淺析做好企業檔案管理工作

高志強

摘 要：隨著時代的進步與社會的發展，企業之間的競爭越來越激烈，同時，企業的競爭也不僅僅局限在傳統的產品、服務上的競爭，更體現在企業的無形文化財產等軟實力方面的競爭，其中，企業的檔案管理工作在企業的競爭優勢中占據重要地位，直接影響著企業各項決策的制定以及企業未來的發展方向。因此，企業要重視起檔案管理工作，運用更先進的手段，更完備的策略，更好地開展企業的檔案管理工作，為企業創造出更強的競爭優勢。只有這樣，企業才能在市場化的浪潮中占據一席之地。

關鍵詞：檔案管理;企業工作;問題與策略

1 前言

檔案管理工作主要是檔案管理部門對企業檔案實體與檔案信息的管理，并且提供利用服務的各項業務工作的總稱，作為企業管理的主要構成部分。檔案管理從其基礎性質與作用來看，是一項管理型、服務型以及政治性的工作，對企業來講，檔案管理的意義重大。檔案管理包括企業信息資源管理的整個過程，真實的記錄企業基礎工作，屬于與企業同步發展的無形資產，在整理、編制以及研究檔案的同時，給企業未來發展帶來良好的支持。檔案管理在企業管理的各個方面都發揮著非常重要的作用，直接對企業總體管理水平有影響，與企業長遠健康發展有關系，企業領導與管理人員一定要高度重視。

2 企業檔案管理工作存在的問題

1）管理意識薄弱。企業檔案管理工作中管理意識的薄弱是當前企業檔案管理工作難以有效開展和實施的重要原因，只有相關管理層以及工作人員對于檔案管理工作有足夠的重視和關注，檔案管理工作才能得到足夠的資金和資源支持，才能更好地開展。從目前來看，管理層對于企業檔案管理工作的重要性以及必要性的認知遠遠不足。原因在于，檔案管理工作是對于過往歷史資料以及檔案的收集與管理工作，對于企業正常業務的開展并沒有直接的幫助作用，也就無從看到最直接的效益。管理層往往忽視這一類的間接性企業輔助工作，而更重視一些直接關系到企業產出的工作。事實上，企業的檔案管理工作好壞與企業的業績相掛鉤，企業檔案管理工作開展的好，企業的業績收益自然不會差。另外，由于管理層對于企業的檔案管理工作的認知不充分，也就直接影響到了相關員工對于檔案管理工作認知上的不到位。這直接導致了員工在工作積極性、工作態度，同時對于檔案管理工作的工作方法以及手段上也就無法有一個準確的認知，極大地影響了工作的開展。

2）管理方法落后。隨著技術的進步，傳統的手工檔案整理以及紙質檔案保存已經逐漸不能夠跟上實際工作開展的需要，現代的檔案管理工作基本上是利用計算機，通過電子信息進行保存。但是在實際的工作開展過程中，現代化的電子檔案管理手段還沒有被充分應用，企業的檔案管理方法仍然十分落后。企業檔案管理方法落后的原因一個在于企業對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，該點在上文中已有提及，另一個原因在于企業沒有為檔案管理工作提供足夠的資金以及技術支持，使得檔案管理工作仍然拘束于原來的工作框架內，沒有辦法進一步地開展。管理方法的落后造成了企業檔案管理效率的低下，一方面在于原先的檔案保存容易發生丟失、損毀的現象，給企業造成無法估量的損失，另一方面在于純紙質化和人工化的檔案管理工作，使得對于檔案信息的整理以及相關數據的使用變得緩慢甚至難以執行，企業無法從以前的資料中篩選出有用的信息，檔案資料也就失去了一部分的意義。

