流動人員人事檔案的管理與服務(wù)

黃少麗

摘 要：人才交流服務(wù)中心作為人力資源和社會保障局的重要組成部分，其人事檔案管理工作效能在很大程度上影響著我國現(xiàn)代社會人才流動的速度，能推動社會資源優(yōu)化配置，不僅能提高人才就業(yè)率，還關(guān)乎地區(qū)人才引進工作的開展。基于此，本文以流動人員為例，探討如何開展人事檔案管理工作，以期能夠有效破除人才引進壁壘。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案;管理服務(wù)

在良好的市場經(jīng)濟條件下，人才競爭日益加劇，人員來往、招商引資、人才引進等都推動了人員流動，其規(guī)模和速度更是前所未有，對我國人事檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，原有的管理模式顯然已不再適應(yīng)。必須要有針對性的開展改革，加強流動人員檔案管理法制建設(shè)，完善流動人員人事檔案管理機制，推動人事檔案信息化建設(shè)向數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人才資源的合理配置，助推人才強國戰(zhàn)略的有效實施。

1 強化流動人員檔案管理的法制建設(shè)

1）遵循法律規(guī)定管理流動人員人事檔案。要想提高流動人員人事檔案管理質(zhì)量，高效開展人才引進工作，就必須要建立健全的流動人員人事檔案管理制度。而管理的核心在于“執(zhí)行力”，也就是說必須要抓流動人員人事檔案管理落實工作，緊跟時代步伐，不斷優(yōu)化流動人員人事檔案管理流程。同時，我們必須要深刻意識到健全的法律的提高人事檔案管理效率、優(yōu)化管理流程的重要前提和保障，因此必須要建立規(guī)范化的檔案管理法律體系。對于地區(qū)人才交流服務(wù)中心而言，應(yīng)結(jié)合人才引進戰(zhàn)略，針對流動人員人事檔案的特點，主動向立法機構(gòu)提出相關(guān)建議，共同完善、落實人事檔案管理立法建設(shè)。

2）加強流動人員人事檔案法制宣傳。為進一步加大《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》在各領(lǐng)域的貫徹落實力度，強化流動人員檔案管理工作全面落實，人才交流服務(wù)中心應(yīng)結(jié)合“六五”普法、全國法制宣傳日等渠道，開展專題講座、現(xiàn)場測試、實地咨詢等方式，詳細講解檔案的重要性;與電視報刊媒體、新媒體合作開辦關(guān)于人事檔案管理的法制欄目，讓社會公眾能夠了解檔案法的內(nèi)容、人事檔案辦理流程、所需資料等。同時，上級檔案管理部門還應(yīng)依法開展“雙隨機一公開”監(jiān)督工作，通過定期督查、不定期抽查以及專項檢查等方式，促使人才交流服務(wù)中心加強流動人員檔案管理。

2 完善流動人員人事檔案管理機制

1）建立積極的流動人員人事檔案接收制度。可與高校合作，加強對應(yīng)屆畢業(yè)生等群體的政策指導(dǎo)，向其宣傳流動人員人事檔案的重要性，凸顯人事檔案公益性服務(wù)特點，切實提高流動人員的檔案意識，能主動參與到檔案管理工作中。同時，加強與大中專院校、國有企業(yè)、事業(yè)單位的聯(lián)系，增強彼此之間人事檔案管理的配合，提高流動人員人事檔案接管率，避免出現(xiàn)人事檔案脫節(jié)，確保檔案有序流動，充分發(fā)揮檔案的作用與價值[1]。同時，與非公經(jīng)濟組織進行合作，鼓勵其辦理人事檔案存檔業(yè)務(wù)，并與組織內(nèi)部養(yǎng)老保險參保工作結(jié)合起來，建立積極的檔案接收制，從而減少“棄檔”行為的發(fā)生。

2）建立覆蓋全體流動人員的人事檔案制度。人才交流服務(wù)中心工作是面向全社會開展的，因此所有流動人員都具有享有人才服務(wù)機構(gòu)所提供的人事服務(wù)權(quán)利。我國流動人員主要包含高端人才、貧困人口、畢業(yè)生等群體，因此人才服務(wù)中心所建立的人事檔案制度必須要涵蓋全體流動人員。以貧困人口為例，隨著城市化建設(shè)進程加快，越來越多的農(nóng)村人口向城市流動，人才交流中心就可以充分發(fā)揮出人事檔案脫貧攻堅的作用，通過建立貧困家庭檔案卡、安置勞動力就業(yè)，從而促進貧困人口通過就業(yè)實現(xiàn)脫貧，以此來增強服務(wù)中心與省市的結(jié)對共建，通過資源共享、優(yōu)勢互補，切實提高人才中心的服務(wù)水平。而針對未建立人事檔案的人員，則可以立足當(dāng)前所從事的職業(yè)，以勞動合同、社保繳納情況作為基礎(chǔ)材料，建立涵蓋個人基本信息、就失業(yè)情況、職稱、技能材料等于一體的人事檔案，并不斷完善和調(diào)整。

