淺談事業(yè)單位信息化檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)信息背景的依托之下，事業(yè)單位的檔案信息化管理日益成為日下普遍的檔案管理方式。本篇文章根據(jù)近幾年的電子信息化檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及檔案信息化建設(shè)所呈現(xiàn)出的問(wèn)題提出對(duì)應(yīng)的意見(jiàn)或者是建議，并在此基礎(chǔ)之上提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;事業(yè)單位

1 我國(guó)事業(yè)單位信息化檔案管理的現(xiàn)狀

在當(dāng)今時(shí)代大數(shù)據(jù)信息化背景之下，我國(guó)的信息化檔案管理存在的問(wèn)題主要是當(dāng)前事業(yè)單位在信息化檔案管理無(wú)論是從管理技術(shù)還是管理的硬件設(shè)施等方面都存在較大的缺陷，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 事業(yè)單位的檔案信息化管理技術(shù)落后

在新型互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的依托之下，事業(yè)單位的信息化檔案管理的相關(guān)工作都需要新型的硬件設(shè)計(jì)來(lái)支撐辦公順利。而我們常用到的基礎(chǔ)辦公硬件設(shè)施主要是在數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上搭建的共享網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)。但是從現(xiàn)階段來(lái)看，雖然一些大型是事業(yè)單位都自主搭建有各自單位的數(shù)據(jù)平臺(tái)，但是具體涉及實(shí)際的投入過(guò)程來(lái)講總是少之又少。長(zhǎng)久以往這樣發(fā)展下去就造成事業(yè)單位的檔案信息化管理技術(shù)落后的現(xiàn)狀，這樣就導(dǎo)致當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐，從而一定程度之上很難適應(yīng)當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。除此之外，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來(lái)眾多復(fù)雜大量是數(shù)據(jù)，這就對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)從業(yè)人員的工作任務(wù)量帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，稍不謹(jǐn)慎的工作態(tài)度將會(huì)致使事業(yè)單位的檔案管理信息存在信息漏記或者是信息丟失等不良現(xiàn)象的發(fā)生，從而不利于事業(yè)單位信息化檔案管理技術(shù)在整體上的革新。

1.2 事業(yè)單位的檔案管理的相關(guān)技術(shù)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊

在新時(shí)代背景之下，我們所強(qiáng)調(diào)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底屬于人才競(jìng)爭(zhēng)。誰(shuí)掌握的專(zhuān)業(yè)性技術(shù)人才越多，誰(shuí)就掌握著核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)荊棘叢生的社會(huì)擁有著更多的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)。但是從現(xiàn)階段事業(yè)單位信息化檔案管理相關(guān)從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)水準(zhǔn)上來(lái)看，這些檔案管理的從業(yè)人員距離我們要求的專(zhuān)業(yè)化水準(zhǔn)要求相差甚遠(yuǎn)。造成這種現(xiàn)象主要是因?yàn)殡S著新型設(shè)備不斷的投入使用在事業(yè)單位的過(guò)程當(dāng)中，傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理方式就逐漸的由是手寫(xiě)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理。而在這樣的轉(zhuǎn)變過(guò)程當(dāng)中就需要相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理從業(yè)人員不斷的轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，轉(zhuǎn)而學(xué)習(xí)新型的管理技能，如事業(yè)單位的檔案管理從業(yè)人員在原有的基礎(chǔ)之上熟練掌握相應(yīng)的檔案管理知識(shí)。除此之外，還需要這些從業(yè)人員熟練計(jì)算機(jī)操作，對(duì)于新型的技術(shù)如“云計(jì)算”這類(lèi)新型辦公軟件。但從實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)來(lái)看，他們大多的文化水平處于較低層次，并且這類(lèi)人群的年齡結(jié)構(gòu)總體上偏大，這就導(dǎo)致他們接受新型技術(shù)的過(guò)程的能力較弱而無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展趨勢(shì)。

1.3 事業(yè)單位的檔案管理的管理理念落后

管理理念本身作為上層建筑的一部分，對(duì)于我們實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作具有十分重要的指導(dǎo)意義，因此我們需要加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位信息化檔案管理理念的重視程度。一些事業(yè)單位的相關(guān)從事人員認(rèn)為對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理的是實(shí)際工作性質(zhì)是對(duì)于事業(yè)單位的相關(guān)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集和整理。從某種程度上來(lái)講，正是這樣的檔案管理理念才導(dǎo)致事業(yè)單位的信息化檔案管理的發(fā)展多年停滯不前。這主要是由于相關(guān)的管理人員對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏一個(gè)系統(tǒng)而又科學(xué)的認(rèn)識(shí)，甚至在一定程度之上對(duì)于實(shí)際每天進(jìn)行的檔案管理工作理念存在某種偏差，這樣就極易導(dǎo)致事業(yè)單位信息化檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中錯(cuò)誤頻出，從而對(duì)后續(xù)的檔案管理工作上或多或少的產(chǎn)生一些不良影響，因而使得事業(yè)單位自身的工作難以滿(mǎn)足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)于信息化檔案管理工作的實(shí)際需求，最終直至淘汰。

