檔案管理信息化的科學發展路徑

于忠琴

【摘 要】檔案信息化建設能夠推動檔案管理工作的進步。與傳統的儲存方式不同，信息化時代儲存信息量會更大，速度也變得更快。因此我國開始推動檔案信息化建設，逐漸形成了自動化的信息管理平臺。但由于我國檔案管理仍然存在一些問題，需要我們正確認識這些不足，并針對性進行調整和改進，從而推動檔案信息化建設。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;科學發展;路徑

1.檔案信息化建設的優勢。

1.1檔案信息化儲存主體更為便捷。

信息化后的檔案主要采用光盤和云儲存對檔案信息進行存儲，這些現代化的儲存設備會比傳統的紙質檔案更容易保護和攜帶。而且隨著信息技術的不斷進步，檔案信息化的存儲設備體積變得越來越小，儲存空間卻變得越來越大。一張小小的儲存卡就可以存下幾十個企業或者幾百個個企業的檔案信息。

1.2存儲內容更容易保護。

傳統檔案多為紙質版本，這就要求必須把檔案放在干燥易儲存的空間里。而信息化檔案后儲存的空間變成了內存條或者光盤，這大大方便了我們進行儲存和使用。同時如果儲存的數據丟失，還可以通過技術手段進行找回。

1.3易于保護和管理。

信息化后的檔案能夠方便我們進行備份和使用。即使發生檔案失竊或者誤刪的情況，我們也可以通過備份的信息化檔案及時將資料找回，避免了傳統檔案中因為不可抗力因素被毀壞而不能修復的情況。

2.檔案管理信息化的發展與創新

2.1全面優化，形成統一的規范標準與管理制度

想要促進體系的穩定運轉，還應形成統一規范標準與管理制度，具體包含資源采集路徑、范圍、組成結構和種類、應用方式等方面的標準要求，同時還需要針對不同處理流程、軟件標準和應用技術等形成明確細則和工作要求。在標準規范條件下，促進處理流程、技術、資源全面融合，形成全新的檔案管理模式。檔案資源處理過程，可以結合新時代特征，實施全面優化改造，具體可以分成采集儲存、預處理、分析、組織、應用反饋等五種內容。

2.2合理規劃檔案管理

在檔案的管理中，通常根據檔案的實際情況進行檢查，確認之后進行存檔。一旦存儲了數據，檔案管理者便會使用此信息并向單位提供相關服務。但是在信息化背景下，這種工作模式顯得非常落后，因此有必要提高單位信息化管理檔案的水平。伴隨著我國檔案管理局域網絡建設進程的逐漸完善，有關檔案管理需要充分利用符合自身建設的網頁形式，有效的開展在線數據與信息的共享，且將管理平臺與企業內部的網站并聯，以此實現用戶信息的在線檢索功能。積極引進國際上高水平的管理體系，建立以現代技術為核心的檔案管理系統。檔案的管理人員要及時更新檔案信息資源庫，特別是建設文檔數據庫，來實現網上平臺電子文檔的管理，進而實現文件管理的合法化與智能化。

2.3信息化管理

在信息化環境中，檔案管理的創新需要信息化管理，而信息化管理需要概念上的更新，以及方法上的創新與改變，即檔案的集中分類，將可以信息化管理的檔案進行區分，并主動將其轉換為信息數據檔案。其次要做好信息化管理檔案的準備，記錄好有連帶關系的檔案，為信息化管理檔案做好準備。另外，檔案數據的信息化轉換需要很長時間，并且記錄過程需要嚴格的工作方法，切勿在過程中出現人為錯誤致使丟失檔案情況的出現。最后，轉換后的電子檔案需要與原始記錄中進行校正，以產生完整可靠的數據，這為進一步改進和使用電子數據提供了堅實的基礎。

2.4提高檔案信息的安全性

提高檔案信息的安全至關重要。首先，在信息化環境中，不管是檔案的歸檔或者是檔案的完善，都必須通過訪問特定的軟件，并且不可避免地要在網絡山上打開關于存檔的信息平臺，以便存檔的管理和對存檔的訪問。安全管理應從有權訪問檔案信息的工作人員開始，提高其待遇水平，改善人員培訓和晉升機制，從而減少人員流動，注重在日常培訓中提高道德操守，避免內部安全問題。第二，保護檔案免受火災，洪水，地震及黑客攻擊造成的意外損害，及時做好備份。第三，有必要增強現代信息技術的安全水平，使管理人員意識到網絡安全，并為他們提供在該領域工作的手段，通過實踐來增強檔案的安全性和機密性。

2.5建設科學合理的工作機制，實現文件有序上傳

企業檔案管理的相關部門要加大溝通力度，及時完善電子檔案數據管理部門，此部門將建立在公司部門的檔案中，并可用作公司資源數據庫的重要的部分。為了加強檔案管理工作與信息化技術的融合，必須建立一個科學合理的獎懲機制。建立良好的管理人員獎懲制度，應著眼于單位的利益，從而有效保護每一位員工的切身利益，實現真正的公正合理。因此，一方面有必要建立對工作的獎勵制度，另一方面必須制定適用于違反制度的懲罰規則，以達到工作機制真正的公平公正，獎懲嚴明。同時，要求單位加大對檔案管理的投入，改善相應的設施，并提供在檔案管理中使用，作為整合主要信息技術的物質保證。

目前存在于單一的電腦上進行收集電子文檔已然成為檔案管理多數電子文件無法回避的問題，相比于以往的文件，多數文件都是通過文件上傳和文件下載實現的，所以通過更改傳統的工作方式，可在計算機網絡中建立一個操控平臺，自動能夠在網上上傳電子文檔。將它們進行有效的收集后，再將其存檔于服務器中。比如為方便下級行政部門和用戶通過該網站傳輸其非機密檔案的全文，檔案管理也相應研發出電子文件自動上傳體系。

2.6積極有效進行在線服務

實現全面的信息化管理可徹底改變人們學習與工作的主體方式，讓人們能夠及時的通過信息體系與信息終端網絡獲取目前各式各樣的信息。因此被動的使用檔案方式一定會被現代的檔案服務所取代。檔案工作部門能夠編輯有關主題，能夠在網頁利用數據庫查詢，以便用戶可以使用電子郵件在互聯網上快速通信，交換信息并向著快速服務對象能夠及時應答。

參考文獻：

[1]劉夢玲.基層單位檔案信息化管理建設途徑和策略分析[J].智庫時代，2019（02）：14-15.

[2]劉亞蓮.基層檔案管理信息化建設途徑和策略分析[J].農家參謀，2019（12）：292.

[3]吳桂琴.基層單位檔案管理信息化研究[J].辦公室業務，2019（11）：46+50.

（作者單位：海倫市最低生活保障中心）