國際貨運代理企業合規操作問題探討

歐陽駒

摘 要：合規操作是國際貨運代理企業為發貨人辦理貨物出運工作中的一項基本要求，然而部分國際貨運代理企業為了承攬更多的業務卻人為放棄了對這一基本要求的堅持，并將自己處于被投訴、索賠、訴訟等潛在風險之中。所以分析國際貨運代理違規操作的危害，研究合規操作的程序與方法，可以提高國際貨運代理企業合規操作意識與水平，降低國際貨運代理企業業務經營中的潛在違規風險，使其可以持續、穩定發展。

關鍵詞：國際貨運代理;違規電放;合規操作;程序;方法

國際貨物運輸實踐中，部分國際貨運代理企業及國際物流企業（以下統稱“貨代企業”）為了承攬更多業務人為放棄了合規操作的基本要求，即使發貨人的要求不合理也會盡最大努力去滿足，卻不知這些違規操作已將自己置于被投訴、索賠、訴訟等潛在風險之中。本文將以一則貨代企業違規安排電放被訴訟案為例，分析違規操作的危害，研究合規操作的程序與方法，希望能給貨代企業帶來一定的借鑒作用。

一、案例導入

2019年3月10日，貨代企業M（以下簡稱“M貨代”）接受老客戶貿易公司A（以下簡稱“A公司”）委托從中國寧波港出運15立方米、價值12萬美元的拼箱貨物到韓國釜山港。由于是近洋運輸且目的港收貨人無需正本單據清關，所以A公司每次都通過電放形式放貨以避免貨等單（裝運單據）而產生滯港費。然而這一次M貨代要求A公司提供電放保函安排電放時，其業務負責人兼法定代表人王總卻通過微信回復說目前正在韓國出差，暫時無法提供加蓋公章的電放保函，要求M貨代憑微信授權直接安排電放?？紤]到A公司是合作已經超過幾十次的老客戶且王總又是法定代表人，過去也有其他客戶憑微信授權安排電放的先例，所以M貨代在未收到電放保函的情況便對此票貨物安排了電放，并將己方作為承運人的電放提單給到王總。但是這一次違規電放卻給M貨代帶來了訴訟風險。2019年3月20日，M貨代收到自稱A公司合伙人張總的電話，質詢為什么在A公司沒有收到貨款也沒有提供電放保函的情況下就對此票貨物安排了電放，導致收貨人在未付款的情況下就提走貨物，使A公司失去收款保障？M貨代辯稱已經收到其業務負責人的電放要求及微信授權，是否收回貨款是其公司內部問題。但是張總反駁說其業務負責人王總因公司內部經營爭議問題出走韓國，已經被收回相應印章的控制權和使用權，其行為已經不能再代表A公司。M貨代在未收到A公司出具的加蓋公章的電放保函就安排了電放，理應對其不合規的電放行為負責，承擔由此給A公司帶來的12萬美元貨款損失，并據此將M貨代訴訟到地方法院。M貨代立即聯系A公司業務負責人王總，王總確認了其公司內部經營爭議問題，并稱此票貨物韓國收貨人實際控制人就是他本人，與其合伙人張總的經營爭議解決后就會付款，承諾盡快解決問題并說服張總撤訴。后歷經2個月王總說服了張總并撤訴，最終在A公司內部解決了問題。

二、案例分析

電放（Telex Release）是指發貨人在裝運港不要求承運人簽發正本提單或是交回承運人已簽發的全套正本提單，改以電子形式（最早是電傳，即電放英文中Telex的由來， 然后是傳真，現在基本是電子郵件）將貨物直接放給目的港收貨人（或其代理人），使收貨人在目的港提貨時無需提交正本提單的一種轉移貨物控制權及所有權的形式。電放一經安排就會使發貨人失去對已裝運貨物的控制權和所有權，所以承運人在實際安排電放前都必須要求發貨人提供電放保函以規避己方責任。整箱運輸貨物通過船公司電放需要寄送加蓋發貨人公章的正本電放保函原件給船公司，拼箱運輸貨物通過無船承運人電放需要提供加蓋發貨人公章的正本電放保函掃描件或是傳真件給無船承運人。國際貨物運輸實踐中，承運人必須收到發貨人的合格電放保函之后才能安排電放，這是硬性要求。本案中M貨代在未收到發貨人A公司提供的電放保函掃描件或是傳真件，僅憑其業務操作人員微信授權就安排了電放，在程序上是存在過錯的，在操作上也是不合規的。同時M貨代將A公司法定代表人行為完全視為A公司行為也存在一定的片面性，因為無法確認法定代表人在具體業務中是否獲得了公司的充分授權。綜上，A公司合伙人張總要求M貨代承擔違規電放責任具有一定的合理性，如果最后問題不能通過協商解決，M貨代需要先行承擔相應責任，然后向A公司的張總進行追償。盡管本案最后得到了解決，但是也給M貨代及有類似違規操作的貨代企業敲響了警鐘，毫無原則地滿足客戶的合理的、不合理的要求不但不能維持住客戶，還可能帶來一系列的被投訴、索賠、訴訟等潛在風險。

