基層檔案室的檔案安全工作及維護探討

龍為群

摘 要：基層檔案室的主要作用就是對基層單位的信息資源進行收集和管理，將其作為單位管理和發展的重要參考依據。然而在進行檔案管理工作的時候，部分檔案工作人員未能充分認識到基層檔案的價值，認為基層檔案的管理無法取得任何的經濟效益，對基層檔案的收集和管理存在一定的忽視，導致基層檔案管理工作面臨著較大的安全隱患。鑒于此，本文就針對基層檔案室的檔案安全工作及維護進行探究，希望能為基層檔案管理工作的進步和發展提供有效參考依據。

關鍵詞：基層檔案室;檔案安全工作;措施

基層檔案對整個組織發展有著較為重要的影響作用，若是基層檔案的完整性和安全性無法得到保障，不僅難以發揮基層檔案的利用價值，還容易帶來一些不必要的問題，使得組織發展缺乏科學性。目前基層檔案室的各項工作依舊存在較大不足，這就需要加強基層檔案室的檔案安全工作及維護，不斷提高檔案管理水平，便于對基層檔案進行有效利用，為基層單位的長遠發展奠定良好基礎。

1 基層檔案室的基本職能分析

通過對基層檔案室的工作內容進行了解可知，基層檔案室的主要職責就是對基層單位各項活動和工作中的文件材料進行收集和管理，使其能夠成為基層單位的管理和未來發展中的有用依據。目前基層檔案工作逐漸朝著電子化、數字化的方向不斷發展，使得基層檔案工作面臨著諸多安全隱患，難以保證基層檔案的完整性及安全性，這就需要對其進行科學有效的改進，不斷提高基層檔案管理工作的規范性和信息化程度。雖然現代化技術能夠為基層檔案工作提供更加可靠的技術支持，使得基層檔案的利用價值得以充分發揮，但是許多基層檔案室依舊存在管理技術較為落后、人員數量較少、工作環境有待改善等各種問題，且管理模式體現出較強的封閉性，使得基層檔案安全無法得到保障[1]。

一般在基層檔案室的發展過程中，其中的信息資源會越來越多，比如人事檔案、文書檔案、業務檔案等等，這些都是基層單位不斷積累下來的重要財產，對基層單位的未來發展有著一定的借鑒意義。因此，基層檔案管理不僅要滿足基層單位的基本需求，還要找出符合單位自身特點的管理辦法，確保基層檔案的完整性和安全性。目前簡約化、扁平化的管理方法就是一種比較適合的方法，能夠有效保證基層檔案工作安全，使檔案工作更加高效。

2 加強基層檔案管理工作的具體措施分析

2.1 確保檔案質量

在進行基層檔案管理工作的時候，檔案工作人員需要對基層檔案的收集范圍進行調整，將有用的檔案資料收集起來，使基層檔案的整體質量得到保障。具體來講，由于基層檔案的信息量較大，若是對所有的基層檔案進行收集，那么檔案工作人員的工作量就會顯著增大，且難以實現對基層檔案的有效利用。為解決這一問題，檔案工作人員需要明確資料收集的范圍，按照相關的規范和標準要求進行檔案收集，對收集得到的檔案資料進行仔細篩選，將其中的有用資料整理并保存起來，將無用、重復的資料刪除，從而提高基層檔案的利用價值。同時，需要做好基層檔案的保管，避免出現檔案丟失等不良狀況。

2.2 建立檔案索引

在計算機技術和網絡技術的快速發展背景下，檔案管理的方式方法出現了較大變化，可以利用計算機設備對基層檔案進行處理、存儲、調閱和利用，使基層檔案室的檔案工作得以高效進行。通過現代化技術構建完善的局域網絡，之后將檔案資料及檔案目錄上傳到網絡，以此促進不同部門、不同工作人員之間的緊密聯系，使檔案工作得以順利進行。同時，需要做好局域網絡的維護工作，避免因網絡漏洞出現安全問題，從而保證基層檔案的安全性。為充分發揮現代信息技術的作用，檔案工作人員要重視對計算機技術及其他先進技術的學習和運用，以便能夠利用計算機技術進行檔案的收集、處理和管理[2]。

2.3 確保檔案管理隊伍的穩定性

根據以往基層檔案室的檔案管理工作情況來看，并非所有的檔案管理人員都是專職做檔案工作的，再加上管理隊伍的人員流動性較大，使得檔案管理隊伍的穩定性不足，很容易出現檔案人員缺乏責任心、檔案工作交接不當等情況，進而影響到基層檔案室的檔案工作質量，難以對基層檔案的完整性和安全性進行維護[3]。因此，需要加強基層檔案室工作隊伍的建設，提高檔案工作人員的職業素質，確保入職人員能夠勝任這一工作崗位，促進基層檔案室工作的有效進行。其次，對于檔案工作隊伍的梯隊建設，需要制定合理的計劃，以便能夠提供充足的人才資源。只有做好檔案工作隊伍的建設，提升檔案工作人員的專業水平，才能夠提高檔案管理工作的規范性及有效性，使基層檔案的真實性及完整性得到保障。最后，需要制定完善的管理制度，充分發揮制度的引導作用和激勵作用，使檔案工作人員能夠按照要求做好各項工作，對工作優秀的人員進行適當的獎勵，從而促進檔案工作隊伍的高效運轉。

2.4 提高基層檔案工作人員的綜合素質

作為基層檔案室的主要工作人員，檔案工作人員的能力素質對基層檔案工作的開展有著較大的影響，甚至直接影響著基層檔案工作的最終效果。因此，為促進基層檔案工作的有效進行，使基層檔案安全得到保障，首先就要加強對檔案工作人員的培訓，不斷提高基層檔案工作人員的綜合素質，使其能夠熟悉掌握檔案管理知識及相關工作技能，對基層檔案工作中的各種問題進行正確處理。其次，需要加強基層檔案工作人員的思想工作，幫助檔案工作人員轉變自身的管理觀念，對傳統的工作方法進行改變，并積極探索更好的管理模式，使基層檔案管理工作的水平得以有效提升。最后，需要加強基層檔案工作隊伍的內部交流，加強基層檔案室與其他部門的溝通合作，在提高工作效率的同時，對檔案工作中存在的問題進行探討，并找出可靠的改進措施，使基層檔案工作安全得到保障[4]。

3 結語

綜上所述，為促進基層檔案管理工作安全有效地進行，使基層檔案的使用價值得以充分發揮，需要明確基層檔案室的職責，對基層檔案室的工作模式進行優化，通過采用安全運行的管理方法促進檔案工作的有效進行，使組織發展的實際需求得到充分滿足。同時，為適應時代發展的要求，需要重視對計算機技術及網絡技術等現代技術的運用，建立電子化、數字化的檔案管理模式，為基層檔案管理工作的信息化發展提供有利支持。

參考文獻

[1]張鳳麗.基層檔案室的檔案安全工作及維護思考[J].蘭臺內外，2019（36）：33.

[2]張鳳麗.基層檔案室檔案安全工作及維護思考[J].蘭臺內外，2019（30）：45.

[3]全益紅.基層檔案室檔案工作中存在的問題及對策分析[J].辦公室業務，2018（07）：75.

[4]沈慧英.加強基層檔案室管理提升檔案資源安全[J].城建檔案，2017（03）：63-64.