從城建檔案利用實例探究檔案的開發(fā)利用工作

劉蓉

[摘 要] 城建檔案是城市建設(shè)的真實記錄，隨著城市建設(shè)化進(jìn)程的不斷加快，城建檔案在城市發(fā)展建設(shè)中占據(jù)著重要的位置。因此，做好城建檔案的開發(fā)工作和利用具有重大的意義，本文以郴州市為例，對城建檔案開發(fā)利用工作進(jìn)行了研究探討。

[關(guān)鍵詞] 城建檔案 實例 檔案開發(fā) 檔案利用

城建檔案管理的重點工作主要在于接收檔案、管理檔案以及利用檔案，接收和管理檔案的最終目的也是為了便于社會各界對城建檔案的利用，因此需要對城建檔案進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，這樣才能夠在最大程度上實現(xiàn)城建檔案管理工作的意義。郴州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館自1985年成立以來，為廣大群眾提供了便利的服務(wù)，直接或間接的幫助群眾解決了實際問題。下面筆者以2019年度檔案利用典型實例予以分析

一、檔案利用實例記錄

（一）城建檔案為城市規(guī)劃、產(chǎn)權(quán)糾紛、辦理手續(xù)等工作提供依據(jù)

1.辦理產(chǎn)權(quán)手續(xù)方面

2019年6月底，我館接待了多位市民，經(jīng)了解得知，市民都是來館中查詢建房檔案的，因為自家小孩需要辦理入學(xué)手續(xù)，而手續(xù)中必須要有相關(guān)的房產(chǎn)證明才能夠確定小孩的入學(xué)區(qū)域，可是因為都是自建房，建房當(dāng)時并未辦理相關(guān)的房產(chǎn)手續(xù)，而有關(guān)的資料自己又沒能保存好，導(dǎo)致資料丟失，只有來到我館尋求幫助。我館的工作人員在了解到事情的緣由之后，立即為市民調(diào)閱并復(fù)印了建房檔案，為市民辦理產(chǎn)權(quán)手續(xù)提供了依據(jù)，幫助市民有效解決了小孩上學(xué)的問題。

2.產(chǎn)權(quán)糾紛方面

2019年5月底，郴州市蘇拖小區(qū)的業(yè)主來到了我館，拿著介紹信表示要調(diào)閱相鄰小區(qū)的整體規(guī)劃圖，我館工作人員在了解其目的之后得知，原來是蘇拖小區(qū)和相鄰棕櫚園小區(qū)的消防通道歸屬問題沒有處理好，導(dǎo)致如今蘇拖小區(qū)暫時沒有消防通道，蘇拖小區(qū)的業(yè)主更是擔(dān)心小區(qū)內(nèi)的消防問題，此次特來我館了解小區(qū)的整體規(guī)劃情況。我館工作人員也立即為蘇拖小區(qū)的業(yè)主調(diào)取了小區(qū)規(guī)劃紅線圖和小區(qū)規(guī)劃平面圖，經(jīng)過我館工作人員的回訪，蘇拖小區(qū)業(yè)主已經(jīng)將收到的證明材料上報給了政府相關(guān)部門和郴州市規(guī)劃局，此后規(guī)劃局的工作人員也去現(xiàn)場進(jìn)行檢查。小區(qū)業(yè)主還反饋，相關(guān)部門會進(jìn)一步核實情況并對消防通道進(jìn)行整改，且會時刻監(jiān)督整改情況。我館的工作讓蘇拖小區(qū)的業(yè)主放心，也為市民維權(quán)提供了有效依據(jù)[1]。

3.城市規(guī)劃方面

2019年5月，因為郴州市需要開展排水系統(tǒng)調(diào)查和研究工作，郴州市市政設(shè)計研究院、湖南省建筑設(shè)計院的工作人員相繼來到我館，主要是為了查詢郴州市中心城區(qū)的地下管線資料，相關(guān)工作人員在與我館簽訂了保密合同之后，隨之拷貝了相關(guān)的數(shù)據(jù)。通過我館提供的數(shù)據(jù)，工作人員進(jìn)行了現(xiàn)場勘查工作，同時為摸清城市排水系統(tǒng)的問題，深入地進(jìn)行了分析，提出了針對性的解決方案。這樣一來便鞏固了城市污染防治效果，彌補(bǔ)了城鎮(zhèn)排水設(shè)施的缺陷，從而進(jìn)一步推進(jìn)了城市排水系統(tǒng)的增效提質(zhì)，同時促進(jìn)了城市規(guī)劃的發(fā)展，實現(xiàn)了郴州市城鎮(zhèn)化的發(fā)展[2]。

