論新形勢下檔案提供利用工作的開展

黃秀蓮

隨著檔案工作的不斷發展和社會檔案意識的不斷加強，檔案工作已走出封閉狀態，呈現開放利用的大好局勢，檔案的提供利用工作也將是檔案館管理工作的核心和根本目的，眾所周知，社會歷史越發展，人們對檔案的利用就越廣泛，它的實用價值也就越寶貴。并且提供利用的方式很多，研究性也很強。因此，大力提供利用檔案信息資源，滿足社會需要，具有深刻的意義。

在提供利用檔案信息資源，發揮檔案的作用方面，筆者談一些淺薄看法：

1 檔案提供利用工作的重要性

做好檔案利用工作的前提是做好檔案的基礎工作，從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個方面是檔案業務工作的基本內容。利用工作是檔案工作的最終目的，收集、整理、保管、鑒定和統計都是為利用工作打基礎的。利用工作開展的好壞，直接關系到檔案工作整體發展水平。因此做好檔案的利用工作，必須打牢基礎，建立規范的檔案利用制度，做到有章可循，這樣才能更好地開展檔案利用工作，滿足利用者的需求。

檔案是歷史的記錄，是歷史的見證。為了更好地提供利用，必須認真地做好基礎工作。基礎工作并不直接與利用者發生關系，而是為了提供利用，滿足各方面的客觀需要準備條件，收集是為了滿足利用，整理是為系統利用，鑒定是為了準確利用，保管是為了長遠利用，統計是為了方便利用，只有將上述工作做好，才能為利用工作打開局面，發揮效益，把整個檔案工作提高到一個新的水平。

2 檔案利用工作在經濟建設中發揮重大作用

皇姑區檔案館既直接面對人民群眾，面對機關各部門，同時又是服務基層的部門。我館保管了近10萬卷的檔案資料，要為全區機關企事業單位和80萬居民百姓提供檔案的利用服務，是黨和政府信息公開的窗口，是政府已公開現行文件查閱中心，是檔案保管利用的集散地。目前我國檔案存在兩種類型服務（直接服務與間接服務），以現有的專業檔案為館藏的檔案，具有為經濟建設提供直接服務的優勢。以歷史檔案為主要館藏的檔案，具有為經濟建設提供各種檔案間接地服務于經濟建設。就皇姑區檔案館來說，能夠為經濟建設提供間接服務。

皇姑區檔案館檔案在為基層百姓提供利用工作相比較以前使用率更加頻繁。僅在“十二五”期間，我館免費向檔案利用者提供服務，累計接待查檔約 18835人次，提供利用檔案22902卷、5738件。面對檔案高利用率，要求工作人員樹立被動服務和主動服務意識。被動服務是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，區館工作人員盡量去滿足這種需求，主動幫助查找，準確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對于那些由于缺乏經驗，不能準確表達其利用需求的用戶，應依據用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。在被動服務中爭取主動，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。主動服務是通過走入社區的形式主動向外宣傳報道館藏檔案內容。特殊情況特殊對待，主動去因疾病、殘疾等不能前來查檔的相關人員家中進行身份核實，并為其出具證明。

3 利用館藏民生檔案，更好地為社會各界人士提供服務

民生問題一直是關系國家和社會穩定的重要因素，是關系廣大人民群眾直接現實利益的重要問題。在黨的十八大精神的號召下，關注民生，服務民生，成為中國社會發展的主線。檔案工作作為維護史實、傳承文明、服務民生、服務社會的一項基礎性工作，積極將民生工作納入自己工作體系之中，民生檔案及其建設工作油然而生。所謂民生檔案，指國家機構、社會組織在社會活動中直接形成的與公眾利益密切相關的歷史記錄，是維護群眾合法權益的原始憑證，是百姓最關心、最直接、最現實的利益問題在檔案工作中的直接體現。

《政府信息公開條例》明確規定，各級國家檔案館為政府信息查閱場所，為社會各界人士獲取政府信息提供便利，“以民生需求為導向，加大民生檔案資源的收集力度。按照廣征和精收相結合、紙質和電子相結合的原則，檔案館一方面對檔案接收范圍進行了調整，將所有涉及人的檔案都納入了進館范圍;另一方面及時接收到期民生檔案進館，積極接收未到期但重要的民生檔案進館”（方靈芝 33），檔案工作服務性質就是解決群眾的實際困難。2016年5月，來區檔案館查閱檔案人員的數量突然加大，原來是計劃生育獨生子女審批表的查閱，每天數以百計的查閱量，其間共接待查檔人員2100多人次，全館人員都投入到查檔一線，全力應對，及時與區計生局協商，分批次到館查閱，老百姓拿到審批表時感動地說，多虧了你們這一張紙，為我領到獨生子女費提供了重要的依據，現在我們才知道，民生檔案太重要了。

4 努力提高檔案提供利用工作人員的政治素質和業務素質

“打鐵還需自身硬”，檔案利用工作的好壞，直接取決于檔案工作者的素質，這就要求檔案工作者一方面要具有高尚的職業道德，要遵守檔案工作紀律，認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，嚴守黨和國家的機密。熱愛檔案事業，樹立全心全意為人民服務的宗旨，要甘于默默無聞、埋頭苦干，淡泊名利。另一方面檔案管理人員必須擁有扎實的檔案專業知識，不斷提高業務水平，以適應新形勢下檔案工作的需要在科學技術迅猛發展的今天，人們對檔案利用工作的需求也不斷提高，對檔案人員在業務知識和科學知識以及管理操作能力等方面提出了要求。這就需要檔案人員要努力學習業務知識，定期參加檔案業務培訓，不斷拓展業務知識面，掌握檔案整理的具體方法和檔案管理的最新動態，要有過硬檔案人員。如果沒有嫻熟的業務技能和廣博的知識面，就不可能提供高效優質的檔案利用。在檔案管理工作中要不斷積累工作經驗和掌握新方法，不斷完善和提高檔案的管理水平，科學、有效地為利用者服務，這樣才能把檔案利用工作開展好。因為檔案工作是一項專業性很強的工作，因此，要熟悉本單位的性質、成立時間、組織史和了解館藏檔案情況，才能解答利用者的各種問題，準確、快速地查找到利用者所需要的檔案。在服務他人時，要有崇高的敬業精神和良好的服務意識，要有較高的計算機操作能力，運用現代化手段快捷便利地提供服務，要不斷培養提高自己的實際操作能力。

綜上所述，要求我們必須搞好檔案信息資源的提供利用工作，檔案工作人員要解放思想，大膽探索，探索檔案利用工作面臨的新課題、新問題，繼續做好檔案的利用工作，為構建和諧的社會服務，對歷史負責，為現實服務好，讓利用者滿意而歸。

參考文獻

[1]方靈芝.建好民生檔案數據庫 提升民生檔案服務能力[J].浙江檔案，2010（01）：33.