新時期高校二級學院行政秘書工作現狀及素質提升策略

徐燕茹

新時期高校二級學院行政秘書工作繁重復雜，工作職責廣泛，是聯系領導、部門以及師生之間的重要橋梁和紐帶，對教育教學工作順利開展尤為重要。對工作中的各個環節都要把控到位、溝通到位、執行到位。對此，本文根據高校二級學院行政秘書的工作現狀，提出了相應的素質提升策略，以提高工作質量，為二級學院教育教學順利進行提供重要保障。

一、研究背景及意義

在新時期，高校要實現穩步發展， 充分體現辦學理念和社會價值， 就必須要有高效的行政管理工作。伴隨著高等教育大眾化進程進一步加快，全國高校的辦學規模、教育層次和辦學水平不斷提高，二級學院管理的作用日益凸顯，逐步成為高校實施行政管理的重要形式。二級學院行政秘書作為高校行政管理工作隊伍的重要一員， 是高校行政管理政策的執行者、落實者、反饋者， 是聯系學院與學校、學院與學院、學院與師生之間的重要橋梁紐帶， 在落實、完成并反饋學校管理部門與基層行政管理單位工作任務方面發揮重要作用。二級學院行政秘書工作繁雜，服務對象廣泛。因此，針對新時期高校二級學院行政秘書的現狀，提升秘書的業務素質和管理能力，是保障二級學院教育教學工作順利開展的有力保障。

二、新時期高校二級學院行政秘書現狀

（一）工作繁重復雜，效率有待提升

1.高校二級學院行政秘書工作繁重復雜，工作職責廣泛，對于學校相關部門下達的各項任務，要有針對性地傳達，并根據指示精神做出相應的部署和后續上報及歸檔工作。同時面對廣大的師生群體，工作既要講究時效還要保證質量。作為溝通和傳遞信息的橋梁紐帶，對于工作各個環節都要把控到位、溝通到位、執行到位，這需要秘書有足夠的耐心和精力去完成每項工作。

2.行政秘書是校級行政部門以及師生信息的交匯點，也是各種問題和矛盾最集中的地方，積極有效地協調和溝通是行政秘書每天都要做的工作。因此，行政秘書必須得從大量的工作中整理出頭緒，要保障各項工作有序開展、按時完成，必須督促到位、關注到位，這勢必需要秘書付出更多的精力與時間。

3.二級學院在進行工作安排和溝通的過程中，缺乏對應的規章制度，從而導致參與者在行動上無法保持一致性，要想妥善處理某些事情需要反復進行確認和溝通，浪費了行政秘書的時間和精力，很多時候事務的處理過度依賴人的經驗，而不是通過規章制度進行約束，這種事務的處理方式，也是影響行政秘書工作效率的重要原因。

（二）缺乏職業發展規劃，業務素質有待提升

1.高校二級學院行政學院秘書崗位入職門檻普遍偏低，人員素質以及專業知識水平參差不齊，同時，二級學院作為一個獨立的教學單位，在高校方針政策的指引下，各種培訓進修、職稱評聘、工作考核等都向教師教學和科研傾斜，導致秘書自身職業發展目標不明確，工作能力提升缺乏動力，致使人員流動性大，隊伍穩定性差。

2.很多高校二級學院行政秘書并非專業人員，沒有系統的學習過秘書學、教育學和管理學，日常忙于業務工作，無暇顧及業務能力的培養和提高。行政秘書普遍缺乏自主學習的動力和毅力，沒有長遠的職業規劃，對自身專業知識學習缺乏興趣，業務素質提升能力有限，自身在論文撰寫以及科研方面欠缺主動性，更高層次的專業理論知識儲備匱乏，有的甚至放棄職稱晉升的機會，不能積極地通過自學專業知識給自己補給來提升專業素養。

