研究型用戶檔案需求與提供之間的“矛盾”分析

蔣冠 潘子聰

摘要：研究型用戶是國家綜合檔案館所面對的較為特殊的一類檔案利用者。本文具體分析研究型用戶檔案利用需求與行為的特點，以及其檔案需求與檔案館檔案提供之間存在的“矛盾”，并從研究型用戶、檔案行政管理部門與國家綜合檔案館三個方面入手，提出解決途徑。

關鍵詞：研究型用戶 檔案利用 國家綜合檔案館

提供檔案利用服務是國家綜合檔案館業務工作的重要內容，也是實現檔案存在價值的關鍵一環。通過檔案實體查閱、電子查閱、出具證明與開發編研資料等各種方式，為各類用戶提供所需的檔案資源，幫助其解決各類問題，是國家綜合檔案館工作人員的職責。研究型用戶是國家綜合檔案館一類重要的檔案利用者，其查閱利用的檔案類型及利用方式都具有獨特性。為了更好地為研究型用戶提供檔案利用服務，應對這類群體的特點與其在檔案利用中存在的問題進行具體分析，進而提出解決對策，以實現國家綜合檔案館與研究型用戶之間的良性互動。

一、研究型用戶檔案利用需求與行為的特點

為了更好地為檔案利用者服務，國家綜合檔案館工作人員應對檔案利用者進行合理分類，根據不同類型檔案用戶的特點制定服務策略，提供有針對性的服務。根據利用檔案的目的加以區分，可以將檔案利用者分為如下幾類：（1）公務型用戶。公務型用戶是為辦理所在單位的相關工作，需要檔案作為佐證或者參考，而來查閱相關檔案的用戶。公務型用戶是國家綜合檔案館接觸最多的利用者類型。（2）民生型用戶。民生型用戶是公民在日常經濟社會生活中需要獲取與自己息息相關的信息而查閱各類民生檔案，爭取或維護工作以外的自身利益的用戶。[1]這是現階段國家綜合檔案館需要特別重視的用戶類型。（3）研究型用戶。研究型用戶是指基于學術研究、編修史志與宣傳教育等目的而來到國家綜合檔案館查閱所需檔案、獲取資料的檔案利用者。

區別于公務型用戶與民生型用戶，研究型用戶檔案利用需求與行為具有如下兩個重要的特點：

1.研究型用戶所需檔案的數量多，內容范圍廣，專指性不強。檔案具有原始記錄性，相對而言，檔案是真實度最高的史料，也是各種研究中重要的資料來源。以有關中英鴉片戰爭史研究的某課題為例，晚清民國時期的檔案有數量多、種類全、分布廣的特點。進行鴉片戰爭史的研究需要查閱清代內閣、軍機處、兵部、刑部的檔案及廣東、福建、浙江、天津等地有關鴉片戰爭的地方性檔案文獻，乃至需要查閱英方所形成或收藏的檔案文獻。華東師范大學歷史系茅海建教授是研究鴉片戰爭史的專家，在其重要學術專著《天朝的崩潰：鴉片戰爭再研究》寫作的兩年時間里，他查閱了大量檔案，這些檔案的主要分類如表1所示。

由上述檔案史料引用情況可知，中國近現代史學者進行研究時往往需要在多地查閱各種官方及私人檔案，由于中國近現代對外戰爭及交流更為頻繁，故而有時還需要查閱國外的檔案資料。因此，一般而言，不同于公務型用戶與民生型用戶，研究型用戶對檔案資料的利用需求量大且繁雜，所需要查找的也并不是某一份檔案，范圍比較模糊，十分廣泛。

