“5S”管理法在醫(yī)院檔案室管理中的探索

林娟

摘 要：在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中，檔案管理是非常重要的組成部分之一，隨著我國(guó)新醫(yī)改的不斷推進(jìn)和深入，醫(yī)院管理工作的要求也越來(lái)越高，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)講，其規(guī)定也更加嚴(yán)格和細(xì)致。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中引入“5S”管理法能夠提高醫(yī)院檔案管理的水平，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)作效率的提高，進(jìn)一步明確醫(yī)患關(guān)系，提高醫(yī)生的診斷水平，提升醫(yī)院的整體質(zhì)量。“5S”管理是醫(yī)院檔案管理工作的新模式，標(biāo)志著醫(yī)院檔案管理水平的提高，為醫(yī)院檔案管理體系的創(chuàng)新奠定了重要基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：5S管理法;醫(yī)院檔案管理

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的過(guò)程中，醫(yī)院檔案管理工作具有非常重要的作用[1]。在新醫(yī)改下，人們和社會(huì)對(duì)醫(yī)院的需求也在不斷提高，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度已不能有效滿(mǎn)足新醫(yī)改下人們的實(shí)際需求，所以需要不斷改進(jìn)和完善醫(yī)院檔案管理，讓社會(huì)發(fā)展和人們?nèi)罕姷膶?shí)際需求得以有效滿(mǎn)足。“5S”管理在護(hù)理管理和病房管理中應(yīng)用及管。但同樣適合于醫(yī)院檔案的管理。

1 導(dǎo)入“5S”管理的可行性

醫(yī)院檔案主要有書(shū)面、電子數(shù)據(jù)以及音像等多種形式為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供了全面系統(tǒng)的資料和信息記載著醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作包括兩大類(lèi)分別為醫(yī)療檔案管理與后勤檔案管理。其中醫(yī)療檔案管理的工作內(nèi)容主要包括記錄和整理醫(yī)院日常的醫(yī)療服務(wù)工作而后勤檔案管理工作涉及的范圍比較繁多比如醫(yī)院建設(shè)、綠化、裝修、設(shè)備、運(yùn)行、水電氣、清潔等。在新的醫(yī)療改革的背景下對(duì)于醫(yī)院檔案的管理工作也提出了新的要求。采用整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seiketsu）和素養(yǎng)（shitsuke）5個(gè)項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)管理法（5S管理）推進(jìn)醫(yī)院中心檔案室規(guī)范化管理，有助于提高檔案管理人員工作積極性，提高工作效率，提升管理品質(zhì)。

5S現(xiàn)場(chǎng)管理工具最早起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中圍繞人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素，開(kāi)展以整理、整頓、清掃、清潔和修身為主要內(nèi)容的現(xiàn)場(chǎng)管理。重點(diǎn)對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境全局進(jìn)行綜合考慮，并制定切實(shí)可行的計(jì)劃與措施，從而達(dá)到運(yùn)營(yíng)管理規(guī)范化;其中“5S”是整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)5個(gè)詞的縮寫(xiě)，也是該管理工具的經(jīng)典步驟。5S管理率先在日本企業(yè)推行，目前得到管理界認(rèn)同并在其他國(guó)家、行業(yè)廣泛推行的一種科學(xué)管理方法[2]。

因此，學(xué)習(xí)并借鑒5S管理法，通過(guò)該管理工具的導(dǎo)入和實(shí)踐，有助于針對(duì)現(xiàn)狀問(wèn)題開(kāi)展規(guī)范改進(jìn)，進(jìn)而加強(qiáng)醫(yī)院辦公室日常管理工作規(guī)范化，不斷提高整體工作效能，更好地發(fā)揮部門(mén)職能作用。

2 導(dǎo)入“5S”管理的具體實(shí)踐

樹(shù)立學(xué)習(xí)標(biāo)桿并開(kāi)展動(dòng)員學(xué)習(xí)5S，現(xiàn)場(chǎng)管理既是一項(xiàng)科學(xué)管理工具，更是一種科學(xué)管理理念。首先，要組織開(kāi)展學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓大家了解什么是5S現(xiàn)場(chǎng)管理、方法、要求等等，可以將理論知識(shí)融入具體案例，將管理過(guò)程分解成具體步驟，讓活動(dòng)組織成員接受并掌握具體步驟及要求。

1）整理。對(duì)身邊的物品進(jìn)行整理，包括文件、資料、用品、設(shè)備、設(shè)施等，制訂物品存棄規(guī)則，使身邊的物品都是必需的，其核心是物品的棄留問(wèn)題區(qū)分要和不要的物品[3]，區(qū)分完后再將不需要的加以處理[4]。設(shè)置廢棄物品處理箱，集中收集，每周集中處置。所有文件資料必須使用碎紙機(jī)粉碎后集中丟棄。

2）整頓。檔案室整理后的物品和設(shè)備集中放置，將物品分類(lèi)，存放在指定位置。其核心是物品的分類(lèi)及存放問(wèn)題。在工作區(qū)域，使用規(guī)范的標(biāo)記線固定物品位置。所有文件夾使用統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，注明序號(hào)，固定擺放位置，確保使用前后位置一致。定位、定品、定量、定責(zé)是整頓的關(guān)鍵。

