淺析疾病預防控制中心的檔案管理利用

馬華

摘 要：疾病預防控制工作的主要方面是檔案管理以及檔案利用。進行對各類疾病預防控制工作的布局時，或者統籌公共衛生管理工作，對疾病預防控制的力度加大和對公共衛生服務的培訓等，均為疾病預防控制工作。這些工作在進行過程中會出現一大批數據，再通過檔案管理以及利用把數據科學得進行歸納整理，促使接下來的工作順利進行，促進疾病預防控制工作效率的提升。雖然這種方法好處很多，但現如今的檔案管理和檔案利用工作還有所缺陷。因此，為促進疾病預防控制中心檔案管理和檔案利用的不斷進步，應深入研究，將實際需要和社會需求相融合，并以疾病預防控制為對象進行探究。

關鍵詞：疾控中心;檔案管理;檔案利用

社會經濟的不斷進步，使得人們的生活水平不斷提高，人們對健康生活的關注度也越來越高，對疾病預防控制也十分注重。而疾病預防控制工作離不開檔案管理和檔案利用。通過對各種疾病信息的收集、整合、保管、鑒定、統計和運用，即為檔案管理。雖然檔案管理有獨立的管理部門和人員，不直接產出金錢，卻不能認為檔案管理是獨立的，每個部門的數據都由檔案管理進行管理。疾病預防控制中心作為國家的特別存在，這里的檔案管理尤為重要，是國家政治發展和人民健康發展的關鍵。檔案只有管理好了才能進行檔案的利用，檔案利用又分為兩種，一種是提供檔案利用，即檔案管理部門給予利用者檔案，給予他們查閱檔案的便利;另一種是利用檔案，即利用者通過檔案查詢，以此討論和解決問題。

1 疾病預防控制中心檔案管理和檔案利用出現的問題

1.1 沒有重視檔案管理和檔案利用

現如今，部分領導對疾病預防控制中心的檔案管理和檔案利用工作的重要性沒有認識范圍，使得檔案管理工作無法順利開展，在信息收集和整理方面受到阻礙;或者由于沒有重視檔案管理，使得沒有及其跟上社會發展，沒有及時更新檔案管理設備。在檔案利用時，也會因為檔案管理工作的缺陷使得檔案的信息不完整，使得利用檔案方面也受到阻礙。并且會導致一些人在工作過程中完全忽視通過檔案利用的方式完成工作。這樣很大程度上局限了疾病預防控制中心檔案管理和檔案利用工作的進步和發展。

1.2 檔案管理人員沒有具備專業素養

檔案管理的發展應跟隨信息化的步伐，采用電子檔案管理的方法進行管理。這樣的方法對檔案管理員工的技術有所要求，即他們應該具備有關的工作技術和管理知識，而不是僅僅在于普通的電腦技術。由于之前的檔案管理工作以紙質類型為主，使得現如今的檔案管理人員缺乏現代化的檔案管理能力。檔案管理員工對新設備使用一竅不通，檔案管理設施的更新也無法促進現代化檔案管理工作的開展。

1.3 沒有形成標準規范的檔案管理，案卷不完整

檔案管理工作的標準規范不夠好，出現了以下幾個問題：第一，沒有制定好合理的規章制度，使得檔案管理工作不夠規范。第二，工作流程不合理，現如今大部分的檔案管理只注重文書檔案，忽略別的部分;且各個部門的工作性質不一樣，檔案內容自然也有所不同，使得檔案管理工作有所困難;不僅如此，由于以往的檔案類型是紙質檔案，極其容易使得檔案出現各種問題;并且每個部門的檔案整合在一起，容易混亂，在統計時也會出現漏記或重復的問題。第三，檔案管理設施過于老舊，不適合現代化的檔案管理。檔案管理的規范程度不高，在整理過程中亂擺亂放，導致利用檔案的不便利，最后使得檔案管理時出現案件不完整的情況。

1.4 檔案利用的不合理

檔案利用作為檔案管理的最終步驟，也是極為容易出錯的部分。在檔案管理的五個步驟中，任何一個部分出現問題都會使得檔案不完整，導致檔案利用出現問題。不僅如此，大多數員工對檔案管理的重要性認識程度不夠高，使得檔案利用的合理性大打折扣，導致檔案管理工作停滯不前和疾病預防控制中心工作無法順利展開。

2 如何改善疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用現狀

2.1 加強工作人員對檔案管理和檔案利用重要性的認識

為促進檔案管理工作的開展，重中之重則是促使領導人重視檔案管理，并傳達給工作人員。疾病預防中心應通過對領導高層進行教育，使其認識到檔案管理和檔案利用在現代化發展中的作用，加深他們對此的認識，傳達給工作人員使大家共同提升關注度。不僅如此，領導高層的認識得以提高還可以使得檔案管理設備現代化，并且使得每個部門相互合作，促進檔案信息采集，提高檔案管理效率。

2.2 應提升檔案管理員工的專業素養

檔案管理員工作為疾病預防控制中心檔案管理的專門人員，他們的專業能力是檔案管理工作順利開展的有力保證。因此，為提高檔案管理工作的不斷進步，應提高他們的工作的專業能力，通過不斷培訓，促進他們的檔案管理的方法和水平的提高。不僅如此，引入專業的檔案管理人才，可以促進疾病預防控制中心的檔案管理和檔案利用更加專業。

2.3 規范好檔案管理，促進案卷品質的進步

疾病預防控制中心在檔案管理工作方面，可以從實際出發，根據自身現狀，建立獨立的檔案室，并制定合理的制度和檔案管理流程，規范好各個方面的工作，并將工作細分給每個人，做到權責分明。不僅如此，還應該將檔案管理的程序和每個部門的檔案合理規范，促進檔案管理人員的管理工作順利進行。獨立專門的檔案室，可以促進檔案管理工作的進行，每個部門的檔案也可以科學地整合;規范的檔案管理程序，可以促進工作人員在檔案信息采集和歸納工作的順利進行。不僅如此，檔案管理工作認真嚴肅，因此應該仔細書寫，筆記工整且清楚，合理分類，建立完整的檔案管理系統。

2.4 提高對檔案的利用率

檔案管理的最主要的目的是檔案利用。為促使疾病預防控制中心工作的順利進行，提升檔案的利用率，應不斷加強檔案管理的現代化發展。首先，應該對檔案進行合理分類，針對各個部門和工作人員對檔案種類的需求不同進行分類，促進提供檔案利用的效率;其次，應加大對檔案管理和檔案利用的宣傳，提高工作人員對檔案管理的重視，培養他們利用檔案的觀念，促使他們自覺利用檔案完成工作，使得疾病預防控制工作的有效進行。

3 結論

總的來說，促進疾病預防控制中心的檔案管理和檔案利用工作的開展，應從高層領導人員、檔案管理員工、有關管理制度、檔案利用人員等方面入手。疾病預防控制中心的工作的順利進行，一方面可以促進該單位的發展，另一方面還可以保證社會和諧、人民的健康以及國家的安全。因此，結合現實情況，最大限度促進檔案管理和檔案利用對疾病預防控制中心的工作，使得工作順利進行，疾病預防控制事業的長足發展。

參考文獻

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