大數據視角下基建檔案管理的信息化路徑

葛仁燕

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）01-091-02

摘 要 隨著社會的不斷發展，人們越來越重視基建檔案管理工作，為了提升基建檔案的管理水平，要引入更加先進的信息化管理軟件，積極進行管理模式創新。本文主要圍繞基建檔案管理的相關特點、目前我國基建檔案管理存在的問題進行分析，探討大數據時代下完善基建檔案管理工作的有效途徑，從而為相關工作者提供一定的理論參考。

關鍵詞 大數據 基建 檔案 管理

一、基建檔案管理的特點

（一）專業性較高

目前我國各單位在進行基建檔案管理的過程中，要對相關資料進行全過程的記錄和管理，保證基建檔案的成套性。由于基建檔案涉及內容繁雜，需要專業人員進行科學的管理。其中地質勘測報告包括地下巖石資料、土木資料、地下水資料等，檔案管理人員如果缺乏相關的技術經驗，很難保證基建檔案資料的有效使用。

（二）復雜性較高

由于基建工程參與主體較多，需要建設單位、施工單位、監理單位、勘察單位在項目施工中互相合作，明確各自的責任關系。因此，基建檔案信息的復雜性較高。設計單位需要對項目進行整體的規劃設計，而監理單位需要對施工過程進行全方位的監督管理，由于不同參與主體的性質不同，所產生的資料信息也不相同。因此，管理人員需要根據資料性質進行分類整理，要具備較高的檔案管理水平，根據不同類型資料的特點進行細致化管理。

（三）周期性較為明顯

由于很多項目的施工過程非常復雜，需要進行前期的立項和設計工作，要經過專業機構的技術審核之后才能進行項目施工，并且要接受監理單位的質量管理，因此基建工程的施工周期較長，其資料也有著較強的周期性。

二、大數據時代基建檔案管理存在的問題

（一）隱私與安全困境

在當前“互聯網+”的時代下，大數據、云計算、物聯網等新興技術快速發展，給人們的工作和生活帶來了巨大的便利。但與此同時，一些資料的安全性也受到了挑戰。在網絡環境中，很多資料有著較高共享程度，一旦數據被竊取之后，會給用戶帶來一定程度的損失。因此需要加強網絡監督管理，要保證大數據技術的安全可靠性，尤其是要對基建檔案資料進行安全管理，要完善大數據技術在安全建設方面的有效布置，為檔案管理工作提供可靠的保證，避免由于數據泄露影響項目的綜合效益。

（二）檔案管理意識薄弱

盡管檔案管理工作有著非常重要的意義，但是很多項目主管缺乏思想重視程度，忽視了對檔案進行信息化管理，并且在單位內部也沒有開展相應的教育工作，導致員工對《檔案法》了解不夠充分。由于缺乏科學嚴謹的檔案管理制度，很多管理人員對細節把控不嚴，時常出現檔案丟失等問題。并且，各部門在進行檔案處理的過程中，存在責任不清，互相推諉等情況，難以保證檔案管理工作的規范性和及時性。另外，一些單位的檔案管理人員在進行信息采集的過程，忽視了采集的全面性，容易遺漏很多重要的檔案信息，并且也沒有進行及時的補錄，一旦后期需要使用，這部分資料往往難以找到，給項目的后期管理工作帶來了諸多的不便。

（三）專業人才短缺

從目前的實際情況來看，大數據技術在檔案管理中發揮著越來越重要的作用，這對行業工作者提出了更高的素質要求。但是目前我國大數據應用人才數量短缺，與實際需求存在較大的缺口，很多單位缺乏創新應用型人才進行基建檔案管理工作。人才是基建檔案管理的核心，要保證人才知識結構與實踐能力的先進性與適應性。為了有效解決當前人才短缺的問題，需要各單位加強與高校之間的合作，引入相關的培訓機會，提高檔案管理的實際水平。

三、大數據時代下完善基建檔案管理工作的有效途徑

（一）明確檔案信息化建設規范

相關單位應當意識到檔案信息化建設的重要性，要積極加快自身信息化建設步伐，結合當前工作重點和信息特征，建立起更加規范的信息化檔案管理規范，要保證基建檔案管理工作與國家法律法規的一致性。同時，要結合大數據的時代背景，不斷優化自身的技術水平，要更好地利用大數據技術在實效性、廣泛性、多樣性等方面的優點，充分抓住時代機遇，加強自身檔案管理工作的轉型升級。另外，各單位應當進一步完善檔案管理的標準，要在信息化檔案管理過程中補充并完善相應的管理要求，要適應國家的法律法規，提高檔案管理的質量。基建檔案管理人員應當最大程度地利用館藏資料，要保證各工程參與主體產生的資料能夠按照統一標準進行歸檔管理，實現基建資料的有效利用。

