社會保險業務檔案工作規范化建設研究

徐濱清

摘 要：本文主要是結合新形勢下對社保業務的檔案工作進行分析，提出其問題所在，并且對其規范化的建設與實現提出幾點建議，使我國社保業務檔案工作能夠更好地適應新形勢的發展需要。

關鍵詞：社保業務;檔案工作;規范化建設

對于社會保障的檔案管理工作來說，業務檔案管理工作是其中十分重要的組成部分之一，它作為社會保障相關事業的基礎與前提，能夠有效地確保其發展的健康與順利。因此，我們要對社保業務的檔案進行有效的管理，這同時也是做好我國社保業務及檔案管理規范化工作的切入點，我們要給予高度的重視。

1 目前社保業務檔案工作存在的問題

1.1 社保業務的檔案工作，互相之間的整合性不強

社保業務檔案所涉及的方面是比較廣泛的，而且長期以來關于這類檔案的管理規范和方法是缺乏統一標準的，譬如在前幾年，社保部門沒有整合的時候，企業、機關、新農合、機關事業等各個保險部門，各自出臺套檔案管理辦法，整合后，也沒有一個部門牽頭出臺一個新的檔案管理辦法，社保業務檔案的每個工作人員都按照自己的方法來管理，有經驗的工作人員憑借以往的工作經驗和需要，同時參考和學習類似的綜合性檔案的管理，對自己所負責的檔案進行管理。長此以往，導致社保檔案的管理方法五花八門，系統內橫向和縱向溝通困難，互相之間的檔案資料難以共享。

1.2 社保業務的檔案管理工作需要規范化

社保業務的檔案管理部門對建立全面、系統的管理制度的重視意識不高，有的部門對檔案管理設施建設的投入力度不夠，沒有建立符合專業要求的檔案管理室，缺少專用檔案柜、密集架、專用空調、掃描設備、除濕機、電腦、復印機等設備，檔案室的管理中也沒有進行防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防有害氣體、防高溫等全方位的預防措施，社保業務的檔案工作不夠規范化，管理制度不健全或形同虛設。

1.3 負責社保業務的檔案管理工作人員整體素質參差不齊

對從事社保業務的檔案管理工作人員素質沒有一個具體的要求和規定，無證上崗，導致在崗人員工作技能不達標、或者崗位不能勝任的問題時有發生，在一些基層單位甚至出現一人兼多崗的現象，使工作人員無法將精力投入到業務研究中去，目前，部分在崗人員的信息化水平和業務能力已經遠遠達不到新形勢下檔案管理的要求，急需進行業務培訓。

2 對社保業務檔案工作進行規范化建設的建議

2.1 做好制度保障工作

這要從相關制度與條例的建立與完善這一角度出發，確保社保業務的檔案工作章可循，在對檔案管理相關機構進行建立與完善的同時，結合相關的規定做好檔案管理人員的崗位責任制度、保密制度、借閱制度、庫房管理制度等的建立與完善工作，確保社保業務檔案工作能夠在制度化與專業化的管理下進行。同時，對于已有的管理制度，我們必須嚴格執行，責任到人，避免出現管理漏洞。將管理制度的落實情況作為工作人員的考核內容，給予相應的獎懲，與評優掛鉤，激發檔案管理人員的主動性與積極性。

2.2 要對檔案管理人員進行綜合素質培訓

社保業務檔案具有較強的政策性與專業性，退休、補保險、調動、就業、解聘、工傷認定、待遇領取等等，與參保人息息相關，檔案管理人員要認識到檔案對于每一位參保人的重要意義，在思想上提高對社保業務檔案的認識，本著對服務對象高度負責的態度，來管理檔案并做好查閱服務。因此，我們要對檔案管理人員進行思想和業務培訓，從收集檔案資料、整理、裝訂、上架、查閱、修復、保管基本的技能入手，以確保檔案的完整和安全;保證在需要的時候在最短的時間里查到需要的檔案。加強檔案管理人員政治素質的教育，強化全心全意為人民服務的意識，加強保密管理，提高理論水平。同時，還要引進優秀的管理方法，組織管理人員外出學習交流等，與上級主管部門和兄弟單位及時溝通，結合新時期的發展需求，進行信息化技術培訓，向社保業務辦理水平看齊，不滯后于業務辦理的步伐。

2.3 確保社保業務檔案建設的規范化

要想維護社保業務檔案內容的完整性、真實性與安全性，我們就必須對其實施規范化的管理，使各參保單位和個人的切身利益與合法權益能夠得到有效的保障。對整理與歸檔工作必須科學化、規范化，我們要結合實際工作要求，對歸檔范圍進行細化：一是收集資料要細，不能有遺漏;二是整理資料要細，要將每一份資料進行拆金屬物、裝裱、鑒定;三是編寫頁號要細，不能有缺號、重號;四是錄入系統要細，不能丟三落四，確保每個單位、每個人都能進行系統;五是裝訂要細，不可損壞案卷的完整性;六是上架維護要細，不能顛倒順序，上錯架子;七是查閱要細，耐心、細致，不急不躁;八是登記要細，記錄好每個查閱信息;九是安全檢查要細，不放過每一個安全隱患。不同業務區分不同檢索目錄，數據庫要及時備份，確保檔案整理工作的及時與規范。業務檔案的不可再生性和對參保人員的重要性，要求我們必須將其安全放在首位，采取有效的管理措施，將安全措施落實到位。

2.4 促進檔案管理的信息化建設

為確保檔案管理工作的高效，我們盡量使用信息技術管理檔案，加快檔案管理的數字化與信息化建設。對信息網絡系統進行建立與完善，及時維護信息收集平臺、編輯處理平臺、查閱檢索平臺以及分析使用平臺進行綜合化的構建，使檔案信息資源能夠得到高效運用。對相關信息進行數字化處理，組織檔案工作人員進行歷史檔案的數字化錄入，并做好其維護與管理，以跟上信息時代步伐，促進檔案工作服務水平的提高。

3 結語

如今，社保業務檔案的無紙化進程，對檔案管理人員和檔案工作提出了新的更高的要求，如何在新形勢下做好社保業務檔案管理工作，更好地為服務對象提供優質的服務，是擺在社保檔案管理人員面前的新課題，我們應進一步加強工作規范化建設的研究，更好地為人民服務，發揮檔案管理人員的作用。

參考文獻

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