社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)研究

徐濱清

摘 要：本文主要是結(jié)合新形勢下對社保業(yè)務(wù)的檔案工作進(jìn)行分析，提出其問題所在，并且對其規(guī)范化的建設(shè)與實(shí)現(xiàn)提出幾點(diǎn)建議，使我國社保業(yè)務(wù)檔案工作能夠更好地適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：社保業(yè)務(wù);檔案工作;規(guī)范化建設(shè)

對于社會(huì)保障的檔案管理工作來說，業(yè)務(wù)檔案管理工作是其中十分重要的組成部分之一，它作為社會(huì)保障相關(guān)事業(yè)的基礎(chǔ)與前提，能夠有效地確保其發(fā)展的健康與順利。因此，我們要對社保業(yè)務(wù)的檔案進(jìn)行有效的管理，這同時(shí)也是做好我國社保業(yè)務(wù)及檔案管理規(guī)范化工作的切入點(diǎn)，我們要給予高度的重視。

1 目前社保業(yè)務(wù)檔案工作存在的問題

1.1 社保業(yè)務(wù)的檔案工作，互相之間的整合性不強(qiáng)

社保業(yè)務(wù)檔案所涉及的方面是比較廣泛的，而且長期以來關(guān)于這類檔案的管理規(guī)范和方法是缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的，譬如在前幾年，社保部門沒有整合的時(shí)候，企業(yè)、機(jī)關(guān)、新農(nóng)合、機(jī)關(guān)事業(yè)等各個(gè)保險(xiǎn)部門，各自出臺(tái)套檔案管理辦法，整合后，也沒有一個(gè)部門牽頭出臺(tái)一個(gè)新的檔案管理辦法，社保業(yè)務(wù)檔案的每個(gè)工作人員都按照自己的方法來管理，有經(jīng)驗(yàn)的工作人員憑借以往的工作經(jīng)驗(yàn)和需要，同時(shí)參考和學(xué)習(xí)類似的綜合性檔案的管理，對自己所負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行管理。長此以往，導(dǎo)致社保檔案的管理方法五花八門，系統(tǒng)內(nèi)橫向和縱向溝通困難，互相之間的檔案資料難以共享。

1.2 社保業(yè)務(wù)的檔案管理工作需要規(guī)范化

社保業(yè)務(wù)的檔案管理部門對建立全面、系統(tǒng)的管理制度的重視意識(shí)不高，有的部門對檔案管理設(shè)施建設(shè)的投入力度不夠，沒有建立符合專業(yè)要求的檔案管理室，缺少專用檔案柜、密集架、專用空調(diào)、掃描設(shè)備、除濕機(jī)、電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，檔案室的管理中也沒有進(jìn)行防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防有害氣體、防高溫等全方位的預(yù)防措施，社保業(yè)務(wù)的檔案工作不夠規(guī)范化，管理制度不健全或形同虛設(shè)。

1.3 負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)的檔案管理工作人員整體素質(zhì)參差不齊

對從事社保業(yè)務(wù)的檔案管理工作人員素質(zhì)沒有一個(gè)具體的要求和規(guī)定，無證上崗，導(dǎo)致在崗人員工作技能不達(dá)標(biāo)、或者崗位不能勝任的問題時(shí)有發(fā)生，在一些基層單位甚至出現(xiàn)一人兼多崗的現(xiàn)象，使工作人員無法將精力投入到業(yè)務(wù)研究中去，目前，部分在崗人員的信息化水平和業(yè)務(wù)能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到新形勢下檔案管理的要求，急需進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2 對社保業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)的建議

2.1 做好制度保障工作

這要從相關(guān)制度與條例的建立與完善這一角度出發(fā)，確保社保業(yè)務(wù)的檔案工作章可循，在對檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行建立與完善的同時(shí)，結(jié)合相關(guān)的規(guī)定做好檔案管理人員的崗位責(zé)任制度、保密制度、借閱制度、庫房管理制度等的建立與完善工作，確保社保業(yè)務(wù)檔案工作能夠在制度化與專業(yè)化的管理下進(jìn)行。同時(shí)，對于已有的管理制度，我們必須嚴(yán)格執(zhí)行，責(zé)任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞。將管理制度的落實(shí)情況作為工作人員的考核內(nèi)容，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，與評(píng)優(yōu)掛鉤，激發(fā)檔案管理人員的主動(dòng)性與積極性。

