高校檔案管理中的信息資源共享探微

李云義

摘 要：在高校的管理中，加強對高校的檔案管理是高校管理的重要組成部分，但是由于高校的檔案信息和數據較為復雜，在進行管理的過程中如果缺乏相應的技術手段會影響其管理水平的提升，本文從影響高校檔案信息資源共享的因素以及高校檔案管理中的信息資源共享手段等方面進行簡要的分析和研究，針對高校檔案管理中的問題提出相應的解決方案，從而為高校的檔案管理提供更多的技術參考，并促進高校檔案管理信息共享技術的發展。

關鍵詞：高校檔案管理;信息資源共享;解決方案

隨著我國互聯網和信息技術的發展，信息化、數字化以及智能化作為現今社會中最為常見的技術手段不斷改變著人們的生活方式和思維方式，同時也誕生了信息資源共享管理模式和技術[1]。而在高校的管理中，檔案信息管理作為其中的重要內容，通過采用信息資源共享技術手段，可以對檔案管理中復雜的信息管理進行數字化和智能化，并規范以往檔案管理中的亂象，從而提高高校檔案信息化管理的效率和質量。

1 影響高校檔案信息資源共享的因素

在高校的管理中，檔案信息管理是其中的重要內容。但在一些高校中，由于管理規章制度不及時更新，加之無法適應現代信息化和數據化社會的發展，進而導致高校檔案信息管理存在嚴重的問題[2]。首先，在高校的檔案信息化管理中，信息化管理不到位是其中的重要問題，在一些高校的檔案管理中，依然采用傳統人工的管理方式，對于信息化管理設備以及人才培訓的投入不到位，一些高校在進行信息系統建設和信息資源整合上存在著較大的缺陷，這在一定程度上限制了信息資源開發和利用;另一方面，在高校檔案信息化資源的共享中，對信息資源共享技術熟練的人才缺失也是其中的重要因素。在一些高校的檔案信息化管理中，由于管理人員屬于后勤人員，一些高校對這些后勤保障人員的重視不到位，使得一些檔案管理人員的信息化管理技術無法得到有效提升，從而導致他們無法開展與之配套的數字檔案開發以及數據庫建設工作;此外，信息資源共享模式老套也是其中的重要因素，在一些高校的檔案管理中，管理部門對信息共享模式的創新不足，依然采用傳統的信息資源共享方式，這使得高校在進行檔案管理的過程中無法融入現代社會，進而在一定程度上對后續檔案管理的信息化建設和發展造成負面影響。因此可以看出，高校檔案的信息資源共享方式的推行存在著較大的困難。

2 高校檔案管理中的信息資源共享探析

2.1 創新信息服務模式

在高校檔案管理中，首先要更新信息資源共享下高校檔案信息服務模式，在一些高校的檔案信息服務中，傳統的信息服務模式已經不能適應高校的發展沒這事在進行檔案的信息服務中，要借助大數據的手段創新信息服務模式，通過信息化和大數據的技術手段可以幫助高校檔案在進行管理的過程中根據學校的具體情況進行資源的有效配置，進而提高高校檔案管理以及信息資源共享的能力[3]。其次，在創新服務模式中要善于借助互聯網，在一些高校的信息資源共享中，可以利用互聯網的方式對其進行數字化的管理，通過建立目錄數字化、信息數字化以及檔案相關術語與庫存數據銜接，從而增強高校檔案信息資源的有效管理，提高高校檔案管理的信息化能力。最后在高校檔案信息資源共享中，區域共享模式也是其中的一種重要手段，在區域共享模式中，高校檔案館可以先建立相應的開放鑒定小組，加強對開放檔案的內容等進行審核，然后選擇高校中技術力量較強的檔案館作為網站信息維護的主要區域，將其檔案信息統一儲存到服務器中，從而建立區域內資源共享中心，提供統一的檢索服務，之后規范檔案信息資源共享機制，保障檔案信息的安全，促使其良性發展。

