如何加強衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理服務職能的研究

劉曉東

摘 要：衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理范圍廣，檔案資料種類多、數量多，管理難度較大，要想充分發(fā)揮檔案的參考作用及憑證作用，必須提升檔案管理水平。當前，衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理中存在不少問題，影響到其服務職能的發(fā)揮，為了改變這一現狀，應增強業(yè)務檔案管理人員的服務意識，建立健全檔案管理機制，加強對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，建設智慧檔案信息化管理格局。

關鍵詞：加強;衛(wèi)生健康系統;業(yè)務檔案管理;服務職能

衛(wèi)生健康系統是我國健康中國戰(zhàn)略的實施系統，負責醫(yī)療機構的運轉，為人民健康提供全方位全周期保障。在衛(wèi)生健康系統業(yè)務活動開展過程中，會形成各類具有保存價值的原始記錄資料，這就是系統的業(yè)務檔案，其表現方式呈現為文字、圖表、音頻、影像等，具有歷史再現性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征，在衛(wèi)生健康系統的發(fā)展與職能發(fā)揮中起著重要作用[1]。當前，市衛(wèi)生健康局辦公室在衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理中，存在檔案資料不齊全、“重藏輕用”等現象，影響到其服務職能的發(fā)揮，為改變這一現狀，必須優(yōu)化檔案管理策略，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生健康系統業(yè)務中的信息指導作用。

1 衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理服務職能內涵分析

1.1 衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理職能范圍

衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理范圍廣，包括利益導向獎勵扶持審批、計劃生育技術服務許可證、一孩生育登記、出生證新辦及補辦、母嬰保健許可證、居民健康檔案等業(yè)務，檔案管理的職責，在于確保上述衛(wèi)生健康類檔案資料的完整性、真實性與安全性，做好檔案資料采集、歸納、整理、儲存工作，發(fā)揮檔案的原始憑證作用，由于檔案資料種類多、數量多，管理難度較大[2]。

1.2 衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理服務職能目標

檔案管理服務的職能目標，就是有效利用檔案信息，基于衛(wèi)生健康方面來說，衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理的作用，其一為發(fā)揮信息的參考作用，其二為發(fā)揮檔案的憑證作用。為充分發(fā)揮衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案參考價值，相關科室（單位）應該做好歸檔工作，業(yè)務活動過程中所產生的資料要及時歸檔，電子信息要及時準確登記，加強檔案儲存管理，避免檔案損毀、遺失，確保信息的完整性和真實性。為了實現檔案的歷史憑證作用，需要提升檔案查詢、提取的便捷度，相關科室（單位）應強化檔案管理，根據業(yè)務類型、時間等參數對檔案進行分類管理，編制號碼，錄入關鍵詞，為衛(wèi)生健康行政人員或外來借閱人員查詢調取檔案提供便利。

2 加強衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理服務職能的策略

當前，衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理中，存在檔案管理人員服務意識不足、檔案管理機制不健全的問題，再加上上級領導對于檔案管理信息化建設重視程度不高，資金投入不足，信息技術設施配置不全，管理人員信息素養(yǎng)不高，在一定程度上限制了檔案管理數字化、信息化水平，影響了檔案管理服務職能的發(fā)揮。為改變這一現狀，可采取以下措施：

2.1 增強業(yè)務檔案管理人員的服務意識

衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理范圍廣，檔案種類多、數量多，管理難度大，服務人群廣，作為檔案管理人員，必須樹立為民服務意識，正確認識檔案管理工作對于人們群眾、醫(yī)護人員、醫(yī)療機構的重要性，主動為檔案利用者提供優(yōu)質服務，全面提升檔案利用率。要達到這一目標，僅僅依靠管理人員的自我驅動是不夠的，市衛(wèi)生健康局辦公室必須明確檔案管理的職能目標，認識到檔案管理的目標就是服務，從領導層起，樹立檔案管理服務意識，同時，加強對于檔案管理人員的思想政治教育，樹立檔案管理服務理念，積極落實并做好檔案管理各項工作。

