檔案分類的特點(diǎn)與檔案種類的劃分

羅鵬

摘 要：本研究針對(duì)檔案分類進(jìn)行闡述，并就其特點(diǎn)進(jìn)行分析。針對(duì)檔案種類的劃分不明確化等現(xiàn)象，從普通檔案與專門檔案兩個(gè)類型進(jìn)行分析與闡述說明，分析角度較為客觀，分類方法與種類劃分也較為切合我國檔案實(shí)際情況。對(duì)研究我國檔案的單位與院校提供一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案分類;特征;檔案種類;劃分

檔案分類的定義：依照具體的標(biāo)準(zhǔn)及要求，以檔案文件的來源途徑，具體時(shí)間范圍，具體內(nèi)容，具體形式進(jìn)行整理并歸納的整體活動(dòng)過程。社會(huì)在不斷發(fā)展，檔案的分類則更加細(xì)致化，檔案工作內(nèi)容也逐步進(jìn)一步擴(kuò)大，而檔案分類的理念也在不斷發(fā)展。文書檔案，科學(xué)技術(shù)檔案，專門檔案三種類型可以作為檔案分類的一種形式。檔案實(shí)際整理過程中全宗，全宗內(nèi)檔案，立卷三種類型可以作為檔案分類的一種形式。檔案分類過程信息的綜合性與檢索類別信息均可納入檔案分類。綜上所述，檔案分類的目標(biāo)主要包含兩類，檔案實(shí)體管理的分類與檔案目錄中內(nèi)容與信息的統(tǒng)一化分類，其中檔案實(shí)體管理指代整個(gè)檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的分類，檔案目錄中內(nèi)容與信息的統(tǒng)一化分類則指代檔案信息分類檢索的分類。

檔案學(xué)專業(yè)發(fā)展的探討需要不同的角度，不同的觀點(diǎn)進(jìn)行更新?lián)Q代與思維碰撞，才可以有新的模式出來，從而將不符合檔案學(xué)發(fā)展與實(shí)際情況去除糟粕，不斷完善充實(shí)檔案學(xué)理論與實(shí)際工作內(nèi)容。具體的學(xué)術(shù)研究過程中，如若丟失檔案學(xué)理論基礎(chǔ)與概念界定不清，將阻礙檔案工作者的工作進(jìn)度與該行業(yè)研究發(fā)展。

1 檔案分類的特點(diǎn)

檔案分類的特點(diǎn)包含逐層化與多面化。逐層化不僅指代分類方式具有普遍層次感特征，從宏觀方面來講，我國檔案具有不同的類別，針對(duì)不同類別又分為不同的級(jí)別，而級(jí)別下則包含了各種分類方式，從而形成檔案分類的逐層化。需要明確一點(diǎn)，我國檔案分類與圖書類文獻(xiàn)有一定的差異性。國家檔案目標(biāo)對(duì)象分類方式可從三個(gè)方面理解。第一個(gè)方面，國家檔案全宗級(jí)別分類，即指從國家層面對(duì)檔案分類的性質(zhì)，方式，定義把握，這對(duì)各地方檔案館的構(gòu)建，網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，檔案管理工作等都有直接影響。較為明顯的案例則是我國新中國成立后與新中國成立前檔案分類，新中國成立前檔案中包含歷史沿革檔案與舊社會(huì)檔案，該種分類方式與國家檔案館，我國歷史檔案館第一館與第二館，檔案館分類統(tǒng)籌密切關(guān)聯(lián)。另外一個(gè)案例則是我國不同檔案館存儲(chǔ)的全宗均是依照國家檔案局的1號(hào)文件規(guī)定，分別以舊，革，建為開頭進(jìn)行全宗號(hào)的編制。我國國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展也歸入了國家檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)之中。相互呼應(yīng)的則是我國檢索表分為三種類別，檔案是記錄歷史的過程，將歷史中的較大時(shí)段進(jìn)行分開，將全宗編號(hào)與國家統(tǒng)計(jì)的檔案進(jìn)行分段統(tǒng)計(jì)。同樣，在國外，與之對(duì)應(yīng)的社會(huì)主義國家則采取了分段分時(shí)的方式進(jìn)行檔案的編排，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及檢索。第二個(gè)方面，則是檔案館內(nèi)進(jìn)行的檔案分類。以檔案學(xué)為基礎(chǔ)理論，依據(jù)我國相關(guān)文件的批示，按照全宗，綜合類型進(jìn)行分類與存儲(chǔ)，該種分類方式是有別于圖書文獻(xiàn)類分類方式的重要區(qū)別表現(xiàn)，通過該種分類方式進(jìn)行檔案保管，奠基了我國檔案全宗系統(tǒng)相對(duì)常態(tài)化的模式與運(yùn)作。對(duì)檔案館的初級(jí)分類有一定的要求，同時(shí)確保了檔案的最初來源渠道。第三個(gè)方面則是全宗檔案的網(wǎng)格化。該種分類方式是檔案管理以及分類工作的定量定性以及定點(diǎn)化，檔案工作人員在進(jìn)行具體工作時(shí)能夠?qū)⒐ぷ髯黾?xì)致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并處理問題。該種方式有效將全宗內(nèi)不同類型檔案進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系，為組織檔案館與我國檢索系統(tǒng)提供了重要的參考價(jià)值。