2.2 加強用戶服務

在高校檔案管理中，用戶的反饋對于學校提升信息資源共享水平和質量至關重要。因此，在進行檔案的信息資源共享中，要對不同用戶使用的情況反饋進行關注，通過用戶使用后的反饋和建議對高校的信息資源共享進行提升。同時，在高校的檔案管理中，校方可以設置這一專業對其資源共享進行分析，通過教學實踐和理論分析，判斷是否滿足查檔用戶的需求，這樣可以根據學校自身的情況對信息資源管理模式進行調整，并且能夠加強高校檔案信息資源共享管理的時效性和針對性。再者，自媒體的發展也為檔案的管理提供了重要的途徑，在進行檔單的管理中可以將加工后的檔案信息資源上傳到微博、微信等現代社交平臺，通過這種開放式的社交媒體可以實現檔案信息資源的全社會共享，使得師生可以借助微信或者微博的方式查找信息，不僅能夠提高用戶的信息服務水平，同時可以快速便捷的實現檔案信息資源的全社會共享，滿足師生對檔案信息的需求，提高檔案信息資源共享水平和效率。

2.3 提高管理隊伍質量

在以往高校的檔案管理中，其管理人員大多是后勤人員，他們在進行管理的過程中一般都是采用人工的管理手段，這對于高校檔案信息資源共享模式的建立起到巨大的阻礙作用[4]。故此，在進行信息資源共享中，一方面要加強對管理人員進行技術培訓，可以定期開展相關的管理知識培訓講座，對管理人員普及相關信息資源共享知識，使其認識到大數據手段下信息資源共享模式已經成為現今社會重要的管理方式，進而提高管理人員思想水平;另一方面，要對檔案管理人員進行管理技術培訓，在信息資源共享模式中涉及大量的管理技術，這對于管理人員來具有重要的作用，通過實戰演練的方式對管理人員進行技術提升，這對于以后高校檔案信息資源共享模式的創新都具有重要的意義。

2.4 加大投入力度

在高校檔案管理中，由于檔案形式較多且較為復雜，在進行管理的過程中如果缺乏相應的技術手段和運行模式會影響檔案管理的質量[5]。據此，在高校檔案信息管理中，要做好以信息共享為基礎的高校檔案管理工作就要徹底摒棄傳統的觀念，樹立信息資源共享的服務意識，并在高校檔案管理中積極主動的學習現代檔案管理的理論知識。同時，在高校檔案的信息管理中，要革除以往人工檔案管理的問題，加大對信息資源共享模式建立的資金投入，這樣可以建立信息化的檔案管理信息服務中心，并在檔案管理信息化的過程中，加強檔案信息資源的采集，且在采集的過程中保證其真實性、完整性和客觀性;針對社會需求重點建設一批特色專題檔案，進而滿足多元化信息共享需求，提升高校檔案信息資源共享水平;同時在信息資源共享中，加大資金和技術建立起檔案館藏數據庫，并為人員提供相應的網上檢索服務，這樣可以借助連接的方式將相關網站鏈接起來，實現館際間較低層次的檔案信息資源共享。

3 結語

總而言之，在現今的高校管理中，檔案信息化的管理作為其中的重要管理內容。如何提高其管理效率成為其中的重點，而在檔案管理中，通過大數據的手段借助信息資源共享技術進而提高高校的檔案管理水平。故此，在高校的檔案管理中，要加大對信息資源共享技術的資金和技術投入，并對管理人員進行先關技術方面的培訓，創新學校檔案管理模式，將以往傳統管理模式進行變革，通過強化用戶服務，從而促進高校檔案管理效率的提升。

參考文獻

[1]王微.面向“互聯網+”時代的高校檔案管理工作研究[J].環球市場信息導報，2017（10）：99-99.

[2]石言民.高校檔案管理信息化建設探究[J].文教資料，2017（17）：132-133.

[3]楊淑捷.高校檔案管理人員專業化發展探微[J].寶雞文理學院學報（社會科學版），2018（2）.

[4]楊穎.信息時代高校辦公室檔案管理工作創新途徑[J].辦公室業務，2019（14）.

[5]王卓.信息資源共享視角下高校檔案管理模式思考[J].檔案時空，2019（6）：15-16.