辦公室文書檔案的收集與歸檔工作探討

摘 要：辦公室是單位內(nèi)部重要的組成部門，起著上傳下達(dá)及溝通協(xié)調(diào)的作用。因此，辦公室的文書檔案管理是單位非常重要的日常事務(wù)，檔案不但能夠真實記載單位的各項工作以及各種活動，還能夠為查閱文件、資料提供便利。但在實際工作中，辦公室檔案的管理工作還存在著一些需要重視的問題，如收集材料不及時、檔案內(nèi)容單一、重視程度不高等，影響檔案工作的順利開展，無法將檔案工作的價值充分體現(xiàn)出來。想要改善這種情況，則需要加強(qiáng)對文書檔案收集與歸檔工作的重視，保證檔案工作的規(guī)范化開展。

關(guān)鍵詞：歸檔;收集;辦公室;問題;對策

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作概述

從單位發(fā)展的實際情況來看，辦公室文書檔案收集與歸檔工作有著不可替代的重要作用，是單位健康發(fā)展的關(guān)鍵。辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性和不可替代性，主要包含了以下幾個方面的內(nèi)容：第一，辦公室文書檔案相關(guān)工作是單位開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)。在單位的實際工作開展中，都需要先進(jìn)行相關(guān)的文書檔案收集與歸檔工作，然后根據(jù)收集工作的結(jié)果才能開展后續(xù)的工作。因此，加強(qiáng)辦公室文書檔案的相關(guān)工作是十分重要且有必要的;第二，文書檔案收集與歸檔工作的實施是對當(dāng)前單位發(fā)展進(jìn)程的記錄與總結(jié)[1]。在單位實際的發(fā)展中，一些重要的活動以及發(fā)展的歷程都會被收錄在文書檔案中，這就有助于單位文化的建設(shè)，有利于推動單位的發(fā)展;第三，加強(qiáng)辦公室文書檔案管理的相關(guān)工作有助于提升單位的工作效率。文書檔案管理工作是眾多單位開展管理活動的重要參考和基礎(chǔ)，有效地提升辦公室文書檔案管理的相關(guān)工作，可以有效降低信息、資料整理的難度，便于單位更加高效地開展相應(yīng)的管理活動。

2 辦公室文書檔案的收集與歸檔工作中存在的問題

1）單位對辦公室文書檔案的收集與歸檔工作重視程度不夠。在當(dāng)前的單位中，有很大一部分單位對于辦公室文書檔案的收集與歸檔工作重視程度較低，或者說對其較為輕視[2]。就目前的情況來看，很多單位的管理人員認(rèn)為，辦公室檔案管理的相關(guān)工作不重要，對于提升單位工作效率較為有限并且管理工作所消耗的時長較多，因此，這就導(dǎo)致了很多單位對于辦公室文書檔案的工作重視程度不夠。對于辦公室文書檔案工作的重視程度不足，就會使得相應(yīng)的文書檔案的收集與歸檔工作效率降低，于此同時，單位不重視也會導(dǎo)致基層工作的員工更加忽視辦公室檔案的相關(guān)管理工作。這樣，不僅僅使得辦公室檔案無法為單位帶來切實有效的作用，還在很大的程度上制約了單位自身的發(fā)展，阻礙了單位的發(fā)展與進(jìn)步。

2）單位對文書檔案收集和歸檔工作的力度不夠。就目前來看，雖然部分單位已經(jīng)開始逐漸重視起辦公室文書檔案的收集與管理工作，但是，在實際的管理實施與活動開展中，其管理力度是不夠的。很多的單位僅僅只是開展了文書檔案的管理工作，但是沒有實際的管理操作規(guī)范以及監(jiān)督管理機(jī)制。這就會造成文書檔案管理的相關(guān)工作流于表面，很多文件、檔案或者資料由于缺乏科學(xué)有效的檔案管理，就會出現(xiàn)損壞和缺失的現(xiàn)象[3]。與此同時，檔案管理的工作人員不是機(jī)器，有時候難免會出現(xiàn)檔案收集與歸檔的錯誤，如果缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，就會造成錯誤無法被及時地發(fā)現(xiàn)，影響單位的工作

效率。

3）辦公室檔案管理工作缺乏信息化管理。隨著科技的不斷進(jìn)步，電子信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的大量普及，越來越多的行業(yè)開始采用數(shù)字化信息技術(shù)。在目前的檔案管理領(lǐng)域，大部分單位還是以紙質(zhì)的檔案為主，實施電子檔案管理很多時候并不完全和充分。信息化技術(shù)給辦公室文書檔案的收集與歸檔工作帶來了極大的便利，但是，如果不能正確的運(yùn)用反而會適得其反，給檔案管理的相關(guān)工作帶來不必要的麻煩。

