淺析新形勢下社會保險檔案標準化管理

摘 要：近年來，隨著我國經濟社會的高速發展，社會保險已經越來越受到人民大眾的高度重視，社會保險在很大程度上推動了社會經濟的進步，并且對我們生活的穩定有很大的幫助作用，社會保險業務覆蓋面越來越廣，社會保險檔案數量急劇增加，因此對社會保險檔案的保護與管理更應得到重視與加強。面對如此之大的參保群體，現結合高密市社會保險中心檔案管理的工作實際，就如何推進新形勢下社會保險檔案標準化管理進行深入研究。

關鍵詞：社保檔案;標準化;信息系統

1 做好社會保險檔案標準化建設工作的重要意義

1）做好社會保險檔案的標準化建設工作可以為社會保險事業的發展夯實基礎。社會保險檔案管理工作是社會保險經辦機構的基礎性工作，做好社會保險檔案的標準化建設工作，可以為社會保險事業的開展提供依據和參考，可以大幅提升社會保險事業的工作效率。

2）做好社會保險檔案的標準化建設工作事關構建和諧社會大局，是關注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環節。社會保險檔案是各級社會保險經辦機構在辦理各種保險業務工作中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等記錄的統稱。是單位和個人參保、繳費最真實、全面、詳細的原始記錄，是維護參保人員權益的直接憑證，也是發放社會保險的最終依據。

3）做好社會保險檔案的標準化建設有助于維護參保者權益。隨著我國社會保險事業的飛速發展，社會保險各項制度改革的不斷深入，勞動者的參保意識日益加強，社會保險覆蓋面越來越廣，社會保險業務檔案作為這些變動的真實記錄和業務辦理不可或缺的原始依據。社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，還有力地維護了參保人員的權益。

2 社會保險檔案標準化建設工作中亟待解決的問題

2.1 缺乏專業的管理人才

因為單位性質受限，無法聘用專業的檔案管理人才，單位原有負責整理制作檔案的工作人員，無法進行專業技能培養，檔案管理專業人才、隊伍缺失。此外，檔案室負責人員對檔案管理工作投入的精力和時間不夠，降低了社會保險檔案管理的工作效率。

2.2 分類及期限亟待優化

上級下發的文件、規定雖然對所有險種業務檔案資料的收集、分類、保管期限都有所規定，但部分內容還需要完善。如保管期限不合理，保管期限過長，造成空間、人力、物力等方面的浪費;而保管時間過短，不方便日后查閱。

2.3 硬件設施不能滿足需要

面對逐年增長的各類業務檔案，市級檔案管理部門要求各單位自行存放。根據目前我市社保中心使用的社會保險檔案室的基本情況來看，現有的檔案室不能滿足日益增長的社保檔案，需要大量的標準化檔案室循環存放。

2.4 管理制度不統一

近年來，社保檔案管理工作為了滿足社會保險改革的需求，逐漸向標準化、科學化的方向發展，各地的社會保險經辦機構根據檔案管理工作規范的相關規定而制定了一些必要的社會保險檔案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差異性，沒有統一的社保檔案管理的文件，各地的制度也不盡相同，使社保檔案在管理和應用上差別很大。

3 關于社會保險檔案標準化建設工作的建議

3.1 提高思想認識

各級經辦機構要提高認識，加強對社會保險業務檔案管理工作的領導，將它納入社會保險工作的重要議事日程，納入年度計劃、長遠規劃和目標管理責任制考核中。形成主要領導親自抓，分管領導主動抓，上下業務經辦部門配合抓，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局。

3.2 加強業務培訓

加強隊伍建設，設定專職檔案員職位，對現有的專職檔案員進行培訓，鼓勵他們參加檔案知識培訓和學歷學習，注重計算機、信息化知識的學習，確保檔案管理人員既是專業型人才，也是綜合型人才。對新調配人員先培訓后上崗，確保檔案隊伍人員的業務素質。

3.3 完善工作制度

按照《社會保險法》建立統一的社會保險檔案統一管理機構，實現檔案資料的集中化管理。在此基礎上建立標準化檔案工作流程、檔案接收登記制度、檔案查閱、借閱制度、檔案室工作制度、檔案保存和清理制度、電子檔案管理等若干制度，以此為社會保險檔案的標準化管理工作提供有力的制度支撐。

3.4 統一工作標準

按照上級部門的要求，結合自身實際情況，各險種根據檔案的使用價值制定分類方案，把社會保險業務經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄作為歸檔的內容。同時，制定統一的表格、業務資料收集的范圍，有效保證業務檔案標準的統一性。將業務檔案管理信息系統標準化，建立“電子檔案”、實現電子檢索，實現社保業務檔案的標準化管理，更好的為廣大參保對象提供優質、高效、便捷的管理服務。

4 結束語

綜上所述，社會保險業務檔案管理工作，是一項長期工作。社會保險業務檔案不僅可以為參保人員維護權益提供直接、可靠的憑證依據，同時作為社會活動的歷史記錄，可以直接參與到社會管理機制中去，促進社會的公平正義與和諧穩定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業務檔案管理制度與流程，改善業務檔案保管條件，豐富業務檔案門類和數量，確保業務檔案的完整和安全，從而實現社保檔案為參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的目標。

參考文獻

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作者簡介

宋永海（1971-），男，漢族，山東高密人，本科，高密市社會保險中心，助理館員，研究方向：檔案標準化、檔案信息化及數字化，檔案資源利用等。