3）管理人員專業素養不高。從當前企業檔案管理工作的現狀來看，管理人員的素養不高是造成企業檔案管理工作無法有效開展的重要原因之一。當前企業的檔案管理人員有些甚至沒有經受過專業的培訓，完全是按照老前輩留下來的管理經驗，過著自己在檔案管理過程中總結出來的一些手段進行企業的檔案管理，這就很容易造成企業檔案管理工作不專業的局面。尤其是當前隨著技術的發展，各類數據處理軟件、檔案管理軟件的出現，對于檔案管理專業度的要求越來越高，對于管理人員專業素養的考驗也就越來越大。

3 企業檔案管理工作的改進策略

1）加強管理意識。加強企業的檔案管理意識是企業開展檔案管理工作的必要前提。加強企業的檔案管理意識，企業必須從管理層入手，從領導帶頭出發，對于檔案管理工作給予充分的重視。領導集體應當多看看相關的國內外的檔案管理工作的相關案例和經驗，并對于一些友好企業開展友好的走訪和觀察工作，從實際的案例中體會企業檔案管理工作的重要性。領導集體不光光要意識到檔案管理工作的重要性，更要認識到檔案管理的基本知識與注意點，才能在工作實際展開過程中開展正確的領導與監督，并能夠對于企業的各檔案信息進行使用，從檔案信息中創造收益與價值。各相關工作人員也必須重視起檔案管理工作的重要性以及必要性來，加強檔案管理意識，在日常的工作中注意檔案的收集和保存，對于保存和使用的基本常識以及技能都要有一個清楚的掌握。

2）創新管理方法。管理方法的創新是企業檔案管理工作的必然趨勢，也是社會發展的必然趨勢。隨著互聯網、大數據、云空間等高科技手段的創新與應用，檔案管理工作只有利用現代化的信息手段，才能在這個信息社會中發揮出應有的價值。檔案管理信息化需要有足夠的硬件支持，因此，企業要投入大量的資金，用于檔案管理硬件的購買，配備足夠的計算機、儲存器等，為檔案管理工作的開展提供足夠的后續準備。同時，檔案管理工作需要有相關的軟件支持。企業要針對自身的特點，開發出適用于企業自身相關數據的應用軟件，并將應用軟件充分應用到企業工作的各個環節以及部門中去，諸如財務、人力、市場等，以便于保存企業在日常生產經營中產生的各類相關檔案。企業要善于利用大數據對于歷史檔案數據進行分析，便于得出相關的變化趨勢，做出正確的決策。例如，企業可以通過對于以往每一年銷售數據的分析，推斷出下一年最可能的銷售量，根據這個銷售量來制定生產和銷售計劃，幫助企業創造最大的經濟效益。

3）提高管理人員專業素養。提高管理人員的專業素養是做好企業檔案管理工作的必然要求。對于新入職員工，要提高檔案管理工作的入職門檻，在招人的時候就要注意相關的知識技能的考核，并對于員工的新技術的應用能力提高要求，吸納具備更專業技能素養的檔案管理人才。對于企業內老員工。要加強企業相關檔案管理人員的培訓工作，加強其基本檔案管理技能的應用，提高檔案管理工作人員的檔案管理知識應用能力。企業要落實員工考核和獎懲機制，定期對于檔案管理工作開展檢驗與測試，對于管理能力出眾、管理效果好的員工進行一定的激勵，同時對于平時檔案管理素養不夠、態度消極的員工采取適度的懲罰，通過一系列的獎懲措施倒逼員工改善自身的專業素養，提高自己的技能水平。

4 結語

檔案管理工作對于企業的健康運行和發展具有重要的意義，是對于企業長期發展過程中形成的相關檔案資料的保存，只有開展好企業的檔案管理工作，才能在決策中找到足夠的依據，從而制定更加科學完善的決策。本文對于企業檔案管理工作中存在的問題進行了簡要的分析，并對于這些問題提出了相應的改進策略，以期能夠改變當前企業檔案管理工作的困境，幫助企業更好地發展，促進企業綜合競爭力的提升。

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