3 做好辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的有效對策

1）提高檔案工作人員素質(zhì)。檔案工作人員的專業(yè)能力和素質(zhì)水平關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率，是檔案工作中的主要參與者。但是目前許多單位檔案工作人員的素質(zhì)水平比較低，影響整體的工作質(zhì)量。要想使辦公室檔案工作正常進(jìn)行，就必須加強(qiáng)對檔案工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，加大整體的培養(yǎng)力度，提升專業(yè)能力和水平。可以定期開展培訓(xùn)活動，聘請專家為檔案工作人員進(jìn)行檔案工作內(nèi)容的講解，使其可以學(xué)到新的知識和內(nèi)容。還需要對檔案工作人員的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果對工作人員進(jìn)行獎勵或者懲罰，調(diào)動工作人員的積極性，使其可以對自己的工作負(fù)責(zé)。保證檔案收集與歸檔工作的順利開展。

2）建立完善的管理制度。想要保證文書檔案工作的規(guī)范化進(jìn)行，需要建立完善的管理制度，對各項工作進(jìn)行約束和管理，保證辦公室檔案工作的有效性。為檔案收集與歸檔的順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。單位在開展這項工作的過程中，需要結(jié)合自身的實際情況，在原來管理模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和完善，制定符合自身發(fā)展的管理制度。單位可以借鑒其他單位的管理制度和管理模式，根據(jù)自身的管理需求，對管理制度進(jìn)行改進(jìn)和完善，使其可以更好地應(yīng)用到單位文書檔案收集與歸檔工作中。管理制度中要明確工作人員的具體工作內(nèi)容，對檔案收集的時間和范圍進(jìn)行確定，檔案管理人員要嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作，提升文書檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量和效率。

3）重視臨時檔案資料的收集。單位在發(fā)展的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)人員變動的情況，檔案管理工作中的一些兼職人員會出現(xiàn)離職或者崗位調(diào)整的情況，這就導(dǎo)致許多文書檔案資料無法及時進(jìn)行收集和歸檔，不能保證檔案資料的完整性。這就需要重視臨時檔案的收集工作，定期對文書檔案進(jìn)行分類和整理，加強(qiáng)對檔案資料收集工作的重視，各部門的會議資料和離職人員手中的文書檔案資料都要及時收集和歸檔。

4）創(chuàng)新工作方式。在當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境中，文書檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，工作也愈加繁瑣，工作人員的任務(wù)量也在不斷增加，以往的工作模式已經(jīng)不再適用當(dāng)前的文書檔案工作。要改變以往的工作方式，將現(xiàn)代化理念和技術(shù)應(yīng)用到文書檔案收集和歸檔工作中，確保可以滿足單位的發(fā)展需求。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)軟件提高文書檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案資料作用的發(fā)揮。

5）提升文書檔案的科技水平。信息化時代，計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)已經(jīng)融入人們的生產(chǎn)、生活中，為人們的生活提供了便利。辦公室文書檔案工作在開展的過程中，也需要順應(yīng)時代的發(fā)展形勢，將信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)軟件應(yīng)用到文書檔案的收集與歸檔工作中，可以根據(jù)需求自動進(jìn)行檔案資料的收集、分類和歸檔，有效提升了整體的工作效率，為工作人員減輕了壓力。還可以建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化辦公。通過及時自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，提升了檔案收集工作的便捷性，保護(hù)了檔案信息資料的安全性。

4 結(jié)束語

檔案收集與歸檔工作的創(chuàng)新和完善是辦公室文書檔案發(fā)展的必然趨勢，文書檔案的價值在單位的發(fā)展中是不可替代的，對各項工作的開展和單位規(guī)范化發(fā)展有著積極的影響。收集與歸檔是檔案工作的重要內(nèi)容，單位需要加強(qiáng)對這項工作的重視，提升工作人員的綜合素質(zhì)，改變傳統(tǒng)的管理方式，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理念對辦公室文書檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)文書檔案工作的信息化建設(shè)，讓文書檔案可以更好地應(yīng)用到單位其他工作的開展中，實現(xiàn)文書檔案資源的高效應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳倩.對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（28）：41-42.

[2]林炳賢.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析[J].企業(yè)改革與管理，2019（18）：29+35.

[3]楊海霞.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（17）：189.

作者簡介

王翠屏，女，山東煙臺，本科，畢業(yè)于山東省委黨校，初級助理館員，研究方向：檔案管理。