如何做好基層人大檔案管理工作

安國輝

摘 要：新時期，在有效的進行基層人大檔案管理過程中，要重視轉變管理思路，積極制定更加完善的管理模式，以此才能不斷提高基層人大檔案管理質量。本文結合工作實際，從多方面進行了實踐研究，總結了具體的管理方案，希望分析能夠為相關工作人員提供有效參考。

關鍵詞：基層;人大檔案;管理研究

落實基層人大檔案管理工作利于推進社會穩定發展，能夠為相關工作開展提供有效的檔案數據信息，基于此，作為檔案工作人員，在進行檔案管理時，要不斷優化檔案管理方法。通過實踐研究，本文從多方面進行了具體探索，總結了加強基層人大檔案管理能力的有效方法，具體分析如下。

1 加強重視，對傳統思想觀念進行轉變

對于基層檔案的管理是實現管理工作邁向現代化的重要環節，合格的檔案管理工作質量能夠有效輔助管理人員制定工作策略，提升整體工作效果。因此轉變檔案管理工作理念，提升對其的重視程度，將對檔案管理的優化發展作為整體管理工作的一部分，是實現管理工作質量提升的有效途徑。針對檔案的管理形式要從傳統的管理紙質文件材料，向運用信息化手段形成的電子材料形式上轉變，提高管理過程中的科技水平，從而明顯提升檔案管理的質量和效果。基層檔案對每次的人大會議都有詳細的記載材料，這些文字、影像等材料信息具有極大的參考和保留價值，因此對其實施有效的管理尤為重要。管理者需對當前檔案管理的優秀經驗進行學習借鑒，并針對改善檔案存儲環境、從業人員的職業技能等方面進行優化改善，從而實現管理工作的創新發展。通過不斷轉變管理思維，利于更加有效的提高基層人大檔案管理工作效率，基于此，工作人員要提高對于傳統管理模式的認識，要不斷進行創新管理，從而才能迎合時代發展，進一步提高基層人大檔案管理工作質量。

2 建立健全檔案管理制度，提高管理效率

從基層人大檔案管理工作開展實際分析，要重視健全與完善管理制度，只有建立起一套系統、科學的檔案管理制度并確保其有效執行，才能實現檔案資料的科學化管理和高效利用，更好的服務于人大機關各項工作的開展。結合人大檔案管理工作的當前形勢，應盡快完善以下三項制度：第一項，建立檔案歸檔制度。在人大機關的日常工作中，要加強對檔案法制觀念的宣傳與普及，幫助人大機關干部認識到檔案管理工作的重要性，同步建立起規范化的檔案歸檔制度，做到有價值的檔案全部歸檔，確保整個檔案庫的完整性;第二項，建立工作檢查制度。總的來說，應做到三個結合：即自我檢查與單位檢查相結合、上級領導檢查與人大檔案系統檢查相結合、短期檢查與長期檢查相結合，而且要持之以恒的開展這三項檢查工作;第三項，建立激勵機制。通過激勵政策的實施，可以充分調動起廣大工作人員的積極性和自覺性，避免出現懈怠消極、責任心不強等問題，還要推行檔案管理責任制及績效考核政策，把檔案管理工作的實際成效與個人業績相掛鉤，相關獎懲規定都到落到實處，使檔案管理工作局面得到徹底的改善。

3 加強基層人大檔案管理信息化建設及團隊建設

為了有效提升檔案管理工作質量，應加大信息科技的滲透力度，讓先進的技術參與管理工作的各個環節，提高檔案整理的效果。管理人員應加強此方面的重視程度，針對當前文件存儲方式的發展，應主動采取適用性更強的管理策略，加大對信息技術的研究和使用力度，將檔案的整理、檢索、查閱等功能統一納入專門的信息化管理平臺中，有效滿足信息檢索者的需求，提高管理服務質量。此外還需針對參與管理工作的設備制定完善的維護制度，確保設備在使用時能夠有效發揮作用，促進檔案管理工作提升質量。值得注意的是，除了做好檔案本身的整理工作外，還需在檔案的保存環境方面給予足夠的重視。良好的檔案保存環境能夠為檔案提供必要的安全性條件，因此除了搭建必要的展架之外，還需進一步對防盜、防火及除濕等設備進行科學的設置和管理。上述設備能夠全面保證檔案存儲環境的安全性，并保證檔案在長時間放置后不會遭到溫度及濕度等方面的影響，這也是有效實施檔案管理工作的重要方面。

另一方面，對于檔案管理工作的人才培養與隊伍建設也十分重要。具備高水平與職業能力的從業者能夠帶動管理工作的有序開展，從而獲得更為優質的檔案管理效果。相關領導部門應對人才的培養提高重視程度，促使所有從業人員定期參加相關的職業技能培訓活動，能夠熟練運用信息技術完成檔案的收集、分類、檢索、歸檔等操作，提高檔案整理的準確性，同時提高對崗位職責的意識，加強學習行業相關法規，以更強的責任意識投入到檔案管理工作中。管理人員還可制定相應的考核制度，將從業人員應達到的技能水平列入考核內容中，如果從業者的職業技能達到或超出標準水平，則可進行適當的獎勵，從而大幅提升從業者的工作積極性與服務熱情，并促使其能夠以更為前沿的創新意識研究開展工作，不斷總結提升服務經驗，從而促使檔案管理工作向行業先進水平不斷邁進。

4 強化內部設施建設，完善收集歸檔程序

事業單位需要對檔案管理室進行優化建設，有適應工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標準的檔案裝具和必要的設備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應該從檔案室穿越，檔案室內不能設置消防栓。檔案室應避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發生火災。同時，還需要保證檔案室內的溫度、濕度以及通風。檔案庫房的溫度應該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進行調節。

對收集歸檔程序進行制定和完善過程，要重視結合工作實際，從事檔案管理工作的技術人員，應積極研究利用現代化的系統和技術參與檔案的收集和整理工作，按照行業既定的要求和步驟實施檔案的歸類整理。對于不同性質的文件材料，如各級政府部門下發的工作文件、具有參考價值的會議資料、議案、建議等材料，都需采用不同的記錄形式進行分類整理，同時做好文字及電子文檔的歸類工作。此外還應根據待存放資料的形式確定適合的存放環境，如是紙質文檔，便需保證存放環境的干燥整潔，同時對電子文檔做好保存和備份工作，提高文檔存儲的安全性。

5 結束語

總之，在進行實踐研究過程，為了促使基層人大檔案管理水平不斷提高，應該結合工作實際，有效的進行檔案管理工作創新，這樣利于提高基層人大檔案利用效率，能夠不斷為相關工作開展提供有效保證。作為相關工作人員，更要不斷加強學習，有效的進行檔案管理模式研究，從而才能不斷提高檔案管理工作質量。

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