試論縣級檔案局現代化檔案管理工作

李煥

摘 要：隨著信息技術的發展，信息管理技術被廣泛應用到檔案管理過程中，大大提高了檔案管理的效率和質量。但是在開展檔案管理過程中還存在著很多問題。因此本文在此基礎上就縣級檔案局現代化檔案管理的相關問題做了一些探索，從而更好促進縣級檔案局開展檔案管理工作。

關鍵詞：縣級檔案局;現代化檔案管理

1 檔案管理在縣級檔案局信息化建設中的必要性

縣級檔案局在開展檔案管理過程中大多數采用的是傳統的管理方式，但是傳統的檔案管理存在著很大的局限性，和現代檔案管理存在著很大的差距。傳統模式下檔案管理都是以紙質的方法來對相關信息和重要資料進行有效管理，從而提高信息管理的質量和效率。但是在信息時代，可以將大數據技術和信息管理技術應用到縣級檔案局的檔案管理過程中，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質檔案出現數據損壞。電子化的信息管理能夠提高管理的效率和質量，同時還能夠提高信息保存的年限。

2 檔案管理在縣級檔案局信息化建設過程中存在的問題

隨著信息技術被應用在縣級檔案局檔案管理中，極大提高了縣級檔案局檔案管理的工作效率，但是在實際應用中還是存在著很多問題，主要的原因有以下幾種：

2.1 缺乏專業的信息技術人才

信息化管理和建設過程中需要專業的技術人才，在縣級檔案局檔案管理的過程中都是教師，很少有縣級檔案局在發展檔案管理過程中招收專業的信息管理人才。大多數縣級檔案局在管理模式和管理手段還是按照傳統的方法進行開展，管理人員也缺乏相應的信息管理能力，使得縣級檔案局檔案管理的效率不高。導致這樣的原因有很多方面：一方面，縣級檔案局沒有意識到信息管理技術的重要性，對于縣級檔案局的信息化和科學化建設過程中沒有進行創新改革，使得檔案管理的效率不高;另一方面，檔案信息技術管理需要投入很多的硬件設施，同時還需要專業的信息人才進行管理。

2.2 信息管理體系不夠完善

傳統的檔案管理體系建設在信息化建設過程仍然不夠完善。很多縣級檔案局對于檔案管理信息化管理和建設沒有指定明確的指導規范，使得縣級檔案局在發展過程中沒有得到科學的指導，影響了檔案管理的信息化建設推進過程。同時大多數縣級檔案局的檔案管理系統建設不夠完善，特別是在信息管理和培訓制度的缺乏。這樣導致很多人員沒有對于信息管理系統使用不夠精通，使得檔案管理的質量和效率不高，使得信息技術在工程管理過程中的優勢難以得到發揮到充分發揮。

2.3 監督體制不完善

縣級檔案局都意識到檔案管理信息化和科學化建設的重要性了，但是在建設過程中還需要考慮到管理信息的安全性問題。很多縣級檔案局在檔案管理過程中仍然使用傳統的方法就是認為傳統檔案管理更加安全。另外我國對于信息安全監督還存在著很多問題，使得檔案系統存在著很大地安全隱患，一旦發生檔案信息泄露，就會給縣級檔案局造成很大的損失，因此在檔案信息化和科學化建設過程中還需要加強對于監督體制的監管，從而更好地保障信息系統。

3 如何更好地發揮檔案管理在縣級檔案局信息化建設過程中的作用

3.1 注意人才的培養

在進行信息化建設的過程中各個行政縣級檔案局要一定要認識到高素質人才在促進信息技術應用方面發揮重要的作用，因此要積極制定先關的福利政策來吸引具有扎實信息技術、掌握工程管理專業知識的高素質人才。需要注意以下幾點：

1）縣級檔案局為了可持續發展目標地需要，需要積極引進優秀的檔案管理人才。這些檔案管理人員不僅需要有扎實的檔案管理專業業務能力，同時還需要具體很強的信息管理能力，能夠掌握信息管理系統地使用，同時還能夠對于相關數據進行有效的分析和處理，從而更好勝任檔案管理信息化和科學化建設地需要。

2）加強在職管理者信息技術培訓。不同的縣級檔案局應該結合著自身檔案管理系統建設的進度和完善程度來制定相應的培訓方案，需要在培訓過程中掌握培訓著掌握的實際情況，根據存在的共性問題提供相應的解決方案，從而使得檔案管理人員更好地掌握相關知識，更好地提高檔案管理人員應用軟件管理的能力。

3）要加大信息技術的軟硬件投入力度。信息技術在建筑工程管理中的應用需要軟硬件系統的支持。因此，各個檔案管理的縣級檔案局應加大投入，配備先進的計算機設備，開發或購買工程管理操作軟件，并在項目管理中運用信息技術。良好的應用是鋪平道路。

3.2 加強對于檔案管理人員的信息能力的提升

新時期對于檔案管理人員使用信息能力提出了新的要求和新的期望，同時檔案管理工作得以有效開展的前提是相關工作人員具有扎實的檔案管理的專業知識，同時具有相關信息軟件使用的相關經驗。要對于平時工作中加強檔案管理者信息技術培訓，尤其培訓使用信息管理系統的能力。每一個縣級檔案局對于信息技術的能力要求是不同的，因此各個縣級檔案局在建立自己的檔案信息管理系統時，要考慮到學校的宏觀戰略布局，從長遠的角度來進行檔案信息系統的建設工作，使得信息系統更好地服務于縣級檔案局的檔案管理工作。

3.3 提高檔案管理人員的組織協調能力

檔案工作不同于其他性質的工作，其是一個業務工作，又是一個服務型和管理性工作。這就要求從事檔案工作的檔案管理人員掌握相關的檔案管理業務知識，還需要檔案管理人員具有很強的責任意識、管理意識以及服務意識。具體需要做到以下方面。要具有組織協調工作。在縣級檔案局開展檔案管理工作過程中，要積極協調各個部門之間的工作情況，保證檔案管理工作地正常開展。因為在開展檔案管理工作過程中，檔案管理人員不可避免地要與相關部門和相關人員打交道。如何得到各方支持，需要加強溝通和溝通。

4 結語

綜上所示，信息技術的發展對于檔案管理發展起到了積極地推動作用。在發展現代化檔案管理過程中不僅需要應用于先進的信息技術，同時還需要加強檔案人員的管理，從而有效提高縣級檔案局檔案管理的質量和效率。

參考文獻

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