（二）城建檔案為城市工程改（擴(kuò)）建、維修、管理等工作提供依據(jù)

1.工程改（擴(kuò)）建方面

郴州火車站建設(shè)于1988年，至今運營時間超過了30年。隨著時間的推移，火車站的外觀逐漸破舊，火車站內(nèi)相關(guān)設(shè)施簡陋，候車條件差，給廣大旅客帶來了極大的不便。在2019年4月，中鐵上海設(shè)計院集團(tuán)有限公司、郴州市發(fā)展投資公司的工作人員來到我館，主要是為了改建郴州火車站客運設(shè)施的工程，工作人員在我館中查閱并復(fù)制了郴州火車站相關(guān)的工程檔案和火車站片區(qū)地下管線資料，該資料和檔案為城市建設(shè)、鐵路站房建設(shè)提供了相應(yīng)的幫助，且進(jìn)一步幫助郴州火車站提升其綜合運輸能力[3]。

2.房屋裝修方面

2019年3月，湖南省電力郴州蘇仙分公司的技術(shù)人員李先生來到了我館，咨詢了電力公司綜合樓竣工圖的存檔情況，我館工作人員詳細(xì)地向他詢問了查閱資料的原因。他表示，電力公司綜合樓建設(shè)于2006年，因時間太久，綜合樓內(nèi)部的設(shè)施已經(jīng)逐漸老化，需要重新進(jìn)行改造和裝修，但是他們卻無法確定房屋承重梁以及房屋承重墻的位置，因此來到了我館查詢相關(guān)資料。我館工作人員立即為李先生調(diào)取了6卷電力公司綜合樓的竣工圖。后經(jīng)回訪，李先生從我館中調(diào)取的資料幫了大忙，為綜合樓的裝修改造提供了極大的幫助。

3.解決消防隱患方面

2019年1月，郴州市和府物業(yè)服務(wù)有限公司的工作人員曹女士來到了我館，稱要調(diào)取北湖商業(yè)城項目的竣工圖，我館工作人員向其詢問了情況。經(jīng)過了解，曹女士稱為迎接消防部門的消防檢查，需在我館調(diào)取商業(yè)城的相關(guān)工程資料，以此了解北湖商業(yè)城中消防設(shè)施設(shè)備的實際情況，便于進(jìn)行整改和維護(hù)。我館工作人員立即為曹女士調(diào)取了8卷北湖商業(yè)城的檔案，并為其復(fù)印了相關(guān)的圖紙，為項目的整改工作節(jié)約了大量的時間。此后，我館工作人員對曹女士進(jìn)行了回訪，了解到物業(yè)公司已經(jīng)根據(jù)我館提供的檔案對北湖商業(yè)城進(jìn)行了自檢，并在之后順利通過了消防檢查，在此過程中城建檔案為商業(yè)城消除安全隱患提供了一定的依據(jù)[4]。

（三）城建檔案為工程評優(yōu)等工作提供依據(jù)

湖南省每年一度的“省優(yōu)質(zhì)工程”的評優(yōu)活動拉開序幕之后，在2019年1月份到3月份，湖南省郴州建設(shè)工程集團(tuán)有限公司、湖南省郴州市第二建筑工程公司的工作人員也與城建檔案館取得了聯(lián)系，希望尋找相關(guān)資料。在湖南省優(yōu)質(zhì)工程的申報程序中必須要用到以下材料：工程全貌和工程主要部位質(zhì)量情況的彩色照片、工程項目消防驗收資料、工程項目竣工驗收備案資料等。因為有的資料單位檔案部門保管不妥當(dāng)，而導(dǎo)致資料丟失，但是部分資料需要城建檔案館出具檔案驗收的相關(guān)證明之后才具有一定的效用，種種原因就導(dǎo)致公司的工程評優(yōu)工作陷入了困境。城建檔案館的工作人員對他們熱情的接待，并為他們提供了參與評優(yōu)工作的驗收佐證資料，同時幫助他們調(diào)取了悅秀名城、紫宸瀾山、玫瑰園、錦繡東城、龍泉名邸、西城美域等工程的歸檔驗收資料等，共計30余卷。在此之后，城建檔案館對公司進(jìn)行了隨訪，了解到調(diào)取過資料的工程均被評選為了湖南省最優(yōu)工程，部分樓棟還評上了湖南省“芙蓉獎”。可見，城建檔案對于建設(shè)工程來說，是進(jìn)行核查的主要標(biāo)準(zhǔn)[5]。