3）清掃。定期打掃工作場(chǎng)所，明確清掃內(nèi)容和清掃周期，填補(bǔ)防蟲(chóng)片，消除蟲(chóng)害隱患，定期派人檢修設(shè)備設(shè)施，檔案室的門(mén)窗由醫(yī)院專(zhuān)門(mén)的保潔人員來(lái)擦拭。并按事先制定的標(biāo)準(zhǔn)檢查標(biāo)準(zhǔn)以實(shí)現(xiàn)設(shè)備、設(shè)施、環(huán)境的整潔，保持整理、整頓的成果。

4）清潔。此階段讓制度落到實(shí)處，確保之前成果的維持，保持工作環(huán)境、設(shè)備、人員清潔，養(yǎng)成持久、有效的清潔習(xí)慣和行為方式。在圖書(shū)館中，整理、整頓和清掃貴在日日做，時(shí)時(shí)做，且開(kāi)始實(shí)施就不能半途而廢，不然圖書(shū)館很快又回到原來(lái)的狀況。因此，清潔就是連續(xù)地、反復(fù)不斷地進(jìn)行整理、整頓、清掃活動(dòng)，并成為本館的慣例和制度。

5）素養(yǎng)。員工應(yīng)自覺(jué)遵守醫(yī)院及科室的規(guī)章制度，培養(yǎng)員工積極的工作態(tài)度、主動(dòng)性與責(zé)任感和愛(ài)崗敬業(yè)的品質(zhì)，是5S活動(dòng)的核心養(yǎng)成良好的道德和習(xí)慣。在醫(yī)院檔案室中，素養(yǎng)具體可表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：工作人員要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，不能以“檔案室又不是急診室”為借口上班就拖拖拉拉;工作應(yīng)保持良好的狀態(tài)，如不可以隨意聊天說(shuō)笑、離開(kāi)工作崗位、看小說(shuō)、炒股票、吃零食等。工作人員不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的“清潔”，提高服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院檔案室多次組織全體館員集中進(jìn)性5S管理知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)、禮儀知識(shí)培訓(xùn)，提高館員的素養(yǎng)，提升其對(duì)自身職業(yè)的認(rèn)同感、歸屬感，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性，幫助其養(yǎng)成良好的職業(yè)道德和工作習(xí)慣，自覺(jué)地將5S管理理念運(yùn)用到自己的工作、學(xué)習(xí)和生活中[5]。

3 導(dǎo)入5S管理的成效和意義

1）加強(qiáng)了部門(mén)工作的科學(xué)性、規(guī)范性，提高了工作效率和部門(mén)形象，引導(dǎo)職工培養(yǎng)良好工作習(xí)慣，使得個(gè)體綜合素質(zhì)得到不同程度提高，工作計(jì)劃性、主動(dòng)性得到有效增強(qiáng)，提高了辦事效率，職工成為活動(dòng)的最大受益者。

2）檔案室工作環(huán)境得到明顯改觀，醫(yī)院檔案室檔案庫(kù)房、檔案閱覽室、辦公室面貌煥然一新，各區(qū)域標(biāo)識(shí)清晰醒目，各類(lèi)物品嚴(yán)格按5S定位擺放，現(xiàn)場(chǎng)無(wú)任何雜亂物品，地面、墻面干凈整潔，設(shè)備設(shè)施干凈、擺放整齊，整個(gè)現(xiàn)場(chǎng)寬敞明亮，極大改善和提高了檔案室的形象[6]。

3）經(jīng)過(guò)整頓，物品設(shè)備擺放有序，館員對(duì)擺放位置很好的定位，明確了分工與對(duì)應(yīng)的工作職責(zé)，制定可行的工作流程等有效的提高整體的工作效率和工作質(zhì)量。

4）5S管理法避免“尋找”、“等待”等行為引起的時(shí)間浪費(fèi)，杜絕了物品的積壓，避免出現(xiàn)多余的文具、桌、椅等辦公設(shè)備的浪費(fèi)，空間上的浪費(fèi)亦隨之減少同時(shí)也有效的拓展了場(chǎng)館的空間。

5）針對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的要求和目標(biāo)，通過(guò)實(shí)施5S現(xiàn)場(chǎng)管理，改進(jìn)與完善一些工作流程和醫(yī)院檔案的管理制度。對(duì)管理人員的責(zé)任進(jìn)行明確，完善醫(yī)院檔案的管理體系。加強(qiáng)了檔案管理的宣傳力度，根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)管理人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，并加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓專(zhuān)業(yè)性錯(cuò)誤的發(fā)生能有效減少[7]。

通過(guò)5S現(xiàn)場(chǎng)管理營(yíng)造了一種“人人積極參與，事事遵守標(biāo)準(zhǔn)”的良好氛圍，5S管理具有良好的督導(dǎo)性，只有指定良好的管理方法，做到人人參與管理，科學(xué)有序，調(diào)動(dòng)了工作人員的主動(dòng)性，更好地提高工作質(zhì)量和效率。促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率的提升，促使檔案管理人員樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷的加強(qiáng)檔案管理知識(shí)技能的學(xué)習(xí)，以職業(yè)化的工作精神與專(zhuān)業(yè)化的技能提升醫(yī)院的綜合管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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