2.2 要對檔案管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)培訓(xùn)

社保業(yè)務(wù)檔案具有較強(qiáng)的政策性與專業(yè)性，退休、補(bǔ)保險(xiǎn)、調(diào)動(dòng)、就業(yè)、解聘、工傷認(rèn)定、待遇領(lǐng)取等等，與參保人息息相關(guān)，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案對于每一位參保人的重要意義，在思想上提高對社保業(yè)務(wù)檔案的認(rèn)識(shí)，本著對服務(wù)對象高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，來管理檔案并做好查閱服務(wù)。因此，我們要對檔案管理人員進(jìn)行思想和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從收集檔案資料、整理、裝訂、上架、查閱、修復(fù)、保管基本的技能入手，以確保檔案的完整和安全;保證在需要的時(shí)候在最短的時(shí)間里查到需要的檔案。加強(qiáng)檔案管理人員政治素質(zhì)的教育，強(qiáng)化全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)，加強(qiáng)保密管理，提高理論水平。同時(shí)，還要引進(jìn)優(yōu)秀的管理方法，組織管理人員外出學(xué)習(xí)交流等，與上級(jí)主管部門和兄弟單位及時(shí)溝通，結(jié)合新時(shí)期的發(fā)展需求，進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)，向社保業(yè)務(wù)辦理水平看齊，不滯后于業(yè)務(wù)辦理的步伐。

2.3 確保社保業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的規(guī)范化

要想維護(hù)社保業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的完整性、真實(shí)性與安全性，我們就必須對其實(shí)施規(guī)范化的管理，使各參保單位和個(gè)人的切身利益與合法權(quán)益能夠得到有效的保障。對整理與歸檔工作必須科學(xué)化、規(guī)范化，我們要結(jié)合實(shí)際工作要求，對歸檔范圍進(jìn)行細(xì)化：一是收集資料要細(xì)，不能有遺漏;二是整理資料要細(xì)，要將每一份資料進(jìn)行拆金屬物、裝裱、鑒定;三是編寫頁號(hào)要細(xì)，不能有缺號(hào)、重號(hào);四是錄入系統(tǒng)要細(xì)，不能丟三落四，確保每個(gè)單位、每個(gè)人都能進(jìn)行系統(tǒng);五是裝訂要細(xì)，不可損壞案卷的完整性;六是上架維護(hù)要細(xì)，不能顛倒順序，上錯(cuò)架子;七是查閱要細(xì)，耐心、細(xì)致，不急不躁;八是登記要細(xì)，記錄好每個(gè)查閱信息;九是安全檢查要細(xì)，不放過每一個(gè)安全隱患。不同業(yè)務(wù)區(qū)分不同檢索目錄，數(shù)據(jù)庫要及時(shí)備份，確保檔案整理工作的及時(shí)與規(guī)范。業(yè)務(wù)檔案的不可再生性和對參保人員的重要性，要求我們必須將其安全放在首位，采取有效的管理措施，將安全措施落實(shí)到位。

2.4 促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

為確保檔案管理工作的高效，我們盡量使用信息技術(shù)管理檔案，加快檔案管理的數(shù)字化與信息化建設(shè)。對信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行建立與完善，及時(shí)維護(hù)信息收集平臺(tái)、編輯處理平臺(tái)、查閱檢索平臺(tái)以及分析使用平臺(tái)進(jìn)行綜合化的構(gòu)建，使檔案信息資源能夠得到高效運(yùn)用。對相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，組織檔案工作人員進(jìn)行歷史檔案的數(shù)字化錄入，并做好其維護(hù)與管理，以跟上信息時(shí)代步伐，促進(jìn)檔案工作服務(wù)水平的提高。

3 結(jié)語

如今，社保業(yè)務(wù)檔案的無紙化進(jìn)程，對檔案管理人員和檔案工作提出了新的更高的要求，如何在新形勢下做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，更好地為服務(wù)對象提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是擺在社保檔案管理人員面前的新課題，我們應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)工作規(guī)范化建設(shè)的研究，更好地為人民服務(wù)，發(fā)揮檔案管理人員的作用。

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