2 相關(guān)提升事業(yè)單位管理現(xiàn)狀達(dá)到優(yōu)化措施

2.1 提升事業(yè)單位檔案管理從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)化水準(zhǔn)

在事業(yè)單位信息化檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，有效的提升信息化檔案管理的效率就必須提升相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在當(dāng)今信息化時(shí)代背景之下，只有不斷的提升相關(guān)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)水平才能夠是使事業(yè)單位的檔案管理水平提升到一個(gè)全新的高度。通常情況之下，事業(yè)單位的檔案工作水準(zhǔn)的提升需要建立積極的人才引進(jìn)機(jī)制。通過(guò)積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)型人才將會(huì)大大有助于發(fā)展大數(shù)據(jù)時(shí)代下事業(yè)的單位的檔案管理工作，從而一定程度上促進(jìn)現(xiàn)代信息社會(huì)與檔是單位檔案管理二者之間的有機(jī)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息得到全方位的分析、利用和預(yù)測(cè)。

2.2 完善事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)管理機(jī)制

對(duì)于各行各業(yè)而言，都需要建立完善的制度來(lái)保障行業(yè)的整體運(yùn)行狀況。對(duì)于事業(yè)單位同樣如此，我們需要不斷的完善事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)制度，通過(guò)制度產(chǎn)生的約束力來(lái)保障相關(guān)從業(yè)人員的工作有序進(jìn)展。在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，由于從業(yè)人員對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理的工作主要是憑借著自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)或者是前人的理論來(lái)完成檔案管理工作，而對(duì)于相關(guān)事業(yè)單位的各項(xiàng)制度規(guī)定都缺乏相應(yīng)的重視，這就極易出現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作的檔案材料丟失等等諸如此類(lèi)的工作。而我們完善事業(yè)單位的信息化檔案管理就必須完善事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)管理機(jī)制。通常我們的做法主要是借助大數(shù)據(jù)信息化背景之下，通過(guò)建立資源共享的事業(yè)單位檔案管理共享平臺(tái)，使這些文檔如事業(yè)單位的文檔管理、事業(yè)單位的人事檔案、事業(yè)單位的事件內(nèi)容等其他相關(guān)文檔存入這樣的一個(gè)共享平臺(tái)，方便相關(guān)的從業(yè)人員能夠進(jìn)入這樣的一個(gè)共享平臺(tái)來(lái)進(jìn)行一些信息的檢索，使其在海量的工作數(shù)據(jù)中及時(shí)的找到所需要的信息，一定程度之上方便了檔案管理工作人員的工作流程，使整個(gè)工作人員的工作流程更加的高效、便捷，在整體上促進(jìn)了事業(yè)單位信息化檔案管理的科學(xué)健康發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)對(duì)于信息化電子檔案管理的安全性建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景之下，檔案管理需要特別注重于管理內(nèi)容的安全性，特別是在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程當(dāng)中，涉及的事業(yè)單位中相關(guān)人員的檔案信息時(shí)更應(yīng)該注重保護(hù)，為此我們需要加強(qiáng)對(duì)于信息化電子檔案管理的安全性建設(shè)。我們可以通過(guò)建立數(shù)字簽名或者是設(shè)置一些對(duì)應(yīng)的防火墻技術(shù)來(lái)確保事業(yè)單位檔案信息管理的安全性，在利用現(xiàn)金技術(shù)管理的同時(shí)，我們可以建立一套備用的系統(tǒng)程序，從根本上杜絕事業(yè)單位檔案管理不安全因素的發(fā)生，從而為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資源的數(shù)據(jù)可靠性和安全性都得到有效的確保。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)科技水平的不斷發(fā)展，先進(jìn)的技術(shù)越來(lái)越多的改變了傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理工作模式。而事業(yè)單位的信息化檔案管理模式只有通過(guò)建立健全的檔案管理模式以及提升相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)化技術(shù)水準(zhǔn)等，只有這樣才能在整體上促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位的信息化檔案管理行業(yè)健康、向上發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

秦軍艷（1977-），女，河南省焦作市修武縣，本科，館員，修武縣檔案史志館，修武縣檔案史志館。