醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用探析

惠洪海

[摘 要] 醫(yī)院文獻檔案的內容相對復雜，包括病例個案、財務信息及人事信息等方面，檔案工作肩負著記錄醫(yī)院演變發(fā)展全程的責任，對促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的有重要作用。檔案管理作為醫(yī)院日常工作的主要組成部分之一，其工作效率與檔案信息利用率密切相關，一旦忽略其管理環(huán)節(jié)則無法發(fā)揮作用。本文以醫(yī)院檔案管理為切入點，分析其促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的作用，進一步提出具體的管理措施，旨在為相關從業(yè)人員積累更多的實踐經驗。

[關鍵詞] 醫(yī)院檔案 管理 醫(yī)院 持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院檔案指醫(yī)療機構日常工作中所形成具有保留價值的歷史記錄，其保存形式包括文字、圖表及聲像等。從本質上看，醫(yī)院檔案全面客觀記錄醫(yī)院于不同時間段及不同社會背景條件下所發(fā)生的事件、所參與的活動及所獲得的成績，往往被視為醫(yī)院發(fā)展歷史的見證[1]。同時，做好醫(yī)院檔案管理工作不僅能大幅度提升醫(yī)院各項日常工作的效率，增強總體醫(yī)療技術水平，更能保證醫(yī)院領導層決策的合理性及科學性，為醫(yī)院管理機制改革提供強有力的參考依據(jù)。由此可見，充分利用醫(yī)院檔案信息資源能為醫(yī)療機構科研及管理等工作作出貢獻，有助于實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的目標。本文針對“醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中作用”進行分析研究具有重要的價值意義。

一、醫(yī)院檔案管理促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的作用分析

（一）推動醫(yī)院進步

信息時代之中科學技術水平趨向成熟，而醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展無法脫離創(chuàng)新科學技術的支持。由此可見，將臨床實踐與科學技術相結合，能突出臨床實踐的應用優(yōu)勢，創(chuàng)造出全新的技術成果，而上述技術應用過程屬于良性循環(huán)，能全面記錄于檔案信息之中[2]。從科技檔案內容角度來看，所包含的信息技術及實踐經驗可能成為新興技術被大范圍推廣的參考依據(jù)，為醫(yī)院科學技術水平得到深層次提升提供強有力的支持及保障。

（二）提升服務質量

病歷檔案作為醫(yī)院檔案的主要組成部分，具有內容復雜及管理難度大等鮮明特點，并且病歷檔案與廣大人民群眾切身利益間存在著密切聯(lián)系，一旦管理水平不佳則直接影響疾病防控及群眾日常保健的效果[3]。由此可見，做好病歷檔案整理歸檔工作在醫(yī)院檔案管理工作有著極其重要的地位及作用，往往需要管理人員第一時間收集與群眾密切相關的健康信息，予以歸類分析，提取有效的醫(yī)療信息，有助于大幅度提升醫(yī)療機構水平，保證醫(yī)療服務質量。

（三）深化技術改革

設備檔案占據(jù)著醫(yī)院檔案管理極其重要的地位及作用。從本質角度來看，設備檔案往往被視為醫(yī)院固定資產的重要參考依據(jù)，而查閱設備檔案能幫助醫(yī)療機構全方位掌握大中型醫(yī)療設備的使用狀況。例如，使用頻率、運轉現(xiàn)狀及使用年限等，為醫(yī)療設備再次購置提供相應的參考依據(jù)[4]。同時，做好設備檔案管理工作不僅避免出現(xiàn)資源浪費，更能為全新醫(yī)療設備引進提供參考依據(jù)，做到真正意義上的深化醫(yī)院技術改革，提升服務條件。

（四）保證合理決策

與其他部門相比，醫(yī)院檔案管理部門肩負著妥善保存所有醫(yī)院檔案信息的職責，為促進醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供相應的參考依據(jù)。以分配房屋為例，貫徹落實以人為本的工作原則，利用提供住房來吸引更多的專業(yè)人才，此時檔案查詢的作用充分發(fā)揮，能從中綜合考量醫(yī)務人員工齡、職稱及學歷，最大限度保證房屋分配的合理性。同時，利用檔案查詢手段能了解醫(yī)務人員論文發(fā)表及執(zhí)業(yè)證書的基本情況，協(xié)助領導層決策。

（五）營造建設氛圍

醫(yī)德檔案不同于其他類型檔案，其演變形成無法脫離醫(yī)院正常運行的支持，往往被視為約束醫(yī)務人員日常行為的檔案。醫(yī)德檔案內容相對復雜，不止包括醫(yī)療機構內在管理制度，更囊括了相應的獎懲考核機制，甚至包括患者醫(yī)療滿意度等評價指標。由此可見，醫(yī)德檔案的綜合性相對較強，而妥善使用及合理管理醫(yī)德檔案能明顯改善原本緊張的醫(yī)患關系，有助于營造良好的醫(yī)療氛圍。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問題分析