檔案多面化可從分類的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，區(qū)域性，媒介等方式進(jìn)行特征分析。目前檔案行業(yè)有諸多尚未解決的問題，其中是否需要依據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，具體分類的思路是什么是較為明顯的問題。我國經(jīng)多年的研究與實(shí)踐，在該方面有一定的建設(shè)，較為注重檔案管理工作的組織安排，具有一定的理論基礎(chǔ)，但缺乏較為明確化的細(xì)則。當(dāng)前，我國檔案行業(yè)使用較為多的方法有兩種類型，三分法與二分法。其中三分法則指將我國檔案分為文書類型，科技類型，專門類型三種檔案，專門類型檔案包含訴訟類型，藝術(shù)類型，會(huì)計(jì)類型三種方式。二分法則包含文書類型與科技類型兩大類檔案。以上兩種分類方法均有一定的科學(xué)性，同時(shí)存在一定的不足。以上檔案分類法方式以檔案基礎(chǔ)性質(zhì)進(jìn)行歸納，有助于檔案信息數(shù)據(jù)化，信息資源化的不斷深入研究探索，將檔案的檢索進(jìn)一步網(wǎng)格化，有助于檔案檢索系統(tǒng)的快速發(fā)展。

2 檔案種類的劃分

檔案種類分為文書類型，科技類型，專門類型三種形式，可從三方面進(jìn)行闡述。

2.1 從管理學(xué)角度進(jìn)行分析

該種分類方式與檔案發(fā)展的歷史沿革相符合，且與檔案發(fā)展的規(guī)律相一致，采用了歸納法進(jìn)行整理。歸納法應(yīng)用到檔案管理的過程中具體表現(xiàn)為負(fù)責(zé)檔案的工作人員將目標(biāo)對(duì)象（檔案文件）與積累的相對(duì)客觀的豐富經(jīng)驗(yàn)相互結(jié)合，發(fā)現(xiàn)并研究檔案中隱含關(guān)系，從發(fā)現(xiàn)的規(guī)律著手進(jìn)行管理檔案，對(duì)其進(jìn)行的總結(jié)歸納的顯性表現(xiàn)。因此，從管理學(xué)層面理解該種分類法方式較為明白。

2.2 以邏輯學(xué)專業(yè)角度看待該種分類。

首先從文書類型，科技類型，專門類型三種檔案名稱進(jìn)行分析。三種概念均屬于普通常用概念。比如高校，文書類型的檔案認(rèn)定則是以行政管理的角度出發(fā)，通過具體的活動(dòng)得出的文件內(nèi)容，因此該種類型檔案主要按照工作職能從行政方面進(jìn)行分類，包含政黨類，審計(jì)監(jiān)察類，工作組織類，人事類，教學(xué)管理類，科研工作類型，外事活動(dòng)類型，后勤保障工作等;科技類型檔案依據(jù)科學(xué)研究，技術(shù)類型，生產(chǎn)活動(dòng)等對(duì)活動(dòng)過程進(jìn)行認(rèn)識(shí)總結(jié)的文件檔案，因此，科技類型檔案依據(jù)管理的目標(biāo)，可分為科學(xué)研究檔案，基礎(chǔ)建設(shè)檔案，設(shè)備設(shè)施檔案;專門檔案則是以行政業(yè)務(wù)，科學(xué)技術(shù)，生產(chǎn)活動(dòng)以外的角度進(jìn)行理解認(rèn)識(shí)，將管理的目標(biāo)群體分為干部人事類型檔案，會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)類型檔案，教育教學(xué)檔案，出版社書稿類型檔案，學(xué)生學(xué)習(xí)類型檔案。

三種概念不屬于集合。具體表現(xiàn)為機(jī)關(guān)單位的文書類型檔案包含公共管理工作與內(nèi)容，而該機(jī)關(guān)公共管理工作與內(nèi)容又可包含文書類型檔案。科技類型檔案同時(shí)與科研建設(shè)類檔案，基礎(chǔ)建設(shè)類檔案，設(shè)備設(shè)施類檔案互換稱呼或代稱。因此非集合的具體表現(xiàn)則為平行無交點(diǎn)的三條線。

2.3 從分類原則角度來講，該種檔案種類劃分的方式較為符合分類原則

分類規(guī)則中包含劃分相對(duì)應(yīng)，即內(nèi)延與外延相等且符合。文書檔案是一種歷史存儲(chǔ)，是針對(duì)公共行政組織查詢的反應(yīng)其管理過程的資料形式。科技類檔案是表現(xiàn)科學(xué)技術(shù)，生產(chǎn)活動(dòng)不同形式的文件材料，便于后期的查詢與記錄。檔案概念從分類方式上包含了文書類檔案，科技類檔案，專門類檔案，這三者外延與檔案內(nèi)延相等。

3 小結(jié)

綜上所述，檔案分類的特點(diǎn)與種類的劃分是相對(duì)而言的，伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們對(duì)于檔案的認(rèn)知也在不斷發(fā)生改變與深入細(xì)化。19世紀(jì)50年代檔案行業(yè)已將科技檔案與文書檔案進(jìn)行了明確的區(qū)分，60年代將專門檔案從以上兩類解析出來，已經(jīng)邁了一大步，依據(jù)社會(huì)的發(fā)展，檔案工作的開展將會(huì)更加完善，細(xì)致。

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