2.2 建立健全檔案管理機制

為規(guī)范衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理，應以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等現行規(guī)章制度為依據，制定科學合理的檔案管理制度，明確檔案管理工作內容、流程及標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化，督促工作人員提升檔案管理意識及服務意識[3]。為了確保檔案資料的完整性，應實施檔案管理責任制度，明確主管領導及管理人員，專崗專責，并構建與之相適應的監(jiān)督機制，確保檔案采集、管理、保管工作高質量開展。在檔案室建設過程中，相關部門應該安排專項經費，根據標準建設規(guī)范化的檔案室、檔案柜，打造檔案信息平臺，將各級衛(wèi)生健康行政部門業(yè)務活動中所積累的資料，及時歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設置編碼，統一管理。

2.3 加強對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)

衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理工作的政策性、原則性極強，且隨著公共衛(wèi)生服務水平的提高，其服務職能被突出，檔案管理人員必須具備極強的政治責任心，具備嚴格的政治紀律意識，對待工作認真負責，對待同志和辦事人員和藹友善，主動為人們提供服務[4]。此外，隨著檔案管理工作的專業(yè)化、信息化發(fā)展，檔案管理人員除了具備應有的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)外，還應該熟知相關業(yè)務知識，具備較強的交際能力，尤其是信息技術素養(yǎng)。衛(wèi)生健康部門應該加強對于專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，定期組織檔案管理人員參加業(yè)內培訓及學術交流會，讓檔案管理人員學習現代化檔案管理業(yè)務知識與技能，學會應用計算機技術、數字化技術、云計算技術等現代化檔案手段，突破檔案信息化建設中遇到的人才瓶頸。而且，在檔案管理工作不斷變革的過程中，應該積極求變，根據工作需求引進專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達標的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續(xù)教育，確保檔案管理人員能夠勝任這項工作，發(fā)揮檔案服務效能。

2.4 建設智慧檔案信息化管理格局

信息技術的引進，有利于推動衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案的規(guī)范化、高效化管理，實現檔案內容的數字化、電子化，提高檔案信息的共享效率。基于這一認知，市衛(wèi)生健康局辦公室應該重視對于檔案的信息化建設，加大資金投入，選擇合適的數據化模式，引進相關技術及設備，包括計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施等，構建檔案數據平臺，實現信息共享，建設智慧檔案信息化管理格局，全面提升檔案管理服務水平。在電子化、數字化檔案庫中，信息利用者只需根據自身需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。不過，在信息平臺管理中，應構建登記權限制度，來提升信息利用安全度，通過完善數據平臺防御機制，增設防火墻、殺毒軟件等，確保檔案管理的安全性。

3 結語

衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案是各級衛(wèi)生健康行政部門業(yè)務活動開展全過程的歷史憑證，檔案管理屬于衛(wèi)生健康系統的基礎性工作，推動檔案現代化管理，優(yōu)化檔案管理服務職能，能夠更好地衛(wèi)生健康活動開展提供信息支持。21世紀是高速發(fā)展的信息時代，為確保信息資產得到高度利用，市衛(wèi)生健康局辦公室應該充分重視當前衛(wèi)生健康系統業(yè)務檔案管理中存在的問題，及時解決，正確認識科學技術在檔案管理水平中的提升作用，加大資金投入，引進現代化信息技術及設施，推動檔案規(guī)范化、信息化、數字化管理，全面提升檔案管理效率及質量，高效利用檔案信息。

參考文獻

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[2]周翔宇，王曉君.電子健康檔案信息共享中的安全及應用問題研究——以邯鄲市直醫(yī)療機構為例[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2019，37（22）：155-157.

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[4]蓋峻梅，王蘇軍.江蘇省衛(wèi)生健康系統檔案管理及檔案信息化建設現況與分析[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2019，30（04）：485-489.