淺析民辦高校檔案歸檔范圍中的問題

【摘 要】永久保存的檔案。

【關鍵詞】永久保存;最有價值;最重要的信息資料

在民辦高校檔案歸檔過程中，檔案的歸檔范圍是一個重要的問題，直接涉及到學校管理檔案的水平。民辦高校檔案按照保管期限區分，可分為三種：永久保存的檔案、保存30年的檔案、保存10年的檔案。其中，永久保存的檔案是學校最有價值的檔案，包含學校所有最重要的信息資料。所以，在確定檔案的歸檔范圍的時候，首先就是要準確界定——哪些檔案需要永久保存。

目前，按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》、教辦1993年429號文件《高等學校檔案工作規范-高等學校檔案實體分類法》、2003年發布的國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、2008年發布的教育部和國家檔案局27號令《高等學校檔案管理辦法》、2015年發布的《歸檔文件整理規則DA/T22-2015》等相關法律法規，結合實際工作中各個公辦高校和民辦高校的檔案管理情況，筆者分析和歸納一下民辦高校各部門檔案歸檔范圍中永久保存的檔案，尤其是地位比較重要的黨群檔案和行政檔案。厘清需要永久保存的黨群檔案和行政檔案，對收集整理、分類、保管檔案的工作來說至關重要。

首先，在所有黨群檔案中（分類號DQ），最有價值、需要永久保存的是下列檔案——

一、在學院各種黨委會議中，相關會議記錄、紀要、決議、其他會議通過的文件（分類號DQ11）;

二、在學院其他會議上，中央、部級、省級、市級領導來學院做的重要報告記錄和檢查工作的會議記錄（與黨務工作有關，包含聲像材料）（分類號DQ11）;

三、學院黨委領導參加上級領導部門召開的各個會議中，收到的與本單位工作有直接關系、需要長期貫徹執行的文件（分類號DQ11）;

四、上級黨委頒發的針對本單位工作的決議、決定、指示、命令、條例、規定、批轉文、通知、通報等等文件，如果是針對本單位工作的，歸入本年度永久保存的行政檔案中去（分類號XZ11），如果是并非針對本單位、只是學院工作中必須長期執行貫徹的，歸入本年度保存30年的行政檔案中去（分類號XZ11）;

五、以學院黨委名義下發的決定、規定、條例、批轉文、通知、通報等等（分類號DQ11）;

六、以學院黨委名義給上級黨委的請示報告和上級的批復（分類號DQ11）;

七、學院黨委和黨委辦公室下發的各類文件（分類號DQ11）;

八、學院黨委、黨委各部、委、辦、各個黨總支、直屬支部的印模冊（分類號DQ11）;

九、學院黨委、黨委各部、委、辦、各個黨總支、直屬支部啟用、銷毀印章印模冊的通知和實物（分類號DQ11）;

十、上級紀委、監察機關關于紀檢工作的指示、決定、通知，如果是專門針對本單位的，歸入本年度永久保存的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非針對本單位，只是一般普發性文件，歸入本年度保存30年的行政檔案中去（分類號XZ11）;

十一、上級召開紀檢、監察、審計工作會議上我院人員代表我院的發言交流材料（分類號DQ12）;

十二、紀委、監察工作的計劃、總結、報告、調查材料和重要統計（分類號DQ12）;

十三、學院黨委黨政年度學期工作計劃、工作總結、報告簡報等等（分類號DQ13）。

十四、上級關于任免本院干部的批復、通知、本學院上報的有關材料（分類號DQ13）;

十五、學院報上級備案的任免干部的報告和批復（分類號DQ13）;

十六、本學院出席上級黨代會的代表名單和登記表等材料（分類號DQ13）;

十七、本學院各級人大代表、政協委員名單名冊和上報審批材料（分類號DQ13）;

十八、學院黨委對本部黨總支、直屬支部、黨政部門任免干部的材料（分類號DQ13）;

十九、學院審批改選、建立、撤銷下屬各部門的支部的材料（分類號DQ13）;

二十、學院考核處級以上干部的材料、考察后備干部的材料（分類號DQ13）;

二十一、有關批準入黨、轉正、延期轉正、退黨、取消黨員資格、保留黨籍的處理材料和復查報告、旁證材料（包括關于入黨積極分子、預備黨員、正式黨員的請示、決議、公告、通知、批復等等）（分類號DQ13）;

二十二、本學院黨內情況調查報告、情況分析材料（分類號DQ13）;

二十三、本學院整頓黨組織的工作中形成的重要材料（分類號DQ13）;

二十四、學院關于組織、統戰工作的總結和重要匯報材料（分類號DQ13）;

二十五、上級召開組織、統戰工作會議上代表我院的發言、交流材料（分類號DQ13）;

