淺談疫情防控期間醫院檔案管理工作

劉同 張策

此次新冠肺炎疫情，是新中國成立以來我國發生的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發公共衛生事件。這是一場沒有硝煙的人民戰爭。醫療行業處在疫情防控的第一線，醫院是疫情防控主戰場，廣大醫務人員是疫情防控主力軍。疫情背景下醫院檔案如何收集、整理、保管、利用，尤其是臨床醫學防疫科研檔案的管理等，是對醫院檔案管理工作的挑戰。

一、醫院疫情檔案管理工作的意義

（一）收集管理好疫情防控檔案資料是檔案部門和檔案工作者的職責所決定的。檔案部門肩負著“為黨管檔、為國守史、為民服務”的重要使命。新冠肺炎疫情發生以來，醫院廣大醫護人員主動投身戰“疫”，為奪取抗擊疫情斗爭的勝利做出了突出的貢獻。醫院在疫情防控工作中形成了大量的文字、圖片、音視頻檔案資料，這是黨和政府領導人民抗擊疫情和廣大醫護人員共克時艱、戰勝病魔的真實記錄，收集管理好這些資料，對于政府制定相關衛生政策、工作查考、醫學科研等具有重要意義。

（二）醫院的各個科室應該高度重視疫情期間形成的各種檔案資料的管理。要加強領導，明確責任，完善措施。應指定本科室檔案員積極主動做好疫情防控檔案材料收集、整理、歸檔工作，做到應收盡收、應歸盡歸。各科室收集的檔案資料內容必須客觀、真實、完整，既要充分體現本院抗擊疫情真實的實際情況，也要符合醫院檔案管理的規范。

（三）醫院檔案的管理，也是國家檔案事業的重要組成部分，及時收集管理好醫院疫情防控檔案資料，便于及時總結經驗，補齊醫院管理短板，同時也是建立完善的國家疫情防控制度體系和健全國家公共衛生應急管理體系的基礎性工作。

（四）醫院疫情防控檔案準確記載了傳染病發生的時間、地點，以及傳染病患者的年齡、性別、職業等情況。這些疫情防控檔案是研究防控傳染病發生的第一手資料，是衛生行業專家更全面準確地分析傳染病的規律和特點，更有效地做好傳染病等預防工作的參考，是流行病、傳染病等科學研究的寶貴資料。

二、疫情期間醫院檔案的收集范圍

醫院在這次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價值的各類載體的記錄（包括紙質材料、圖片、聲像、電子文件和實物等），均應納入收集歸檔范圍。主要包括以下內容：

（一）上級單位及衛生管理部門下發的關于疫情防控工作的文件、通知、批示等;

（二）醫院在疫情防控工作中制定的相關公告、通知、通報等;

（三）醫院領導在疫情防控工作中的批示和講話材料;

（四）醫院各科室成立疫情處置工作領導機構、建立協調機制的相關文件資料;

（五）醫院疫情處置工作的各類重要會議通知、議程、決議、紀要、音視頻和圖片資料等;

（六）醫院疫情防控工作過程中生成的各種工作方案、預案、疫情分析報告、疫情統計報表、疫情通報材料、各類疫情簡報、大事記、工作總結、匯報材料、宣傳表彰材料等;

（七）醫院各科室疫情防控志愿者組織及成員名單，及其工作過程中產生的文件材料;

（八）醫院各科室臨時黨支部、各級黨員干部從事社會幫扶和下沉社區開展疫情防控工作的文件材料;

（九）醫護人員援鄂的各種材料。戰“疫”一線醫護人員的請愿書、家書、回憶錄、筆記、日記; 抗“疫”一線醫護人員工作照片、音視頻、多媒體資料及實物;

（十）醫院疫情防控工作相關物資保障、生產和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料;

（十一）醫院承擔教學部門的疫情防控工作和線上線下教學安排、科學研究工作形成的文件、圖片資料等;

（十二）醫院外地職工返院的疫情防控工作材料;

（十三）醫院各科室、個人向疫區捐贈財物的憑證、記錄;

（十四）抗擊疫情過程中，醫院物質采購清單、接受社會各類救助、捐贈等資金和物資來源、分配使用方案等相關資料;

（十五）新聞媒體及相關單位關于醫院疫情防控工作、醫護人員先進事跡的各類宣傳材料;

（十六）醫院在疫情防控期間轉診病人、組織醫護人員赴隔離點開展醫療服務、保障門診正常疾病診治等形成的相關文件材料;

（十七）對醫院公共場所等進行衛生檢疫和管控形成的文件材料;

（十八）醫院其他與疫情防控工作有關的具有保存價值的資料。

三、疫情期間醫院檔案管理的應對措施

（一）從醫院在疫情防控時期的特殊作用出發，堅持為一線醫務人員提供檔案服務不間斷。為避免醫院工作人員交叉感染，可以通過網絡、電話、信函等通道查檔，有特殊需要必須查閱病歷檔案的可以現場查檔，但要做好防護措施。要在做好安全防護的基礎上，及時對收集積累的醫院防疫文件材料進行封存，為后續整理創造有利條件。要做好相關文件材料收集歸檔范圍和整理分類方案的制訂工作，要聚焦一線疫情防控工作需要，積極開展檔案提供利用工作。

（二）醫院歸檔的防疫文件材料應內容完整，已通過OA系統發布的文件可實行電子文件在線歸檔;照片應清晰且未經過PS處理，音視頻應播放流暢、聲音及畫面清晰、主題突出，并注明拍攝者、拍攝時間、地點、主題、內容、人物等基本信息。

（三）教學醫院承擔著醫學院的部分教學工作，為實現疫情期間學生停課不停學，一些教學醫院使用“釘釘”平臺進行線上教學。應注意收集電子版本的教學檔案。

（四）加強醫院檔案保管場所日常檢查、安全防護力度，定期對辦公室、服務大廳、走廊、檔案庫房等區域按防疫規范進行消毒。確保檔案工作人員防疫安全和疫情防控期間檔案實體、檔案信息安全。

（五）隨著疫情的發展，在疫情防控后期，各企事業單位的復工復產對新冠肺炎疫情的防治提出了新的挑戰。醫院會給根據當地具體的疫情防控實際情況通過提供全面篩查項目和系統的防控措施，如心理咨詢、網絡問診、AI中醫、AI西醫、家庭檔案等互聯網醫療服務，對這些工作中形成的檔案資料也應該注意全面收集。

（六）醫院各科室在疫情防控工作結束后，參照歸檔范圍和責任科室，要及時向醫院檔案室、病案室等醫院檔案保管單位移交。

（七）要做好醫院檔案實體的消毒工作。醫院在疫情期間形成的各種檔案文件材料，特別是疫情一線工作中形成的檔案文件如發熱門診、重癥監護病房等形成的病歷檔案，應采用各種方法進行消毒處理，以保護醫院工作人員安全。

（八）要做好醫院疫情檔案的編研開發工作。對醫院疫情防控檔案深挖檔案資源，匯編成冊、編寫衛生史志，以出版、專題展覽等形式推向大眾，能夠能起到以史為鑒，警鐘長鳴，提高公共衛生安全意識的積極作用。