新局勢下淺究醫院檔案的分類和管理工作

黃美玲

摘 要：檔案管理即檔案室直接管理檔案信息和檔案實體提供服務和各種業務，已經在國家檔案事業中占據較重要地位，醫院的檔案管理是在醫院的檔案工作中客觀記錄醫院的各種活動和各種文化歷史，對整體醫院的歷史文化傳承起到非常重要的作用，也能夠解決當下醫院在文化建設時遇到的各種問題。本文基于新局勢下淺究醫院檔案的分類和管理工作展開論述。

關鍵詞：新局勢下;醫院檔案;分類和管理工作

醫院檔案分類及管理工作關系到醫院的長遠健康發展，還能推動醫院其他工作的順利有效落實。在醫院檔案分類和管理工作的落實過程中，我們應該結合醫院檔案的自身特征及需求對其進行合理劃分，這樣才能確保醫院不同檔案的分類合理，充分發揮醫院檔案的自身作用推動醫院的長遠健康發展。

1 醫院檔案管理發展現狀

隨著經濟社會的快速發展，我國的醫療衛生事業也在快速發展中，并逐漸向縱深化發展，醫院作為醫療衛生事業的核心，內外環境都發生較大變化，醫院也不再盲目追求床位擴張或是工作量增加，而是更注重醫院自身的文化建設，提高醫院在同行業中的核心競爭力。醫院檔案目前已經是醫院文化建設中的重點部分，承載著醫院建設多年來的歷史，也因此，要更深入挖掘醫院檔案的優勢和價值，更好地建設醫院文化，現階段基于醫療體系的不斷改革，相關方案及配套政策的出臺對我國醫院檔案管理工作也提出了新的標準和要求。醫院檔案，顧名思義，就是醫院在其管理工作中分類保存的文件和材料，它形成于醫院各項工作活動中，通過工作記錄、圖表、錄音等各種形式，將醫療文件材料、人事檔案材料及醫院建設發展材料等記錄下來并為醫院服務。醫院檔案管理則主要是通過科學系統的方式，對醫院檔案進行管理和運用的過程。醫院檔案管理水平是醫院綜合管理水平的直接體現。

2 醫院綜合檔案數字化管理的意義

醫院在文化建設過程當中，檔案管理非常重要，其對醫院的正常運轉進行記錄，在文化建設當中占據著基礎位置。而檔案可以將醫院的實際發展情況闡釋出來，并且形成醫療事業與科學研究等方面的材料。此檔案包含兩個方面，分別是醫院管理與病歷。其中，病歷檔案在醫院檔案中占據著重要位置，其在我國檔案局所發布的《國家基本專業檔案目錄（第一批）》當中已經被歸入到“民生類”作為與人民群眾實際需求與事業發展要求相滿足的檔案。所以做好檔案管理工作屬于現階段醫院文化建設的關鍵所在，要不斷革新自身的管理觀念，創新管理手段。只有這樣，才可以保證檔案管理質量，從而推進醫院的文化建設腳步。

2.1 有利于提高醫院信息管理質量

近年來，檔案數字化管理逐漸廣泛，很多醫院越來越重視檔案數字化管理，著重培育檔案管理者的信息化觀念，并由此創新信息管理方式，在管理階段采用新設備、新工藝，提高醫院綜合資料管理效果，方便檔案數據存儲、查找。

2.2 有利于促進醫療衛生行業的發展

綜合檔案數據為醫療機構發展帶來的關鍵資料，在檔案管理中融入信息化觀念及手段，有利于提高醫院資源管理的系統性、標準性，從而提高醫療機構的綜合管理質量。目前，信息化系統滲透在社會的方方面面，檔案數字化管理迎合時代發展潮流，有利于醫院各科室間的數據資源實現溝通和共享，從而提高醫院的總體發展水平。