二十六、本學院黨內表彰先進的決定、名單、總結和先進事跡材料（分類號DQ13）;

二十七、上級黨委表彰的本學院優秀共產黨員、優秀黨務工作者（分類號DQ13）;

二十八、本部歷年黨員名冊、新黨員名冊（分類號DQ13）;

二十九、上級機關關于組織、統戰工作的指示、決定、通知，如果是針對本單位的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是一般普發性的，歸入本年度保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

三十、學院宣傳工作計劃、決定、情況匯報、總結、簡報（分類號DQ14）;

三十一、國家、部級、省級、市級上領導來學院視察的材料，包括照片、錄音等等聲像材料（分類號DQ14）;

三十二、反應學院歷史發展的重要活動（包括名人紀念活動）中形成的有保存價值的文字和聲像材料（分類號DQ14）;

三十三、上級有關宣傳工作的重要指示通知，如果針對本單位的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是一般普發性的，歸入本年度保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

三十四、學院工會年度工作計劃和總結（分類號DQ15）;

三十五、學院工會工作的重要統計材料、財務預算決算報表（分類號DQ15）;

三十六、教職工被授予全國、省級、市級勞動模范、勞動獎章獲得者、優秀教師、優秀教育工作者、教書育人先進工作者、先進工作者、三八紅旗手的名單和事跡材料（包括榮譽證書和公告通知等等）（分類號DQ15）;

三十七、教職工被授予其他全國、省級、市級榮譽稱號的名單和事跡材料（包括榮譽證書和公告通知等等）（分類號DQ15）;

三十八、本學院工會干部名冊、會員名冊、會議記錄、規章制度、工作職責、崗位責任制度、歷史沿革等等（分類號DQ15）;

三十九、評選學院以上先進工會集體和優秀工會積極分子的材料（分類號DQ15）;

四十、對學院工會會員紀律處分的材料（分類號DQ15）;

四十一、學院工會參加校外省級市級活動時候得到的榮譽證書和名次成績（分類號DQ15）;

四十二、學院工會承辦省級市級活動的時候，得到的榮譽證書和名次成績（分類號DQ15）;

四十三、本學院工會向黨委、上級工會的請示和批復（分類號DQ15）;

四十四、學院黨委有關工會工作的重要指示、工會貫徹的計劃（分類號DQ15）;

四十五、上級機關關于工會工作的重要指示、決定、通知，如果是專門針對本單位工會的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是一般普發性的，歸入本年度保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

四十六、學院團委工作計劃、總結、重要匯報材料（分類號DQ16）;

四十七、團代會學代會形成的材料（通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發言、大會通過的文件）（分類號DQ16）;

四十八、全學院團干部名單、團員名單、團內情況統計年報表（分類號DQ16）;

四十九、批準入團、離團材料和名單（分類號DQ16）;

五十、表彰和獎勵先進團支部、優秀團員的材料（分類號DQ16）;

五十一、學生社團、學生管理章程和統計材料（分類號DQ16）;

五十二、團委部門職責、學生會部門職責、崗位責任制度、機構沿革等材料（分類號DQ16）;

五十三、學院團委組織參加的校外市級省級全國的活動的時候，得到的榮譽證書（分類號DQ16）;

五十四、學院團委承辦的校外市級省級全國的活動的時候，得到的榮譽證書（分類號DQ16）;

五十五、上級機關關于共青團工作的重要指示、決定、通知等，如果是專門針對本單位工會的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是一般普發性的，歸入本年度保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

五十六、學院有關學生思想政治工作的計劃和總結（分類號DQ16）;

五十七、學院有關學生思想政治工作的重要決定、通知、條例，但是如果是學院用正式發文形式形成的與學生思想政治教育有關的文件，有具體文號，是嘉南院學[XX]XX號這種模式的，歸入本年度保存永久的行政檔案（分類號XZ11）;

五十八、上級機關關于學生思想政治工作的文件，如果是專門針對本單位的，歸入本年度保存永久的行政檔案，如果是一般普發性的，歸入本年度保存30年的行政檔案;

說明：凡是以學院正式發文形式形成的黨群檔案，擁有嘉南黨[XX]XX號、嘉南紀[XX]XX號、嘉南黨宣[XX]XX號、嘉南工[XX]XX號、嘉南團[XX]XX號等文號的，都是永久保存的黨群檔案，分類號DQ11-16。

其次，在行政綜合檔案中（分類號XZ11），最有價值、需要永久保存的是下列檔案——

一、上級單位頒發的、針對本單位本學院的重要方針政策的有關指示、決定、命令、條例規定、辦法、通報、重要通知等等;

二、學院和學院辦公室印發的各類文件;

三、學院教育事業規劃計劃方案、報告、上級批復、各部門的請示、學院的批復;

四、學院學年學期的工作要點和工作總結;

