企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同信息化管理模式思考

李海榮

摘? ? 要：隨著企業(yè)面臨的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行環(huán)境壓力越來越大，對(duì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量的要求也越來越高，而合同是經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的重要載體和體現(xiàn)，貫穿整個(gè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程的始末，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)管理就顯得尤為重要。本文從新視角下對(duì)當(dāng)前企業(yè)合同管理的問題進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同信息化管理模式提出了一些建議，對(duì)企業(yè)的合同管理具有較大的借鑒意義和實(shí)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：企業(yè);內(nèi)部控制;合同管理;信息化管理模式

一、引言

企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理，是指企業(yè)內(nèi)部為了保證合同得以完全實(shí)現(xiàn)的、貫穿于從簽約開始到服務(wù)結(jié)束，整個(gè)過程中的控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理工作。因此合同內(nèi)容明確了合作雙方的相互關(guān)系、職責(zé)、義務(wù)和權(quán)利，合同管理是保障企業(yè)履行約定義務(wù)，獲得應(yīng)有權(quán)利的重要手段，因此經(jīng)濟(jì)合同管理是企業(yè)管理工作中的核心內(nèi)容。而提高合同管理水也是提髙企業(yè)管理水平和管理效率的重要體現(xiàn)。

二、企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀和問題

由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制、法制環(huán)境和社會(huì)關(guān)系的影響，許多企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理并不是十分重視，導(dǎo)致出現(xiàn)了許多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

首先是合同示范文本不規(guī)范，模式單目前來說我國(guó)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合同管理主要有國(guó)家工商局頒布的《經(jīng)濟(jì)合同示范文本管理辦法》和國(guó)務(wù)院頒布的《合同法》兩個(gè)法規(guī)，覆蓋了合同管理內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、合同履行與違約責(zé)任等等內(nèi)容。但是隨著經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的多元化，法規(guī)中的內(nèi)容條款和職責(zé)劃分等都不夠明確，落后于時(shí)代的發(fā)展。而且許多企業(yè)并不會(huì)根據(jù)這些法律法規(guī)來進(jìn)行，甚至存在口頭上的“君子協(xié)定”，不簽訂書面的經(jīng)濟(jì)合同。另外還體現(xiàn)在合同簽訂和履行過程中，沒有一個(gè)規(guī)范的范本，內(nèi)容和條款的簽訂的主觀性較強(qiáng)。

其次是對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理不嚴(yán)。例如許多企業(yè)在合作中，漠視經(jīng)濟(jì)合同的法律效力，合同內(nèi)容條款不健全;或者為了偷逃國(guó)家稅款，而故意不簽訂合同;又或者在經(jīng)濟(jì)合同需要變更、解除時(shí)，不會(huì)按照法定的形式進(jìn)行辦理，讓經(jīng)濟(jì)合同管理流于形式。增加了經(jīng)濟(jì)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)。

第三是經(jīng)濟(jì)合同管理管理手段落后。我國(guó)企業(yè)在開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過程中更重視生產(chǎn)活動(dòng)，而忽略了經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。在合同的管理中處于分散管理模式，雖然會(huì)對(duì)合同進(jìn)行歸檔處理，但是卻缺乏監(jiān)管制度。而且在筆者調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)并沒有專門的人員來負(fù)責(zé)合同管理，一般采用的是誰簽訂、誰管理的方式，一旦遇到經(jīng)濟(jì)合同糾紛，合詞管理人員缺乏專業(yè)技能和法律素養(yǎng)來履行其合同管理責(zé)任，因此主動(dòng)維權(quán)意識(shí)淡薄，導(dǎo)致雙方出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失的現(xiàn)象。