（三）缺乏創新意識，工作效率有待提高

在實際工作中，行政秘書接觸的程序化以及重復性的工作很多，這使得行政秘書很容易拘泥于傳統的工作模式之中，創新思維受限。另外，由于高校的硬件設施以及資源配置的原因，一些辦公設備老化、故障頻出，秘書又習慣于依賴這些常用的硬件辦公設施和資源，再加上秘書缺乏對現代化信息技術手段的了解和應用，在處理突發狀況時不能得心應手，直接導致工作的效率受到影響。

三、新時期高校二級學院行政秘書素質提升策略

（一）提高政治理論水平，加強職業道德素養

高校承載著立德樹人的使命，作為高校教育管理中的一員，行政秘書必須具備政治理論修養，要深入學習新時代中國特色社會主義理論，用馬克思主義觀點分析問題、解決問題、實事求是。行政秘書要自覺做到遵章守制，嚴格按照流程辦事，做到謙虛謹慎。遵守職業道德，忠于職守、誠實守信，在工作中起表率作用。虛心向他人學習，認真聽取領導和同事的意見和建議，對于工作中出現的問題和難題，要積極尋求解決途徑，發揮好溝通和協調作用，從自我做起，提高學院員工的凝聚力，積極倡導和諧的工作氛圍。

（二）轉變思想觀念，改進工作方法

1.新時期行政秘書已經不是傳統觀念上的服務型隊伍，行政秘書要將個人的發展和素質能力提升融入到高校的建設發展之中，行政秘書應該建立自我學習的常態化，加強政策理論學習，及時了解高校的實際情況，掌握基礎數據信息，學習專業知識以及與崗位相關的技能，力求多學、深鉆，使思維更活躍，促使自己在學校的不斷發展中取得新成績。

2.行政秘書不但要認真貫徹落實學院的工作部署，還要輔助領導和各行政部門完成相關環節的工作，要想提高辦事效率，就要求秘書轉變工作態度，要直接性與輔助性相結合，服務性與協調性相結合，針對性與綜合性相結合，以提高工作效率和工作質量為根本出發點，從被動輔助向積極主動配合轉化，做好溝通協調工作，依據每項工作的重要性及緊急程度，有條不紊地開展工作。

（三）增加知識儲備，提高工作能力

行政秘書要適應高校改革發展的步伐，從教育、管理專業知識到與工作相關的心理學、法律、統計、辦公軟件等知識都要有所了解，做到在實際工作中靈活運用。在信息化高速發展的今天，行政秘書尤其要具備網絡信息處理能力和通過網絡協調各項工作的能力，特別要熟悉使用日常辦公軟件，善于更新和利用其高效、便捷的優勢，在提高秘書自身專業化知識水平的同時，實現工作效率與處理各項事物的能力同步提升。

（四）培養創新型思維和工作模式，提高工作質量

1.行政秘書首先要做好服務工作，在思維方式、服務方式上要提高創新。在服務意識上，不但要積極主動，而且要有超前服務意識，在飛速發展的信息化時代，行政秘書要對現實的工作進行正確的研判，根據其規律找出工作的現實需求和潛在需求，積極探索其工作對領導及師生服務的動態適用性。實事求是，求真務實，堅持問題導向，抓實質，找準重點，勤于思考，善于反思，在工作上保持積極主動，處理問題機動靈活，提高把握政策的能力，確保工作順利完成。

2.面對自動化、無紙化的辦公潮流，要加強辦公信息技術化，摒棄傳統的工作思維方式和方法，充分利用現代化信息手段，建立有效的溝通平臺，提高信息傳達時效性以及溝通的便捷性。敢于突破傳統思維的局限性，根據事物的發展規律去思考問題，尋求解決途徑，要把工作想在前、做在前，重效率，重協作，做到嚴謹科學、精簡高效，切實提高工作質量。

四、結語

新時期高校二級學院行政秘書要與時俱進，從自身發展出發，加強學習，建立學習的常態化，不但要向書本學，還要向身邊的先進學，提高服務質量，提高團隊凝聚力，積極構建和諧的工作氛圍。不斷更新工作思維，以提高服務質量為出發點，積極創新工作方法，積極利用現代化信息技術提高工作效率，為二級學院教育教學順利進行提供重要保障。（作者單位：大連理工大學城市學院）