村鎮建設檔案的規范管理與資源共享探究

黃柳興

摘 要：村鎮建設過程中的檔案規范化建設與管理勢在必行，同時其作為一項系統性工程，離不開技術和資金的保障。在當前東莞各村鎮檔案建設過程中，應當立足實際，優化配置和共建共享資源。既要抓好各地區村鎮檔案資料的接收工作，在東莞市轄區范圍內統一采取電子化建檔與管理模式，這對于促進村鎮的建設與發展具有非常重要的作用。

關鍵詞：檔案管理;村鎮建設;資源共享;規范管理

近年來隨著東莞市經濟的快速發展，轄區內村鎮面貌煥然一新，尤其是基礎設施逐漸完善，廣大人民群眾的居住環境條件大幅度改善，同時村鎮建設方面的資料日漸增多。強、富、美的東莞村鎮建設，離不開村鎮檔案資料，因此加強村鎮檔案管理以及資源共享具有重大的現實意義。

1 村鎮建設過程中的檔案管理問題分析

雖然近年來村鎮建設中的檔案資料管理及其資源共享的重要性日漸凸現出來，但是村鎮建設檔案管理工作中依然存在著一些問題與不足之處。

1.1 檔案管理工作中的硬件投入不平衡

從目前東莞市經濟發展現狀來看，因各村鎮發展條件和資源存在著較大的差異，所以各地區發展側重點有所不同，而且村鎮發展也表現出嚴重的不平衡性，不同村鎮的檔案室建設硬件投入力度有較大區別。比如，部分村鎮檔案室的硬件設施建設較為完善，而且檔案資料的保管以及利用較為規范;然后，有些村鎮的檔案室建設并不理想，硬件投入不完善，以致于村鎮建設過程中的檔案資料因管存條件不具備而影響了管理效果。就東莞市轄區內一些邊遠村鎮而言，村鎮檔案室建筑面積非常的小，“六防”設施不齊全，而且工作人員配備不到位，很多檔案資料散落在柜子或者桌面上，檔案資料的利用難見成效。由于各地區村鎮檔案硬件設施建設投入不平衡，因此導致全市村鎮建設檔案管理工作無法有效的統一起來，嚴重制約了村鎮建設檔案的規范化管理以及村鎮的建設與發展。

1.2 村鎮缺乏檔案管理專職人員，不利于村鎮檔案管理工作的高效開展

就當前東莞市各地區的村鎮建設檔案管理人員而言，多數村鎮是由村鎮辦公室人員兼職，他們的檔案管理專業水平有限，而且參差不齊，部分檔案管理人員缺乏專業知識和技能，未能及時更新認識，對每年檔案管理工作的新政策以及新要求和技術方法把握不到位，而且案管理人員的工作積極性不高。同時，基于現階段建管所的情況，人員編制相對較少，而且工作任務比較重。實踐中，為了能夠有效提高收入、發展空間，為數不少的檔案管理人員經常進行崗位調動，這種較為頻繁的崗位調動嚴重影響了檔案管理工作實效。值得一提的是，各職能部門人員的檔案管理意識相對薄弱，對檔案資料的及時移交及其完整性缺乏重視。對于村鎮的建設檔案而言，其專業性非常的強，而且各村鎮建設中形成的檔案資料，比如規劃、

房產等受人員以及部門限制，各部門主動移交檔案資料的意識不強，檔案資料無法及時歸檔，甚至以工作需要為名長期占有，很多檔案資料長期散落于各科室無法有效的歸檔和利用。

2 村鎮建設檔案規范管理的有效措施

基于以上對現階段的村鎮建設檔案管理工作中存在的問題分析，筆者認為要想提高檔案管理工作水平，就應當進行規范化管理，具體從以下幾個方面著手。

2.1 加強思想認識，提高檔案規范化管理意識

東莞市新農村建設發展步伐不斷加快的同時，對村鎮建設過程中的檔案管理工作也提出了更高的要求。村鎮建設檔案管理部門以及崗位人員應當從思想上真正地認識到檔案規范化管理的重要性，一方面要凸顯出監督指導的作用，另一方面要明確村鎮建設檔案管理工作的具體職責，通過不斷健全以及完善村鎮檔案內容與村鎮服務機制來有效發揮村鎮建設檔案管理工作的重要作用。第一，不斷加強檔案法規宣傳，以檔案法以及檔案條例等為基礎，使村鎮建設檔案管理工作及早走上法制化以及規范化軌道。同時，還要營造良好的氛圍，全面提