2.研究型用戶檔案查找與利用時間較長。一方面，因為研究型用戶所需檔案資料數量多，范圍廣，而且極其分散，為了盡可能多地獲取資料線索，研究型用戶需要反復多次地進行檢索和查找，調閱各種相關的檔案材料。這一冗長繁復的過程，既對研究型用戶的搜尋與檢索技巧有一定的要求，同時對檔案館接待利用的工作人員也是一種考驗。另一方面，對查找到的檔案資料，研究型用戶必須認真通讀，細心鑒別，判斷是否真正有價值，從中找出自己所需要的信息。因為公布權的限制，檔案館一般不提供復制服務，也不允許拍照。對于符合需求的檔案資料，研究型用戶還需要對其進行抄錄。通常，在各個國家綜合檔案館的閱檔室里，有許多“釘子戶”，這些往往都是高校的學者與研究生，為了獲取所需的研究資料，他們需要在檔案館進行長時間的檔案查閱與利用。上文提到的茅海建教授，在《天朝的崩潰：鴉片戰爭再研究》兩年的寫作過程中，將大半的時間用在了檔案資料的搜集上。

二、研究型用戶檔案需求與檔案館檔案提供之間的“矛盾”及其原因

基于學術研究的要求，研究型用戶一般希望盡可能多地獲得與自己研究課題相關的檔案資料，同時希望檔案的獲取方式符合自身研究習慣，這是研究型用戶查閱與獲取檔案的基本訴求。研究型用戶需要獲取相關檔案文獻作為其研究資料，而國家綜合檔案館在提供檔案利用方面也有一些規定及對現實情況的顧慮。這就造成雙方在需求與提供利用上產生了一定的“矛盾”沖突。研究型用戶與國家綜合檔案館在檔案利用方面的矛盾同時也是檔案利用工作的基本矛盾，即檔案的提供利用（供）和檔案的利用要求或需求（求）之間的矛盾。[3]

（一）檔案館未開放檔案不宜提供利用

對于檔案的開放，《中華人民共和國檔案法》有明文規定：館藏檔案原則上應該自形成之日起滿30年對外開放，但是涉及到20類不宜公開問題的可以延期開放或控制使用范圍。[4]而這其中不乏存在研究中國近現代史和中共黨史可能會涉及的資料，研究型用戶如果想要利用未開放檔案將會受到極大的限制。這是由國家政策法律及現實環境所決定的，國家綜合檔案館必須嚴格遵照執行。

（二）可能涉及侵權問題的檔案會謹慎提供利用

在全面依法治國的今天，國家綜合檔案館必須處處注意維護法律的權威，盡量防范各種法律風險。在檔案提供利用方面，國家綜合檔案館必須要考慮法律上是否可行。例如，在向研究型用戶提供捐贈或寄存的知名人士個人檔案資料如日記、書信、著作手稿時，即使捐贈者或寄存者未明確提出檔案利用的權限和范圍，也應出于對捐贈者或寄存者負責并對檔案加以保護的態度事先征詢其意見，并詳細闡述利用的范圍、方式。此外，對于館藏的絕大多數檔案而言，國家綜合檔案館可能對其進行了數字化處理，或將其編纂為檔案資料匯編，擁有對檔案的復制權、匯編權和整理權，卻未必擁有對該檔案其他類型著作成果的著作權。[5]而研究型用戶往往關注檔案內容而非檔案的表現形式。如果稍有疏漏容易導致侵權事件的發生，這也是國家綜合檔案館在為研究型用戶提供檔案資料利用時的顧慮所在。

（三）檔案查閱利用需要履行一定的手續

國家綜合檔案館針對不同查閱利用檔案的情況，制定了不同的流程及手續。檔案利用者查閱本單位檔案手續較為簡單，跨單位查閱檔案手續相對復雜，且檔案館對外開放利用檔案有嚴格的界定和“難言的苦衷”。對于研究型用戶而言，為完成一個課題或一篇論文往往需要查閱眾多單位大量檔案文獻。所以研究型用戶在國家綜合檔案館查閱利用文獻資料時，勢必會遇到“碰壁”現象。如果查檔手續較為煩瑣，需要提供的證明過多，研究型用戶要耗費大量的時間和精力來辦理這些手續，必然會阻礙研究進度，甚至使用戶對檔案館產生誤會與反感，認為檔案館服務效率低下，甚至是在故意為難學者，阻礙其開展正常的研究。