（一）管理人員問題

從目前我國醫(yī)院檔案管理水平來看，普遍存在忽略檔案管理環(huán)節(jié)的問題，尚未從根源上認識到檔案管理的必要性及重要性，甚至極個別醫(yī)療機構可能出現(xiàn)交由非專業(yè)人員開展檔案管理的情況，由于這些人員對于檔案管理業(yè)務的了解程度遠遠不足，無法調動其工作熱情及積極性，不具備崗位敬業(yè)精神[5]。同時，醫(yī)院大多數(shù)檔案管理人員往往身兼數(shù)職，流動性較強，一旦遭遇緊急醫(yī)療任務則極易抽調管理力量，造成檔案管理工作空崗空待的現(xiàn)狀。此外，極個別管理人員深受自身管理水平局限的影響，錯誤認為檔案管理等同病歷整理，難以充分調動其工作熱情及積極性，導致檔案信息保管不全，直至喪失檔案憑證。

（二）管理制度問題

醫(yī)院科室多，有大量檔案信息需要歸檔整理，而且檔案信息類型多樣，例如：音像類、檔案類及原始病歷類等，而醫(yī)院僅僅將檔案交付于某個科室，尚未制定科學合理的規(guī)范化管理系統(tǒng)，無法取得令人滿意的管理效果。同時，受缺乏統(tǒng)一歸檔標準的影響，其匯總信息量少且不存在監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)，造成目標考核環(huán)節(jié)喪失原本的作用，最終形成雜亂無章的管理現(xiàn)狀，造成極其被動的管理局面。此外，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理仍沿用傳統(tǒng)手工模式，完成信息檢索及信息收集的任務，計算機技術應用水平相對滯后，無法實現(xiàn)信息化檔案管理目標。

三、醫(yī)院檔案管理的實踐措施分析

（一）搭建管理組織

在實際管理的過程中，相關醫(yī)院以充分調動管理人員工作熱情及主觀能動性為前提條件，轉變其傳統(tǒng)檔案管理意識，提高崗位責任感，讓員工從根源上認識到開展檔案管理工作的必要性及重要性，持續(xù)豐富檔案管理手段，搭建專業(yè)化的檔案管理組織，并且加大對于日常檔案信息收集環(huán)節(jié)的重視程度，綜合考慮檔案信息類型日趨多樣化的特點，不斷健全檔案管理模式。同時，盡量優(yōu)化檔案管理結構及管理流程，側重于關注動態(tài)化檔案信息的變化情況，方可滿足醫(yī)院各個部門、患者及社會層面的使用需求，最大限度提高醫(yī)院檔案的利用率，為促進醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展提供強有力的支持。

（二）規(guī)范管理流程

在實際管理的過程中，相關醫(yī)院必須持續(xù)健全各種管理機制，圍繞檔案管理相關法律法規(guī)搭建完善健全的管理系統(tǒng)，不得脫離醫(yī)療機構具體情況，突出其管理機制的科學性及合理性，并且側重于貫徹落實管理機制，充分發(fā)揮管理機制的作用，真正做到約束檔案管理工作的錯誤行為。同時，遵循相應的考評準則及獎懲機制，調動管理人員工作熱情及積極性。例如，針對管理行為準確且工作態(tài)度負責的工作人員予以適當?shù)木癃剟罴拔镔|獎勵，針對管理行為錯誤且工作態(tài)度疏忽的工作人員予以適當?shù)膽土P，確保檔案管理工作有序開展，大大提高其檔案管理的規(guī)范性及科學性。

（三）融合信息技術

隨著科學技術蓬勃發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也應貫徹落實與時俱進的原則，大力推行科學化發(fā)展道路，方可實現(xiàn)信息化檔案管理目標。因此，在實際管理的過程中，相關醫(yī)院必須適當加大投入比重，加強對檔案管理的重視程度，將檔案管理與醫(yī)療服務放置于同樣位置，納入財政預算體系，并且主動融合信息技術手段，做好高科技檔案管理設備的采購工作。例如，采購掃描儀及微機等設備服務于檔案管理工作。而融合信息技術手段無法脫離操作簡單且可行性強管理方法的支持，盡量細化其管理流程且具體至個人，以達到激發(fā)管理人員主觀能動性的目標，進一步促進醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展。

四、結語

本文通過探究，認識到醫(yī)院檔案管理是一項相對復雜系統(tǒng)的工作，肩負著記錄醫(yī)院演變發(fā)展全程的工作職責，對于醫(yī)院長遠發(fā)展的影響深遠。因此，相關管理人員必須秉持實事求是的工作原則，以持續(xù)提升自身管理水平及業(yè)務知識為前提條件，樹立廣大職工崗位責任感及使命感，從根源上認識到檔案管理的必要性及重要性，爭取更多的資金支持。同時，醫(yī)院加大對于管理人員崗位培訓的重視程度，方可大幅度提升醫(yī)院檔案管理工作水平，為實現(xiàn)推動醫(yī)院深層次發(fā)展目標提供強有力的支持。

參考文獻：

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[3]劉大永.醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用探討[J].辦公室業(yè)務，2018（15）：116.

[4]丘瓊芳.醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用[J].科技風，2015（11）：276.

[5]任明敏.醫(yī)院檔案管理在促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用[J].中國管理信息化，2015，18（06）：215.