三、幾點啟示

（一）提高合規操作意識

貨代企業規避被投訴、索賠、訴訟等潛在風險的根本方式是合規操作，嚴格按照法律、法規及企業內部規定程序為發貨人辦理貨物出運事宜。同時提高合規操作意識，加強企業內部操作程序與規范管理，將合規操作作為內部銷售員工與操作員工日常管理及考核重點，對待大小、新老客戶（發貨人）一視同仁，在主觀上拒絕違規操作，不引導、不幫助發貨人實施任何手續不全的貨運操作。

（二）程序及要件合規

1.新客戶需要簽訂貨運代理協議。貨代企業受新客戶委托辦理貨物出運手續時，需要參照中國海事仲裁委員會推薦的《貨運代理協議示范條款》（詳見http：//www.cmac.org.cn/？p=582）簽訂貨運代理協議，明確雙方的責任與義務。除了示范條款，筆者建議在貨運代協議中還要約定以下內容：第一，雙方業務負責人姓名、身份證號、手機號碼、微信ID、QQ及電子郵箱。第二，發貨人訂艙所用業務章以及正式文件所用公章印模留底。第三，后期業務中的訂艙委托書需要加蓋業務章、保函等正式文件需要加蓋公章才能生效，且所有業務往來都需要通過上述約定的電子郵箱發送，其他形式發送的不作為最終依據。第四，所有以掃描件為準的文件必須是打印出來后加蓋相應印章的掃描件，而不能是直接加蓋電子印章形式，以防原業務負責人離職或是類似本案中在內部已經被收回印章使用權后還能以電子印章形式辦理業務的情形發生。貨運代理協議作為實際辦理出運前的要件之一，需要加蓋發貨人合同章或是公章，期限一般是一年，有效期內簽訂一次即可。

2.老客戶要憑書面委托辦理出運。已經簽訂委托貨運代理協議的客戶，在實際出運貨物時貨代企業還需要要求發貨人通過約定郵箱發送加蓋約定業務章的訂艙委托書，并根據實際業務委托項目（詳見表1）再次核實報價及安排出運。如有訂艙委托書中委托項目之外的項目發生，必須告知發貨人并取得發貨人的書面授權后辦理，嚴禁出現越權代理的情形發生。由于不同業務委托項目會有所不同，所以訂艙委托書是每次出運貨物時的必須要件。

3.電放必須憑發貨人保函處理。如前文所說，電放會使發貨人立即失去對已出運貨物的控制權，所以貨代企業辦理電放時必須取得發貨人提供的加蓋公章的電放保函這一必須要件，對任何發貨人的任何解釋、任何貨等單等緊急情形都不能例外，有效區分人情要求與要件要求。必要時可以向發貨人解釋：“我們的合規操作才是您信賴我們的基石，才能為已出運貨物提供安全保障?！必洿髽I任何時候都必須堅持憑合格電放保函安排電放這一底限。

