醫院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作實踐與思考

韋雙莉 鄧建翔

一、醫院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作概述及其重要性

醫院新冠肺炎疫情防控檔案是指醫院在新冠肺炎疫情防控工作中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、音頻、視頻、電子等不同形式的歷史記錄。簡而言之，醫院開展新冠肺炎防治工作的所有環節、詳細記錄疫情防控的過程就是整個醫院新冠肺炎疫情防控檔案。醫院新冠肺炎疫情防控檔案工作包括八個業務環節：收集、整理、保管、鑒定、統計、編目與檢索、提供利用、編研[1]。檔案資料收集工作是檔案工作的起點，要做好醫院檔案工作，提高醫院檔案綜合管理水平，就要從檔案工作中最基礎的環節——收集工作抓起。收集及時，檔案資料完整、系統;鑒選得當，能為檔案管理的各個環節創造良好條件[2]。由此可見，醫院新冠肺炎疫情防控檔案收集工作在檔案工作中的重要性。

習近平總書記強調：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。[3]”疫情期間的醫院檔案工作，力爭做到通過現在的檔案，可以了解到疫情期間醫院針對疫情進行部署工作的實際情況，同時，這些檔案也對正在進行的疫情防控工作和今后工作查考、歷史研究、經驗借鑒具有十分重要的價值。2020年2月7日，國家檔案局發布《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，通知要求各級檔案部門在疫情防控檔案收集中，要反對形式主義、官僚主義、切忌作風漂浮、不切實際，防止增加疫情防控工作負擔，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸，截至3月6日，全國已有十余省（市）陸續印發關于新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知。可見，國家及地方檔案行政管理部門對本次疫情檔案收集工作的高度重視，做好醫院疫情防控檔案收集工作顯得極為重要。

二、醫院疫情防控檔案收集工作實踐

1.明確職責，統籌安排。接到國家及地方各級檔案局發布收集疫情檔案通知后，醫院應將疫情防控檔案列為工作重點，各項檔案工作都緊緊圍繞疫情防控開展。一方面，檔案室專員第一時間整理出醫院各個科室的檔案崗位工作職責，明確檔案工作的主體，確保對應的檔案工作內容有對應的檔案員負責，負責人有明確的工作職責，設置簡單的考核機制對疫情期間的檔案收集工作進行考核;另一方面，檔案收集做到統籌安排，臨床一線醫務人員工作本來就已經很繁重，在臨床工作的基礎上增加了檔案收集工作，任務更加艱巨，做好一手抓疫情防控臨床工作，一手抓檔案收集工作，需要制定計劃，統籌安排。具體做法是醫院綜合檔案室通過電話、視頻會議、企業微信等方式，將醫院疫情防控檔案工作安排傳達給各科室的兼職檔案員，特別是一線醫務工作人員的兼職檔案員，要求在做好個人安全防護的前提下，統籌做好疫情防控檔案的收集工作;職能部門的兼職檔案員在配合醫院做好疫情防控工作（如高速路口、醫院門診測體溫、督促患者掃碼入院、籌備疫情防控物資等）的同時，及時收集相關工作中產生的疫情防控檔案，確保疫情防控檔案在第一時間得到有效收集和安全保管。

2.界定范圍，嚴格鑒選。醫院的疫情檔案收集工作要嚴格按照省（自治區）檔案館提出的新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案的歸檔范圍，并結合實際情況，有針對性地開展收集歸檔工作。此次醫院新冠肺炎疫情防控檔案的主要歸檔范圍可以概括為：（1）上級部門、醫院及各科室的工作部署、通知、工作總結等;（2）協助交通部門進行管制形成的文件材料;（3）醫院接收、診治新冠肺炎病人及疑似病人形成的文件材料;（4）保障防疫物資的相關合同（包含接收捐贈、物資分配和使用形成的文件材料）;（5）醫院援鄂醫療隊的相關文件材料;（6）新冠肺炎疫情防控工作中產生的音頻、照片、電子文件材料和實物等。界定醫院疫情檔案收集范圍，從收集的檔案中甄選出有收藏保管價值的檔案，是每個“檔案人”的職責所在。專職及兼職檔案員從大量的疫情防控材料中，根據專業的判斷、自身的業務能力、科室的實際情況，初步鑒選檔案，有針對性地收集疫情防控檔案。

3.線上線下結合，確保完整。當前醫院檔案工作緊緊圍繞新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案工作開展，根據疫情防護要求，線上線下相結合成為收集檔案的重要工作方式之一。疫情期間，實物材料收集存在病毒傳播的可能，醫院很多的工作都是通過企業微信、視頻會議、工作QQ群等線上溝通軟件完成，在收集疫情防控檔案時，各種疫情情況統計表格、數碼照片、錄音、錄像、數據庫，以及在網頁、微信等新型媒體發布的各種電子文件和其他能夠記錄、證明疫情防控過程的線上材料，都要納入到檔案中。收集電子檔案的同時，線下完成的實物材料同步收集，做到應收盡收，應管盡管。