（二）創新基建檔案管理模式

大數據時代產生了海量的資源信息，需要檔案管理者完善當前的檔案管理模式，科學地處理海量的信息資源，提高自身的工作效率。檔案管理部門應當利用大數據技術進行工作模式創新，要徹底擺脫傳統信息管理方式的束縛，實現管理系統的升級，提升檔案管理系統的存儲容量，適應大數據時代的信息存儲需求。基建檔案管理者應當根據行業的發展需求，建立更加完善的檔案管理系統，要充分提升當前的基建檔案工作效率，保證信息的公開性和共享性。同時，管理人員要對檔案信息系統進行適當的擴充，提高系統的存儲容量和處理效率。相關技術人員應當對系統進行優化設計，盡可能降低系統的維護成本和運營成本，要設置更加智能化的系統功能，滿足數據的共享需求，要對各類用戶進行差異化的需求分析，提高檔案的使用效率。在實際的管理過程中，采用更加先進科學的手段對檔案進行綜合應用，有效提升檔案的管理水平。

（三）加強對過程資料的采集

基建檔案資料是項目工程全過程的真實記錄，因此要從工程立項到竣工進行全過程的資料采集。檔案管理者應當注重資料采集的全面性，要注意無紙化轉換工作，通過掃描儀、相機等設備，將紙質資料轉化成電子資料，方便后期的收集與分類。另外，基建檔案管理人員要注重資料采集工作的時效性。一些項目施工行為一旦錯過了某個時間點，就無法對相關的施工資料進行采集。因此，檔案管理人員一定要與項目施工人員進行有效的溝通交流，保證資料采集工作的時效性。

（四）完善數據標準平臺的建設

各單位的檔案管理人員應當充分發揮大數據技術的應用優勢，要不斷完善數據標準平臺的建設工作，要配置統一的數據管理軟件進行項目資料的管理與儲存。檔案管理人員要提高自己的計算機操作水平，對相應的電子圖像、文件等資料進行科學的排版，方便后期的分類存儲。同時，管理人員在完成檔案資料上傳之后，要利用數據平臺的功能對字符進行自動識別，生成準確的目錄，保證查閱時的便捷性。另外，要完善檔案信息管理機制。由于很多項目的基建檔案資料具有一定的隱秘性，因此在檔案管理的過程中，需要完善相應的管理機制，要明確各人員的具體責任，提高管理人員的思想重視程度。由于基建工程涉及主體較多，人員具有較高的流動性，因此檔案管理人員必須做好相應的交接工作，保證項目資料的完整性與連續性。并且要對設備系統進行工作交接，利于之后的檔案管理人員開展信息化建設。

（五）實現檔案服務的智能化

基建檔案的管理工作者應當對檔案系統進行智能化設計，要充分改變傳統檔案管理模式的束縛，樹立變被動為主動的服務觀念，要全面提升基建檔案信息的利用效率，充分發揮檔案信息的價值。同時，基建檔案管理人員提升完善大數據、云計算等相關信息化技術的服務水平，要積極分析各類用戶的信息需求，從用戶的行為特點中進行功能設計，要根據各類用戶的行為模式推送相應的服務信息，從而提升基建檔案信息系統的智能化水平，適應行業的發展要求。

四、結語

在當前時代下，為了完善基建檔案管理工作的模式，需要管理者引入大數據等技術進行檔案管理系統的升級創新，要樹立主動的服務意識，對基建工程進行全過程的信息采集，要保證信息資料的完整性與時效性。同時，檔案管理人員要根據信息特點進行檔案的存檔管理，要不斷優化信息系統的功能設置，拓展存儲空間，保證檔案管理工作的先進性與、適應性。

參考文獻：

[1]陳小莉.基于大數據的計算機數據挖掘技術在檔案管理系統中的研究應用[J].激光雜志，2017，38（02）：142-145.

[2]蘇冠賢.辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合模式研究[J].檔案學研究，2017（05）：86-91.

[3]潘昕，李名家.高校檔案服務校園文化建設的實踐與思考——基于檔案管理現代化的視角[J].華中農業大學學報（社會科學版），2017（02）：133-136.