流動人員人事檔案的管理與服務

黃少麗

摘 要：人才交流服務中心作為人力資源和社會保障局的重要組成部分，其人事檔案管理工作效能在很大程度上影響著我國現代社會人才流動的速度，能推動社會資源優化配置，不僅能提高人才就業率，還關乎地區人才引進工作的開展。基于此，本文以流動人員為例，探討如何開展人事檔案管理工作，以期能夠有效破除人才引進壁壘。

關鍵詞：流動人員;人事檔案;管理服務

在良好的市場經濟條件下，人才競爭日益加劇，人員來往、招商引資、人才引進等都推動了人員流動，其規模和速度更是前所未有，對我國人事檔案管理工作帶來了巨大挑戰，原有的管理模式顯然已不再適應。必須要有針對性的開展改革，加強流動人員檔案管理法制建設，完善流動人員人事檔案管理機制，推動人事檔案信息化建設向數字化建設轉變，實現人才資源的合理配置，助推人才強國戰略的有效實施。

1 強化流動人員檔案管理的法制建設

1）遵循法律規定管理流動人員人事檔案。要想提高流動人員人事檔案管理質量，高效開展人才引進工作，就必須要建立健全的流動人員人事檔案管理制度。而管理的核心在于“執行力”，也就是說必須要抓流動人員人事檔案管理落實工作，緊跟時代步伐，不斷優化流動人員人事檔案管理流程。同時，我們必須要深刻意識到健全的法律的提高人事檔案管理效率、優化管理流程的重要前提和保障，因此必須要建立規范化的檔案管理法律體系。對于地區人才交流服務中心而言，應結合人才引進戰略，針對流動人員人事檔案的特點，主動向立法機構提出相關建議，共同完善、落實人事檔案管理立法建設。

2）加強流動人員人事檔案法制宣傳。為進一步加大《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》在各領域的貫徹落實力度，強化流動人員檔案管理工作全面落實，人才交流服務中心應結合“六五”普法、全國法制宣傳日等渠道，開展專題講座、現場測試、實地咨詢等方式，詳細講解檔案的重要性;與電視報刊媒體、新媒體合作開辦關于人事檔案管理的法制欄目，讓社會公眾能夠了解檔案法的內容、人事檔案辦理流程、所需資料等。同時，上級檔案管理部門還應依法開展“雙隨機一公開”監督工作，通過定期督查、不定期抽查以及專項檢查等方式，促使人才交流服務中心加強流動人員檔案管理。

2 完善流動人員人事檔案管理機制

1）建立積極的流動人員人事檔案接收制度。可與高校合作，加強對應屆畢業生等群體的政策指導，向其宣傳流動人員人事檔案的重要性，凸顯人事檔案公益性服務特點，切實提高流動人員的檔案意識，能主動參與到檔案管理工作中。同時，加強與大中專院校、國有企業、事業單位的聯系，增強彼此之間人事檔案管理的配合，提高流動人員人事檔案接管率，避免出現人事檔案脫節，確保檔案有序流動，充分發揮檔案的作用與價值[1]。同時，與非公經濟組織進行合作，鼓勵其辦理人事檔案存檔業務，并與組織內部養老保險參保工作結合起來，建立積極的檔案接收制，從而減少“棄檔”行為的發生。

2）建立覆蓋全體流動人員的人事檔案制度。人才交流服務中心工作是面向全社會開展的，因此所有流動人員都具有享有人才服務機構所提供的人事服務權利。我國流動人員主要包含高端人才、貧困人口、畢業生等群體，因此人才服務中心所建立的人事檔案制度必須要涵蓋全體流動人員。以貧困人口為例，隨著城市化建設進程加快，越來越多的農村人口向城市流動，人才交流中心就可以充分發揮出人事檔案脫貧攻堅的作用，通過建立貧困家庭檔案卡、安置勞動力就業，從而促進貧困人口通過就業實現脫貧，以此來增強服務中心與省市的結對共建，通過資源共享、優勢互補，切實提高人才中心的服務水平。而針對未建立人事檔案的人員，則可以立足當前所從事的職業，以勞動合同、社保繳納情況作為基礎材料，建立涵蓋個人基本信息、就失業情況、職稱、技能材料等于一體的人事檔案，并不斷完善和調整。