（四）城建檔案為城市建設(shè)科學(xué)研究、總結(jié)經(jīng)驗等工作提供依據(jù)

1.城市建設(shè)總結(jié)經(jīng)驗方面

2019年9月，郴州市檔案局（館）聯(lián)合蘇仙區(qū)檔案館、北湖區(qū)檔案館和我們城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館共同承辦了“壯麗70年奮斗新時代——慶祝中華人民共和國成立70周年圖片展”，在活動開展過程中，城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館也提供了許多老城區(qū)的檔案照片，通過這些老照片，與現(xiàn)今郴州市發(fā)展的照片進(jìn)行比較，展示了郴州市70年來社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展上的變化。

2.城市建設(shè)科學(xué)研究方面

2019年6月，郴州市規(guī)劃設(shè)計院的工作人員來到了城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，希望尋求我們的幫助，為了解郴州市城市建設(shè)情況提供相關(guān)的文獻(xiàn)資料，也為城市編制空間規(guī)劃提供科學(xué)研究的信息。我館為其提供了1992年的《郴州市建設(shè)志》和1993年的《郴州市志》等資料，通過了解文獻(xiàn)來充分認(rèn)識郴州市城市建設(shè)的歷史，也同時探究了城市規(guī)劃發(fā)展的規(guī)律，通過科學(xué)決策、弊短揚長，為城市空間規(guī)劃提供了相應(yīng)的參考[6]。

二、檔案開發(fā)利用工作的分析

從上述利用實例可以看出，城建檔案不僅僅是城市建設(shè)、城市工程改（擴(kuò)）建、城市規(guī)劃、城市管理以及城市重建的信息來源，還是維護(hù)市民合法權(quán)益的有效依據(jù)。檔案作為一種原始記錄，它所含的信息資源具有巨大的開發(fā)利用價值。筆者認(rèn)為要做好開發(fā)利用，就要充分認(rèn)識檔案的信息價值，深入開發(fā)檔案資源，使其充分發(fā)揮作用。

（一）加大檔案宣傳，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

檔案利用率與人們對城建檔案工作的認(rèn)知度和重視度有關(guān)，檔案管理部門要轉(zhuǎn)變觀念，檔案工作者要放下“倉庫保管員”的身份，樹立主動服務(wù)意識，通過走出去、請進(jìn)來等方式，利用各種渠道去宣傳引導(dǎo)，提高人們對城建檔案工作的重視。

（二）充實館藏資源，豐富館藏載體

豐富的館藏資源是開發(fā)利用檔案的前提條件，城建檔案管理部門要按照規(guī)定接收和收集所屬范圍的所有檔案，并注意檔案的系統(tǒng)性和連貫性，檔案載體可包含紙質(zhì)、電子、音頻、視頻、3D模型等多樣化形式。

（三）加快信息化建設(shè)，提高利用效率

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，我們要打破傳統(tǒng)的檔案資源管理模式，加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)，打造信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門信息資源互通共享，為人們提供安全、高效、便捷的檔案查詢利用服務(wù)。

（四）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提升檔案人員素質(zhì)。

新時代背景下，城建檔案資源的開發(fā)利用涉及建筑、規(guī)劃、安全保密、信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)分析處理等多元知識結(jié)構(gòu)，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，城建檔案管理部門需要強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識，加強(qiáng)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，針對崗位內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和經(jīng)驗交流，提升檔案人員工作能力和業(yè)務(wù)水平。

三、結(jié)語

總體來說，城建檔案管理工作的重要性不容忽視，開發(fā)與利用城建檔案的信息資源，對于促進(jìn)城市規(guī)劃工作的開展，有著重要的意義，對社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也有重要作用和價值。如何進(jìn)一步開發(fā)和有效利用城建檔案，是相關(guān)管理人員必須重視的工作。管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)自身專業(yè)管理能力，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理手段，為扎實做好城建檔案管理工作，全面提升城建檔案管理的水平，順利實現(xiàn)城建檔案資源的開發(fā)和利用目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]高黨莉.芻議城建檔案信息資源的開發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：77.

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[6]劉磊.信息化條件下如何做好城建檔案的開發(fā)利用[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2019（15）：6018.