高檔案管理意識。第二，強化對村鎮檔案管理業務的指導。村鎮檔案室是檔案管理工作的基礎，實踐中應當不斷加強對村鎮檔案管理工作以及相關業務的指導。第三，加強制度化管理。根據東莞市轄區范圍內的各村鎮情況，準確劃分各村鎮檔案資料的接收范圍，并且明確責任，從而使村鎮建設檔案管理工作自覺走上規范化以及科學化道路。

2.2 加強檔案管理人才隊伍建設，加大硬件設施建設投入力度

村鎮檔案管理是一門綜合性較強的多學科系統，其中涉及多個專業內容，然而因目前很多村鎮的檔案員編制受限，難以配備綜合型人才。為此，我們應當兩步走，一是要積極引入人才，二是要加強現有人才隊伍建設。對于檔案管理員而言，應當熟悉檔案資料管理以及利用方面的制度和法規，熟練掌握有效的檔案管理工作方式和方法。比如，熟練掌握照相以及復印方面的工作要領。檔案管理員并非精通某業務的專家，而是要求知識面要廣、有靈活的思維和應變能力。同時，還要不斷加大對檔案管理工作的軟硬件設施投入力度，加強數字化建設，以此來提高檔案規范化管理水平。檔案收集是豐富館藏資料和資源的重要渠道，為此需建立完善的村鎮檔案管理規制，確保檔案管理工作能夠有章可循;基于檔案資料分類大綱，對村鎮檔案科學分類，并且明確分類的具體內容。同時，還要投入大量的財力用于檔案室的建設，投入必要的設施;建立內容翔實以及數據庫，建立村鎮檔案館信息資料交換網絡系統。

3 村鎮建設檔案資料的共享措施

村鎮建設中不僅要對檔案資料進行規范化管理，而且還要對檔案資料進行及時的共享，這樣才能有效利用檔案資料服務于村鎮建設與發展。

3.1 設定權限

檔案資料共享過程中面臨的最主要問題是資料的安全保密以及有效利用，如果檔案中心僅有一個庫房，那么各部門檔案資料集中保管于同一個庫房之中;如果采用的是檔案柜，則各利用部門對檔案資料可以單獨進行加鎖，并且留一套鑰匙備用。若采用密集架庫房，則不可單獨用鎖，這有利于提高檔案保密性與安全可靠性。基于此，實踐中除應當對檔案人員加強素質教育，還應當采取切實可行的方法和措施對人員進行管理。比如，無關人員嚴禁進出檔案庫房，檔案人員如需進出庫房，也應當嚴格登記，庫房中安裝攝像頭等，防止檔案資料泄密或者缺失損毀。

3.2 長效管理

在檔案資料共享過程中應當定期做好檔案收集以及整理工作，并且按時進行移交檔案資料，完善相關手續，并且按照規范和要求進行目錄電子化以及全文數字化建設，將安全保密以及檔案查閱利用工作落到實處，對村鎮民生方面的服務中心、大局利用實例，應當如實進行記錄，并且向媒體進行報送，以此來提升檔案知曉度并且促進村鎮檔案管理工作的規范化以及常態化建設。在日常業務工作中，基層建設檔案館是業務指導的主導力量，除正常的集中式業務培訓外，還應當組織專人定期到檔案室面對面以及手把手的進行學習指導，對檔案資料的共建共享進行嚴格把控，及時發現和解決檔案共享中存在的各種問題。同時，還應當指導上級檔案管理部門應當對各村鎮檔案收集工作進行監管與指導，為確保檔案收集到位，各村鎮應當由主要領導牽頭，并且成立專門的檔案共享領導小組，制定切實可行的文件歸檔機制，有效協調檔案管理部門，從而實現村鎮檔案規范化管理以及提高檔案共享效率。

4 結束語

綜上所述，村鎮建設中形成的檔案資料數量比較多，而且涉及面也比較廣泛，因此應當立足實際，結合各村鎮特點進行規范化管理。與此同時，還應當進行統一管理和共建共享，充分發揮檔案管理工作的作用，使其能夠更好地服務于村鎮建設。

參考文獻

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