3）健全流動人員人事檔案內容制度。在流動人員人事檔案工作中，收集補充檔案材料是基礎工作，同時也是提高人事檔案價值的重要舉措。因此，必須要創新流動人員人事檔案日常收集方式，積極探索人才服務中心與用人單位、流動人員三者之間人事檔案內容的收集機制，確保能及時、全面、系統地將歸檔流動人員人事檔案。對于所屬區域流動人員人事檔案需要每季度進行動態完善，依法保障群眾的知情權、監督權。同時，建立健全的檔案告知承諾制度，在接受檔案時告知其所缺少的檔案資料，并提供相關幫助，切記不得無故拒收檔案。同時設置暢通的檔案轉遞渠道，嚴格落實檔案管理主體責任，提高思想認知，將流動人員檔案管理工作擺在重要位置。此外，對于人才引進檔案而言，可對《干部人事檔案材料收集歸檔規定》進行學習和借鑒的基礎上，結合其特點，從“德、能、勤、績、信”等方面補充人事檔案內容[2]。同時，加強對人才引進檔案內容的充實，除基礎的個人姓名、年齡、性別、籍貫、學歷、工作經驗等基本信息外，還應重點充實以下內容：一是加強專長能力補充。對引進人才的知識水平、繼續教育情況、資格考試、職稱、個性特點、工作態度等材料進行重點記載。二是突出實績。對人才工作業績、創造發明、在重大項目中所取得的成就等材料進行記錄，從而為人才引進的選擇提供可靠的依據。三是突出誠信材料。如黨政機關流動人員則應加強廉政方面的材料補充;企業管理人員則應包含審計、納稅、誠信等公共道德、職業素養方面的材料;讓人事檔案成為社會共享的人才信息數據庫，進一步提高流動人員人事檔案的利用價值。

3 落實庫房“八防”，提高檔案服務水平

流動人員檔案管理必須要嚴格遵守國家檔案業務規范的規定，落實庫房八防，做好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲。在庫房加設防盜門窗，配備好窗簾，窗戶使用雙層玻璃，庫房內應選用白熾燈，避免日光燈對紙質檔案造成破壞。同時還要配備除濕機和吸潮劑，制定嚴格的防火制度，按照要求配齊防火器材;保持庫房干凈整潔，嚴防鼠害發生。若條件許可還可配置空調設備，確保室內保持適宜溫度，并定期檢查對檔案進行防蟲處理，以免紙質檔案出現蟲蛀現象。與此同時，檔案管理人員應圍繞“兩學一做”“三嚴三實”等教育活動，加強工作作風建設，牢固樹立“公共服務”“公益服務”意識，加強推進“受理零推諉、服務零距離、服務零投訴”的工作機制，提供人性化的檔案服務。加強愛崗敬業、無私奉獻教育，優化服務部署，不斷提高檔案管理能力和服務水平。

4 推進流動人員人事檔案數字化建設

人才交流服務中心應結合自身實際情況，根據人事檔案保存年限、使用頻率等信息，制定一套科學合理的數字化管理方案。加大對各種現代信息技術的應用，如云計算，大數據等，借助這些現代技術實流動人員人事檔案數字化管理。對此，應立足紙質檔案資源，結合流動人員業務活動的特征，依托大數據和云技術，對流動人員人事檔案進行數字化、智能化管理與開發，通過數據分析、語義挖掘、智能處理，從中獲得更有價值的檔案信息，提高檔案服務能力[3]。此外，還應強化人事檔案掃描生成電子信息工作，為今后流動人員人事檔案集約化、動態化管理奠定基礎。如個人或單位直接在網上就可以申請查詢檔案、辦理檔案調出、調入申請等，管理人員直接在網上進行審批，通過后直接向申請人分配權限。這樣不僅能節能人力物力，還提高了工作效率，是對“互聯網+政務服務”戰略的響應與實施。

5 結語

人才交流服務中心檔案管理人員必須要充分結合流動人員的特點，不斷優化調整人事檔案管理模式，積極向立法機構提出政策建議，完善流動人員人事檔案管理機制，推動檔案管理信息化建設向數字化建設轉變，切實發揮出人事檔案的作用與價值，為人才選拔、個人評價、待遇認定等提供可靠的參考依據。

參考文獻

[1]傅劍波，朱萬木，劉學偉.加強流動人員人事檔案管理提高公共就業與人才服務水平[J].蘭臺世界，2017，000（023）：37-39.

[2]董曉聲.新形勢下人事檔案管理與創新服務問題的探討[J].蘭臺內外，2019（29）：88-89.

[3]王梅.探究新形勢下人事檔案管理信息化建設[J].人力資源管理，2018（1）：190-191.