4.分層收集，及時封存。疫情期間，醫院疫情防控檔案一般實行兩層收集辦法，臨床及職能科室收集的檔案屬于一手收集，醫院綜合檔案室收集一手收集的檔案屬于二次收集。醫院檔案保管工作往往實行歸口管理，各科室收集好疫情檔案后，還要移交到醫院綜合檔案室進行保管。對于醫院綜合檔案室而言，中間需要不定期與兼職檔案員溝通，監控檔案收集進度。具體做法是各科室的兼職檔案員根據醫院綜合檔案室的收集工作任務安排時間節點，按時移交收集整理好的疫情防控檔案到醫院綜合檔案室。醫院綜合檔案室再根據檔案收集工作的實際情況，進行收集整理，查缺補漏，盡量使疫情防控期間各項工作的檔案更加完整、系統;收集到的完整疫情防控檔案，在做好安全防護的基礎上，及時進行封存;對于動態的疫情防控檔案，實行動態收集，預留檔案編號，不斷完善醫院的疫情檔案。

三、關于疫后醫院疫情防控檔案工作的幾點思考

1.依法建檔與需求導向相結合，突顯疫情防控檔案保存的價值。（1）依法建檔。醫院疫情防控檔案收集工作應依法收集，在疫情防控要求的基礎上，嚴格按照《檔案法》《保密法》《電子文件歸檔與管理規范》等法律規章制度的要求，規范收集行為，確保醫院檔案收集的行為與收集的內容合理合法;（2）以需求為導向。檔案的價值在于利用，無論是醫院管理者，還是具體的醫院檔案從業者，都應高度重視檔案服務與利用工作[4]。檔案收集在合理合法的前提下，還應考慮今后的檔案開發需求，根據檔案開發需求分出輕重緩急，在收集工作中重點關注各種工作部署、通知、接收診治新冠肺炎病人的文件材料等，突出疫情檔案收集的重中之重;（3）應收盡收。在依法建檔與以需求為導向分出輕重緩急的檔案收集前提下，疫情防控檔案還要做到應收盡收，疫情期間的醫院防控檔案收集，只是初步的一手收集，很大程度上都是根據檔案收集范圍，目錄來收集整理，與此同時，還應多鼓勵檔案員針對疫情防控的工作，做到應收盡收，這對后期的檔案整理具有重要作用。

2.依技分類與人工鑒選相互補，促使疫情防控檔案形式的多樣。檔案收集離不開材料的分類與整理，醫院的檔案工作者收集的疫情防控檔案形式主要有：一是紙質的文件材料;二是線上發布、交流溝通的各種工作表格、計劃、總結等電子文檔;三是疫情防控中形成的音頻、視頻、照片等。針對疫情期間的檔案分類整理的現實需要，一方面，應加大信息網絡技術的投入，加快醫院檔案信息化進程，建立檔案數據庫，添置計算機、掃描儀，開通網絡，對兼職檔案員開放權限，利用現代的處理技術，對疫情防控檔案進行有效分類，為后期醫院檔案保管形式提供有效的技術支持和保障，使醫院檔案保存形式突破時間和空間限制。另一方面，醫院檔案管理部門（綜合檔案室）應充分發揮專職檔案員的主觀能動性及專業特長優勢，督促各個科室按時移交疫情防控檔案，根據文件要求，與各科室兼職檔案員嚴格鑒選疫情檔案，梳理出各檔案之間的關聯，力爭做到檔案呈現形式多樣、內容豐富、醫院做法鮮明、開發利用路徑多元。

3.制度管檔與提高素養雙驅動，提升疫情防控檔案利用的空間。冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作規模空前，其產生的檔案資料數量巨大、種類繁多、內容豐富，相關文獻積累數量也日益龐大[5]。針對醫院疫情防控檔案的這些特性，醫院綜合檔案室應單獨做出疫情防控檔案的專門模塊（疫情防控檔案數據庫），為完善檔案室的疫情應急工作預案，盡快擬定具體明確的疫情防控檔案收集工作制度，疫情防控檔案工作人員工作職責、疫情防控檔案查閱制度等規章制度，根據制度管理檔案。此外，醫院還應加強檔案人員隊伍的綜合素養提升培訓，醫院檔案收集、管理離不開一支高素質的專業隊伍。新時代醫院的發展對醫院檔案專業、兼職工作者的職業素養越來越高，醫院檔案人應樹立終身學習的意識，將自己的所學應用到檔案管理中，與時俱進，為醫院檔案工作提供優質、高效的服務。

結語

收集工作是全部檔案工作中的首要環節，前期收集工作質量的高低，將對今后的開發利用價值產生直接的影響。疫情就是命令，防控就是責任。疫情期間，疫情防控檔案是在醫院各個科室日常工作中形成，這些檔案分散在各個部門，不及時移交，時間長就可能會因保管不當而失散。因此，醫院綜合檔案室根據文件要求規范疫情檔案收集、明確歸檔范圍、制定檔案收集計劃;各科室依法建檔、依技分類、依制管檔、按時移交，這樣能有效提高醫院疫情防控檔案的收集完整性、系統性，加上后期科學的檔案管理，有利于醫院進行疫情防控檔案研究，廣泛地開展檔案開發利用工作，更好服務醫療衛生事業的發展。