3 現代社會醫院開展管理工作的重要依據

現如今信息技術應用廣泛，各醫院紛紛創新檔案管理模式，開展檔案管理模式改革，創建全方位的現代化醫院檔案管理模式。健全的醫院檔案資源能夠為醫院管理提供科學的管理依據，幫助醫院進行管理模式的改革，促使醫院盡快從簡單的醫療模式逐漸轉變為集約型、現代化、科學化的管理模式。隨著我國市場經濟的快速發展，我國醫院管理面臨著巨大的挑戰與機遇，醫院檔案隨之豐富，越來越豐富的檔案資源是醫院全面開展管理工作的主要信息。

3.1 為醫院文化建設提供指導作用。

每一個醫院均有自己的組織文化，尤其是知名度較高的三甲醫院，這些組織文化能夠充分體現出醫院的醫療水平、醫生整體素質、濃厚的醫者仁心文化等。醫院在長期發展的過程中沉淀出了諸多相關檔案，這些檔案記載了病人病情、醫生的人事信息、醫院的發展歷史、醫院具有特殊價值的特定事件等，這些檔案所記載的信息對于醫院而言具有十分清晰的價值觀體現，例如醫院醫生的人事檔案能夠體現出醫院公平公正地任人為才或任人為德的價值觀;醫院的發展歷史能夠體現出醫院在發展過程中對待醫療研究工作兢兢業業、一絲不茍地攻克醫療難關的精神;病人病歷則可以體現出醫院醫療工作的成功率以及與病患之間的關系等。這些醫院檔案能夠有效地幫助醫院提煉組織文化精髓，使得組織文化變得更加清晰，從而體現出更強有力的組織凝聚力和歸屬感。

3.2 有利于擴大醫院數據的儲存量

在信息時代，醫療機構的醫療技術水平逐漸提升，比如掃描系統、微創科技等均得到了高速發展，從而使醫院檔案數據不斷增多，以往的紙質資料存儲量十分有限，不方便查詢，而數字化存儲則基于計算機和網絡的開放性，能夠存儲大量的檔案數據，且方便借閱、查詢，有明顯的易操控性、直觀性等特征，大幅度提高了醫療機構綜合檔案資料的使用率。

4 醫院檔案一級類目設置

在醫院檔案的一級類目設置過程中，工作人員需要全面考慮各種因素，具體如下：1）醫院的正常發展離不開管理工作人員的大力支持。不少縣市級別的醫院大都結合醫院職能管理的需求設置相關的人事、醫療、黨務檔案，這樣才能確保醫院各項工作的順利落實。但是，醫院活動的舉辦過程中涉及的不同檔案資料數量在逐漸增加，給醫院檔案管理工作帶來了較大的挑戰;2）劃分醫院一級檔案的過程中應該給予足夠的包容，這樣才能更好地滿足醫院檔案分類工作的落實需要。比如，盡管在醫院的獨立職能管理部門中，醫保及工會是較為重要的部門，但是并不能把這些類似部門的檔案資料歸類到一級檔案范圍中;3）針對部門具有較大參考價值或者無法及時裝訂的醫院檔案或者相關資料等，檔案管理人員應該把這類檔案和其他檔案分開管理，不僅如此，檔案管理人員還應該把這些材料進行合理分類，按照要求編號使用，確保在需要時能夠及時查找;4）需要將聲像實物類檔案劃分到醫院一級檔案范圍中。這樣劃分的主要目的就是這類醫院檔案的內容較為特殊，其管理方式也較為特別，因此需要把這類檔案進行特別分類和管理。

5 結束語

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案則是文件的歸宿。現如今，我國醫療衛生事業改革正在如火如荼的進行中，由此極大的改變了醫院所面臨的社會環境，為致力于醫院文書檔案管理質量的顯著提升，就必須做好這項工作，對醫院管理進一步規范，在醫院日常管理中充分發揮文書檔案的作用。文書檔案管理作為組成醫院管理工作的重要部分，盡管不能直接給醫院帶來一定經濟利益，但是只有合理的管理文書檔案，才能為醫院的長遠發展與進步提供重要依據，進而能夠更好地開展經營管理。為致力于文書檔案管理水平的顯著提高，我們需要進一步明確文書檔案的管理特點，對管理實際要求進行客觀的分析。

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