3）健全流動人員人事檔案內(nèi)容制度。在流動人員人事檔案工作中，收集補充檔案材料是基礎(chǔ)工作，同時也是提高人事檔案價值的重要舉措。因此，必須要創(chuàng)新流動人員人事檔案日常收集方式，積極探索人才服務(wù)中心與用人單位、流動人員三者之間人事檔案內(nèi)容的收集機制，確保能及時、全面、系統(tǒng)地將歸檔流動人員人事檔案。對于所屬區(qū)域流動人員人事檔案需要每季度進行動態(tài)完善，依法保障群眾的知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)。同時，建立健全的檔案告知承諾制度，在接受檔案時告知其所缺少的檔案資料，并提供相關(guān)幫助，切記不得無故拒收檔案。同時設(shè)置暢通的檔案轉(zhuǎn)遞渠道，嚴格落實檔案管理主體責(zé)任，提高思想認知，將流動人員檔案管理工作擺在重要位置。此外，對于人才引進檔案而言，可對《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》進行學(xué)習(xí)和借鑒的基礎(chǔ)上，結(jié)合其特點，從“德、能、勤、績、信”等方面補充人事檔案內(nèi)容[2]。同時，加強對人才引進檔案內(nèi)容的充實，除基礎(chǔ)的個人姓名、年齡、性別、籍貫、學(xué)歷、工作經(jīng)驗等基本信息外，還應(yīng)重點充實以下內(nèi)容：一是加強專長能力補充。對引進人才的知識水平、繼續(xù)教育情況、資格考試、職稱、個性特點、工作態(tài)度等材料進行重點記載。二是突出實績。對人才工作業(yè)績、創(chuàng)造發(fā)明、在重大項目中所取得的成就等材料進行記錄，從而為人才引進的選擇提供可靠的依據(jù)。三是突出誠信材料。如黨政機關(guān)流動人員則應(yīng)加強廉政方面的材料補充;企業(yè)管理人員則應(yīng)包含審計、納稅、誠信等公共道德、職業(yè)素養(yǎng)方面的材料;讓人事檔案成為社會共享的人才信息數(shù)據(jù)庫，進一步提高流動人員人事檔案的利用價值。

3 落實庫房“八防”，提高檔案服務(wù)水平

流動人員檔案管理必須要嚴格遵守國家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的規(guī)定，落實庫房八防，做好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲。在庫房加設(shè)防盜門窗，配備好窗簾，窗戶使用雙層玻璃，庫房內(nèi)應(yīng)選用白熾燈，避免日光燈對紙質(zhì)檔案造成破壞。同時還要配備除濕機和吸潮劑，制定嚴格的防火制度，按照要求配齊防火器材;保持庫房干凈整潔，嚴防鼠害發(fā)生。若條件許可還可配置空調(diào)設(shè)備，確保室內(nèi)保持適宜溫度，并定期檢查對檔案進行防蟲處理，以免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)蟲蛀現(xiàn)象。與此同時，檔案管理人員應(yīng)圍繞“兩學(xué)一做”“三嚴三實”等教育活動，加強工作作風(fēng)建設(shè)，牢固樹立“公共服務(wù)”“公益服務(wù)”意識，加強推進“受理零推諉、服務(wù)零距離、服務(wù)零投訴”的工作機制，提供人性化的檔案服務(wù)。加強愛崗敬業(yè)、無私奉獻教育，優(yōu)化服務(wù)部署，不斷提高檔案管理能力和服務(wù)水平。

4 推進流動人員人事檔案數(shù)字化建設(shè)

人才交流服務(wù)中心應(yīng)結(jié)合自身實際情況，根據(jù)人事檔案保存年限、使用頻率等信息，制定一套科學(xué)合理的數(shù)字化管理方案。加大對各種現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，如云計算，大數(shù)據(jù)等，借助這些現(xiàn)代技術(shù)實流動人員人事檔案數(shù)字化管理。對此，應(yīng)立足紙質(zhì)檔案資源，結(jié)合流動人員業(yè)務(wù)活動的特征，依托大數(shù)據(jù)和云技術(shù)，對流動人員人事檔案進行數(shù)字化、智能化管理與開發(fā)，通過數(shù)據(jù)分析、語義挖掘、智能處理，從中獲得更有價值的檔案信息，提高檔案服務(wù)能力[3]。此外，還應(yīng)強化人事檔案掃描生成電子信息工作，為今后流動人員人事檔案集約化、動態(tài)化管理奠定基礎(chǔ)。如個人或單位直接在網(wǎng)上就可以申請查詢檔案、辦理檔案調(diào)出、調(diào)入申請等，管理人員直接在網(wǎng)上進行審批，通過后直接向申請人分配權(quán)限。這樣不僅能節(jié)能人力物力，還提高了工作效率，是對“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”戰(zhàn)略的響應(yīng)與實施。

5 結(jié)語

人才交流服務(wù)中心檔案管理人員必須要充分結(jié)合流動人員的特點，不斷優(yōu)化調(diào)整人事檔案管理模式，積極向立法機構(gòu)提出政策建議，完善流動人員人事檔案管理機制，推動檔案管理信息化建設(shè)向數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變，切實發(fā)揮出人事檔案的作用與價值，為人才選拔、個人評價、待遇認定等提供可靠的參考依據(jù)。

參考文獻

[1]傅劍波，朱萬木，劉學(xué)偉.加強流動人員人事檔案管理提高公共就業(yè)與人才服務(wù)水平[J].蘭臺世界，2017，000（023）：37-39.

[2]董曉聲.新形勢下人事檔案管理與創(chuàng)新服務(wù)問題的探討[J].蘭臺內(nèi)外，2019（29）：88-89.

[3]王梅.探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)[J].人力資源管理，2018（1）：190-191.