二、加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同信息化管理模式的有關(guān)建議

（一）合同管理信息系統(tǒng)集成思路

為提高合同管理信息系統(tǒng)的使用效益，發(fā)揮其強(qiáng)大的管理功能，考慮與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)集成，以達(dá)到信息共享，互聯(lián)互通。集成的基本思路是：與企業(yè)門戶系統(tǒng)集成，共享門戶系統(tǒng)中組織機(jī)構(gòu)、人員信息，實(shí)現(xiàn)賬戶統(tǒng)一管理、單點(diǎn)登錄管理。與主數(shù)據(jù)系統(tǒng)集成，共享主數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理信息。與物流系統(tǒng)集成，在付款合同起草階段共享物流系統(tǒng)中的采購(gòu)訂單等信息。與財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)集成，在收付款合同履行階段共享財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)中的合同收付款結(jié)果信息，作為合同履行數(shù)據(jù)。與招標(biāo)系統(tǒng)集成，合同草擬階段，對(duì)于應(yīng)招標(biāo)的合同，選定招標(biāo)系統(tǒng)的中標(biāo)通知書編號(hào)進(jìn)行業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，共享合同招標(biāo)結(jié)果信息。另外，考慮到單位信息化總體規(guī)劃的建設(shè)需要，要具備與其他的業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口功能。

（二）提高參與和同制定和管理的人員的專業(yè)素養(yǎng)

合同承辦和管理人員的素質(zhì)與和同管理工作能否有效執(zhí)行息息相關(guān)，所以，必須要提高他們的專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)。一方面，可以定期開辦培訓(xùn)講座，采取請(qǐng)相關(guān)的專家進(jìn)行授課、結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行分析等方法提高相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。另一方面，可以明確規(guī)定合同承辦和管理人員所承擔(dān)的責(zé)任，建立相應(yīng)的考核機(jī)制，對(duì)于不負(fù)責(zé)或業(yè)務(wù)能力不足的人員采取適當(dāng)?shù)膽土P措施。

（三）加強(qiáng)合同基礎(chǔ)管理工作

首先，規(guī)范使用合同標(biāo)準(zhǔn)文本。下發(fā)符合經(jīng)營(yíng)需要的種標(biāo)準(zhǔn)合同文本，要求合同雙方必須使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同。其次，加強(qiáng)授權(quán)管理。嚴(yán)格執(zhí)行?授權(quán)管理辦法?，要遵循一事一授權(quán)原則，在簽訂合同時(shí)，嚴(yán)禁隨意轉(zhuǎn)授權(quán)。對(duì)各單位需要辦理轉(zhuǎn)授權(quán)事項(xiàng)的，必須報(bào)公司審批同意。再次，建立合同網(wǎng)上運(yùn)行管理制度。最后，強(qiáng)化監(jiān)督考核。各單位按照管理的各項(xiàng)要求，嚴(yán)格、細(xì)致地對(duì)所有業(yè)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制體系運(yùn)行中存在的問題，進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部控制管理工作。要加大責(zé)任追究力度，堅(jiān)持將體系運(yùn)行考核納入本單位業(yè)績(jī)合同，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制體系持續(xù)有效運(yùn)行。

（四）加強(qiáng)合同履行動(dòng)態(tài)管理

首先，抓好合同履約管理。各單位要嚴(yán)格監(jiān)督檢查每一筆合同的履行情況，合同執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)管理部門以及合同管理部門要準(zhǔn)確掌握合同履行中資金支付、交提貨次數(shù)、財(cái)務(wù)付款憑證和交提貨情況。每月對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查，規(guī)范填寫合同履行結(jié)果確認(rèn)表，如實(shí)寫出合同履約情況書面報(bào)告。其次，嚴(yán)格合同結(jié)算。要保證簽訂合同單位與結(jié)算單位名稱一致，結(jié)算金額與合同金額一致。再次，做好合同履約率評(píng)價(jià)工作。各單位每季度應(yīng)對(duì)本單位合同履約情況進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，形成季度履約率評(píng)價(jià)報(bào)告，合同管理歸口管理部門，由企管處對(duì)各單位合同履約率做出總體評(píng)價(jià)。

通過上述措施，來進(jìn)一步加強(qiáng)合同的管理和信息化管理，降低或避免合同在論證、簽訂、執(zhí)行、管理等方面的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)健康平穩(wěn)運(yùn)行。

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