電放保函包括兩部分內容，一是已出運貨物基本信息，二是發貨人聲明條款，詳見表2。

（三）流程及方法合規

貨代企業收到發貨人的合格訂艙委托書后，可以參照下面的流程安排貨物出運工作，其中在每一環節都有提示、有確認是實現合規操作、避免后期爭議的有效方法。

1.提示并確認報價。當收到發貨人的合格訂艙委托書時，正常來說其準備出運貨物的件、毛、尺等數據已經基本準確，貨代企業需要據此發正式報價給發貨人，建議以列表形式說明此票出運貨物的費用明目及金額。為避免后期爭議，即使之前已經給發貨人發過報價也要重新報價，因為這期間出運貨物的數據及費用金額都可能發生變化。在報價中要說明哪些費用是按照“體積/重量（運費噸”）收費，哪些費用是按照“票”收費。此外，還需要說明報價的有效期。尤其是在某項費用金額預期上漲的情況下，必須說明報價的有效期，避免后期費用上漲而沒有事先說明而產生爭議。同時也要提示發貨人預期漲價幅度，讓其提前做好準備。實務工作中，報價時除了列明裝運港費用外，還要提供目的港費用供發貨人以及收貨人參考，避免貨物到港后收貨人因目的港費用過高拒絕提貨，并向發貨人投訴的問題產生。正式報價被發貨人確認后才能實際安排出運事宜。

2.提示并確認出運注意事項。貨代企業在每次貨物出運之前都有必要提示發貨人一些必知的注意事項，建議做成一個提示文件發給發貨人，防止新客戶或是客戶新業務人員因業務不熟練而出現差錯。第一，貨物應如實申報，報關單據需要與出運貨物一致，不能有任何的夾帶以及瞞報、漏報，避免發貨人有意無意的夾帶行為。第二，整箱運輸貨物如委托貨運代理安排到工廠拉貨，需要提供準確拉貨地點以及聯系人，確認上門拉貨的卡車車牌號與后續貨代企業通知的卡車信息一致后裝運，告知拉貨卡車最長可以免費等待時間及超時收費標準;拼箱運輸或是在碼頭指定倉庫裝箱，貨物由發貨人自行送貨到倉庫時，要告知發貨人最遲的進倉時間以及倉庫收取的費用;避免拉貨卡車在裝箱地等待時間過長或是發貨人延遲送貨的問題產生。第三，告知發貨人貨代企業在本次出運貨物業務中的身份，即承運人、貨代、船代身份的一種或是多種。如果貨代企業以自己的名義簽發運輸單據，并表明承運人身份，則其身份既是貨代又是承運人，需要對整個運輸承擔責任;如果貨代企業不以自己的名義簽發運輸單據，只是向發貨人轉交其他承運人簽發的運輸單據，則其身份僅是貨代，僅需承擔貨代責任;如果貨代企業以船公司或是其他無船承運人的代理身份簽發提單，則其身份既是貨代又是船代，需同時承擔貨代及船代責任。

3.提示并確認清關單據。當下各口岸都實行電子委托、電子通關，一般無需發貨人提供正本單據清關，發貨人也不會做寄送正本單據的準備，如有例外需要正本單據清關的情況需要提前告知發貨人，使其提前做好準備。此外，還需要根據訂艙委托書的委托項目確認并告知發貨人需要提供的單據種類及正副本份數（如有需要）。不管清關是否需要正本單據，都應該首先確認電子版單據，且應該在收到發貨人電子版單據的第一時間確認是否合格，如不合格需要一次性明確告知如何修改。切忌在報關開始后才發現單據存在短缺或是不合格問題臨時通知客戶更改，防止因發貨人不在辦公室或是沒有相應印章在手不能修改而延誤清關的問題發生。

4.提示并確認報關預錄單。報關單上的內容及數據關乎到發貨人能否正常申報出口退稅，所以貨代企業需要通知報關員在正式申報之前提供報關預錄單，并發給發貨人確認，提示發貨人仔細確認報關單上的品名、型號、單價、計量單位、幣制、境內貨源地等欄目，告知其一經確認就不能修改，避免后期因申報錯誤產生的改單行為導致發貨人及報關企業被海關降級的可能，或是無法改單影響到發貨人出口退稅而產生額外經濟損失。

5.提示并確認運輸及保險單據。在任何運輸下，貨代企業在正式申請或是簽發運輸及保險單據之前都應該發送確認件給發貨人確認，待發貨人確認后才能自行或是要求相關合作單位出具正本，避免因運輸及保險單據不符導致發貨人無法交單結匯或是收回貨款的問題單產生。此外，在發送上述單據確認件給發貨人確認時，建議用不同顏色文字注明需要重點要確認的欄目或是字段，以便發貨人盡快確認。