如何提升辦公室檔案文書管理工作

余文斯

摘 要：在辦公室工作開展中，檔案文書管理是一項重點工作內容。在現今信息技術發展的過程中，對于該項工作的開展具有了新的要求。在本文中，將就如何提升辦公室檔案文書管理工作進行一定的研究。

關鍵詞：辦公室;檔案文書;管理

1 引言

在單位發展中，對于檔案文書的管理是一項重點工作內容，具有消息傳達以及日常業務處理的作用，也因此成為現今企業發展當中的重點組成部分。對此，即需要能夠對該項工作引起重視，以科學管理措施的應用不斷提升檔案文書管理水平。

2 檔案文書管理特點

檔案文書管理是單位工作開展的重點內容，其特點有：第一，準確性。檔案文書是一種信息的記錄手段，需要具有準確的特點。在文書的采集、記錄、歸檔當中，需要保證每個環節的合理性，以此才能夠保證準確度;第二，繁雜性。檔案文書在資料載體、內容上具有豐富多樣的特點，其中將涉及財務、業務與人事等內容，需要對多元化資料進行收集、分類以及整合，具有十分繁雜的特點;第三，真實性。檔案文書要能夠對單位的實際情況真實記錄，清晰的記載事件與過程，這也正是檔案的重要方面。

3 目前存在問題

在新的發展形勢下，辦公室檔案文書管理工作也面對了新的挑戰，并體現出了一定的不足，就目前來說，存在的問題有：

3.1 管理方法陳舊

目前，社會分工具有了愈發細化的特征，該項工作也面對了較大的工作量，且在管理形式、方法上也具有了多樣化特點。而在實際工作開展中，部分單位在檔案管理當中還存在使用傳統管理方法的情況，并不能夠對時代的發展需求進行滿足，進而影響到檔案文書管理效果，進而在實際工作中出現歸類不細致、檔案材料丟失以及管理效率低下等問題，不僅將因此對工作的難度、強度進行大幅度增加，也將對單位的日常工作開展產生了較大的影響。

3.2 管理意識不足

在檔案管理當中，管理意識是一項重點內容，只有具備良好的管理意識，才能夠保證工作開展質量。相反，如果人員缺少管理意識，則將直接對管理水平產生影響。在現今部分單位中，負責檔案管理的人員在管理能力、學歷上都存在不足，部分年齡較大的人員無法接受新事物，不能夠掌握新的檔案管理技術與方法。這部分情況的存在，則將使該項工作的效果受到影響，無法保證工作開展質量。

3.3 缺少部門配合

對于辦公室檔案文書管理這項工作來說，其具有復雜性以及綜合性的特點，需要不同部門之間能夠密切進行配合與合作，以此保證該項工作的順利進行，如果不同部門之間缺少應有的配合，則將直接對該項工作開展產生影響。其中，歸檔即是檔案管理當中的重要一環，對于很多部門來說，為了使自己的工作更加便利，則不愿意將檔案統一送到管理部門進行保管，該情況的存在，則很可能使重要文件資料出現丟失的情況，直接影響到檔案材料的完整性。

3.4 管理設施落后

時效性也是檔案文書材料的一項重要特點，也因此對管理基礎具有一定的要求，需要通過對計算機系統的不斷升級滿足工作需求。在現今工作開展中，很多單位還存在經費不足以及單檔案管理設施落后等情況，無法進行高效的管理，也將因此對該項工作的規范化、標準化產生影響。

4 檔案文書管理方式

4.1 增強管理意識

為了能夠做好辦公室檔案管理工作，即需要能夠充分提升檔案管理意識，做好相關管理制度的完善，保證管理工作能夠有章可循，始終按照要求開展工作。具體來說，需要從以下方面入手：第一，加大宣傳力度。作為領導以及管理人員，需要能夠對該項工作形成充分的認識，全力做好檔案管理工作，切實提升自身能力，做好先進管理理念的學習，充分結合管理工作與理念要求，不斷提升該項工作的開展質量與效率;第二，完善管理制度。在現有的基礎上進一步細化管理規范內容，保證管理制度在可實時性、可操作性等方面具有好的表現，將其作為辦公室檔案文書管理的重要綱領，充分發揮作用做好對管理人員行為的規范;第三，按照流程辦事。要使管理者樹立起按照流程規章制度辦事的理念，提升自身檔案管理意識，嚴格按照要求做好檔案的分類標記處理，提升管理工作開展水平。

4.2 加強部門協作

在檔案管理工作開展中，也需要做好不同部門之間的協作，這樣才能夠在充分發揮各部門作用的情況下，有效的提升檔案文書管理效果。在該項工作中，首先需要通知相關部門，使其能夠充分認識到檔案管理這項工作的作用，進而積極的配合該項工作進行。同時，也需要做好相關規章制度的制定與落實，如果存在人員阻礙該項工作開展，則需要及時進行處理。其次，需要做好專門人員的安排，通過檔案管理員的安排使其能夠負責該項工作，同其余部門進行積極的溝通協調，完成該項工作。

4.3 優化管理方式

在現今社會不斷發展、新技術出現的情況下，檔案管理這項工作也具有了與時俱進的特點，在該情況下，則可以將檔案管理工作同現代化技術進行結合，充分發揮出數字化管理技術的優勢。在該項工作中，主要的內容包括有以下方面：第一，對適合的檔案管理軟件選擇應用，使用網絡信息技術對檔案做好編號、查閱、檢索以及儲存處理，做好系統間銜接，便于該項工作更好的開展。同時，在該方式應用中，也能夠整理好紙質同電子文件，以此不僅能夠對檔案的檢索速度進行提升，且能夠使檔案具有更好的完整性，進一步提升檔案管理水平;第二，要結合工作實際做好數字化管理系統的建設，對不同類型檔案做好針對性優化，更好的適應檔案管理，同時對檔案做好電子檔案信息的建立，提升檔案管理工作開展水平。

4.4 加強檔案收集

在檔案文書管理工作當中，對資料進行收集是一項基礎性工作，也是保證該項工作良好進行的重點：第一，需要能夠做好檔案文書范文的規范處理，在具體文書管理中，要做好文書的分類，保證檔案材料具有規范的格式以及清晰的字跡，具有較好的應用價值，并根據規范要求做好保管;第二，做好目錄編號工作，對于檔案文書來說，其具有較大的數量，在實際管理當中具有較大的難度。這即需要能夠做好檢索系統的應用，在提升檢索快捷性、便利性的基礎上，實現檢索質量與效率的提升。同時，也需要做好管理軟件的引入，積極做好辦公室自動化系統的完善，在實現網上管理的基礎上，更好的發揮作用;第三，對行文與收文程序進行規范，做好恰當文字編號主題詞的選擇，保障使用管理效果。

5 結束語

在上文中，我們對辦公室檔案文書管理進行了一定的研究。在實際工作開展中，需要能夠對檔案文書管理工作引起重視，不斷優化管理方式方法，在不斷提升檔案文書工作質量水平的情況下，保障單位各項工作的良好進行。

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