五、學院歷史沿革、概況、介紹、各類信息刊物、大事記、校史材料;

六、學院的評估材料;

七、國家、省級、市級領導來學院視察的講話記錄等等材料;

八、院長辦公會議的記錄紀要、討論材料;

九、院長召開的有各個部門主要負責人參加的會議的記錄;

十、學院一般工作會議的記錄和討論材料;

十一、院領導外出參加上級機關召開的高校工作會議中代表學院在會上的發言;

十二、學院各類委員會、領導小組成員名單;

十三、學院機構設置調整、更改名稱;

十四、學院和各個部門啟用、銷毀印章的材料和實物;

十五、學院統計年度報表、統計材料分析匯編等材料;

十六、學院與國內外有關單位簽訂的合同、協議等文件材料;

說明：凡是以學院正式發文形式形成的行政檔案，擁有嘉南院[XX]XX號、嘉南聯發[XX]XX號、嘉南函[XX]XX號、嘉南院辦通[XX]XX號等文號的，都是永久保存的行政檔案，分類號XZ11。

再次，在行政人事檔案中（分類號XZ12），最有價值、需要永久保存的是下列檔案——

一、學院人事工作計劃、報告、總結、調查材料;

二、關于機構、編制規劃、計劃報告、上級批復;

三、關于學院內部機構設置、變化的文件材料;

四、人事、勞動工資統計報表;

五、學院歷年教職工名冊、登記表;

六、上級有關人事工作的文件，如果是專門針對本單位的，保存永久，如果是一般普發性的、不針對本單位的，保存30年;

七、學院人事工作的規章制度、會議記錄;

八、學院各部門的職責、崗位責任制度、機構沿革、大事記等材料;

九、師資培養、管理工作計劃、規定、總結;

十、表彰獎勵先進集體、先進教職工的材料;

十一、處分教職工和復查、撤銷處分的材料;

十二、錄用博士、碩士、本科、大專、中專畢業生的名單和材料;

十三、調入人員的批件、報到介紹信、工資轉移介紹信;

十四、教職工調出的材料，包括轉移行政、工資關系介紹信的存根;

十五、教職工學院內部調動材料;

十六、合同制職工的合同、解除合同的報告、決定、通知等有關材料;

十七、教職工辭職、申請自費留學的報告、批復、有關材料;

十八、本學院有關教師、其他專業技術人員、行政人員評審職務、晉升職務的文件、規定、重要會議記錄、學院領導的批示、工作總結、統計材料;

十九、上級機關下發的有關教師、其他專業技術人員、行政人員職務評審、晉升的文件，如果是專門針對本單位的，保存永久，如果不是專門針對本單位的、一般普發性質的，保存30年;

二十、教師、其他專業技術人員、行政人員評審、晉升職務的審批表;

二十一、聘任工人技師、高級技師的文件、人員晉升名單、申報表等材料;

二十二、本學院聘任兼職教授的記錄和有關材料;

二十三、本學院教授被外單位聘任為兼職教授的有關函件;

二十四、本學院調整工資的文件規定;

二十五、上級機關有關調整工資的文件，如果是專門針對本單位的，保存永久，如果不是專門針對本單位的、一般普發性質的，保存30年;

二十六、本學院人員晉升職務、調整職稱和工資的匯總表、工作總結;

二十七、錄用人員的起薪通知單子;

二十八、各類人員的轉正定級名單和有關材料;

二十九、為學院做出突出貢獻的專家名單、享受特殊津貼人員名單、相關申報材料;

三十、職工出國、離休退休、死亡的停薪通知單;

三十一、教職工福利、困難補助（包括遺囑補助）等工作規定和申報表;

三十二、教職工喪葬費、撫恤金記錄的有關材料;

三十三、教育事業單位因公受傷的審批材料，如果是一般的因公受傷，保存30年，如果是因公受傷致殘，保存永久，具體材料包括醫院診斷、證明材料、學院報告和審批意見等等;

三十四、學院關于經濟管理的辦法，包括發放獎酬金、津貼的辦法。

說明：凡是以學院人事處正式發文形成的文件，擁有嘉南院人[XX]XX號這樣的文號，是永久保存的行政檔案，分類號XZ12。

最后，學院各個分院和基礎教學部有各自的行政綜合檔案（分類號XZ11），一般來說是保存30年，但是如果是以學院各個分院和基礎教學部正式發文形成的文件，擁有嘉南XX（分院代號）[XX]XX號、嘉南基[XX]XX號這樣的文號，都是永久保存的行政檔案，分類號XZ11。

作者簡介：

蔣斯茵，1979年2月12日出生，女，漢族，上海市，本科，助理館員，研究方向：行政管理。

（作者單位：上海交通大學嘉興南洋職業技術學院）