招生底冊和省管已過世干部檔案，相對利用率高且檔案分布較為集中，可以對檔案目錄、檔案實體等優先集中電子化，以提升查閱效率（招生底冊檔案數字化正在籌備中）。

（三）查閱主體

我館檔案利用的主體分為兩類：一是單位，二是個人（含學生）。其中個人復制檔案491頁，個人摘抄檔案442頁;單位復印檔案3281頁，單位摘抄檔案53頁。單位和個人摘抄總數為497頁，因抄寫耗時耗力，在利用服務過程中，有利用者提出建議，希望我館能在硬件支撐、管理制度等方面做出改進，比如電腦直接鏈接打印設備、允許利用者通過電子設備記錄等。通過對原始數據對比，發現摘抄檔案內容主要是學生撰寫論文及單位編史修志等，集中在文化需求領域。因此仍涉及檔案公布問題。

需要注意的是，在接待的780人次中，單位來館查閱檔案415人次（168人次有效服務，247人次未找到所需內容），個人來館查閱檔案365人次（149人次有效服務，216人次未找到所需內容），共463人次未找到所需信息，有效服務率約為40.64%。還有一些經簡單咨詢（包括來館咨詢和電話咨詢）后確定所查檔案不在本館，因未做登記難以確定具體人次。其原因主要包含但不僅限于以下四點，具體而言：一是所找內容不屬于本館館藏，如一些企業、工廠工作人員查找個人調動等相關資料，或者社會人員查找個人檔案;二是當時歸檔不全，比如許多單位未存單位人員報到證、派遣證等，或者將一些重要文件列為機要文件并未歸檔;三是線索不清、案卷級目錄信息過于模糊難以查找，這個主要體現為案卷級目錄包含信息不全、電子目錄關鍵詞提取不全等，導致查找檔案費時費力;四是無權提供，或者由于行政區劃變動，我館權限也隨之變動，一些檔案只是代管，沒有權限提供利用，或者是中央國家級檔案，我館無權提供利用。

因以上種種問題，利用者或者查找資料費時費力，或者查不到所需內容，甚至產生了“被打發走，不讓查檔案”的錯覺，產生了不良的社會影響。

深挖原因，一是宣傳不到位，許多民眾甚至機關工作人員對我們的業務范圍、具體職能并不了解，一遇到檔案相關問題就來我館查閱;二是歸檔不規范，許多單位歸檔、管檔不合規范，存在應歸未歸、歸檔不及時、檔案目錄不規范等問題，導致后期查找困難或者查不到;三是接收查驗把關不嚴，許多不合規范的檔案被接收入館，后期利用難度大;四是基礎業務工作不扎實，文件級目錄整理、檔案電子化工作遲滯，因而只能以耗時費力的方法查找，無形中增加了利用者查檔成本。

三、工作改進建議

鑒于以上，為進一步提高我館檔案利用效率和利用口碑，使檔案利用工作在“業務提升年”中上一個新的臺階，建議針對性做出工作調整：一是針對性宣傳，結合我館職責和館藏及具體工作進展進行宣傳，減少因誤解而導致的利用矛盾和口碑不佳;二是嚴把接收關，接收征集部和保管利用部之間做好工作配合和銜接，保證入庫檔案百分百符合保管要求;三是加強基礎業務工作，以本館實際為基礎，以現實需求為導向，對標先進省份檔案館，提高基礎業務工作水平;四是提升服務軟實力，在現有檔案基礎、工作環境基礎上，以進一步優化管理制度、提高服務意識等方式補足硬件差距。

作者單位：河北省檔案館