三、研究型用戶檔案需求與檔案館檔案提供之間“矛盾”的解決途徑

針對研究型用戶檔案需求與檔案館檔案提供之間的“矛盾”，國家綜合檔案館與研究型用戶之間應共同努力：一方面加深彼此的了解與合作，達成業務上的默契；另一方面國家綜合檔案館應改進自身服務方式，在為研究型用戶提供多樣化檔案利用服務的同時，不斷提高檔案館工作人員的職業素養。

（一）科研機構與檔案館之間加強交流與合作

國家綜合檔案館可以通過與研究型用戶或其所在單位聯合做科研項目的方式，深化雙方之間的合作，做到“研學用”三者結合。這樣做，一方面可以提高研究型用戶檔案查閱的效率，使其科研項目順利完成；另一方面也可以促進國家綜合檔案館的檔案文獻編研、檔案保護修復、檔案鑒辨等方面工作的開展。以上文所述鴉片戰爭史的課題為例，當研究型用戶查閱了某一國家綜合檔案館所收藏的關于鴉片戰爭的檔案后，檔案館工作人員完全可以借此契機將這批檔案編纂為歷史檔案匯編，甚至在請教這位用戶之后加以研究，形成本館的編研成果。這樣一來，就可以使研究型用戶的用檔需求與國家綜合檔案館的工作緊密結合，可以達到雙方的互利互惠。

（二）檔案行政管理部門充分發揮協調作用

國家綜合檔案館在面對研究型用戶申請查閱未開放檔案和有爭議的檔案時往往需要請示其主管機關，即檔案行政管理部門。檔案行政管理部門應主動擔當，為國家綜合檔案館提供政策上的支持并從中進行協調。例如，當國家綜合檔案館在檔案利用方式是否會侵犯檔案原作者知識產權等問題上拿捏不準時，檔案行政管理部門應積極進位，協助聯系當地司法行政機關為其提供相關的法律咨詢服務。檔案行政管理部門也可為科研機構和本地區綜合檔案館牽線搭橋，主動與當地高校、科研院所協商，三方一起商議高校、科研院所及其內部工作人員需要查閱檔案時最簡單的流程、手續及檔案的利用范圍，并簽訂包括明確雙方法律責任、保密責任在內的檔案利用服務科研協議，以此緩和研究型用戶檔案需求與國家綜合檔案館檔案提供之間的矛盾。

（三）國家綜合檔案館提升接待利用工作人員的業務素養

連志英在開展對近現代史學者的調查中發現，“本調研發現史學研究者在查找檔案或對檔案真實性產生懷疑時很少尋求檔案工作者的幫助，也就是說檔案工作者在檔案信息服務中的作用未能很好地得以發揮”[6]。面對研究型用戶這一較為特殊的檔案利用群體，國家綜合檔案館負責接待利用的工作人員需要有更高的業務素養。研究型用戶所查閱的檔案大多具有較高的史料性或專業性，為此，檔案利用服務提供者應在熟練業務的基礎上加深對本館館藏資源的了解，提高對檔案內容的理解和把握，從而對研究型用戶查找與檢索館藏檔案進行有效的指導與協助。有條件的國家綜合檔案館可以結合自身館藏特色，仿效高校圖書館培養一批具有專業素養的學科館員，培養專家型館員，從而提高本館檔案提供利用服務的效率。此外，為了更好地了解研究型用戶心理，開展有針對性的服務，檔案利用服務者應具備社會心理學的知識；為保護本館合法權益，檔案利用服務提供者還應具備知識產權保護方面的知識。因此，檔案利用服務提供者應注意做到不斷學習、自我充電，努力學習和了解各種相關知識，甚至可以在查檔過程中直接向用戶請教，以便更好地從事檔案提供利用工作。此外，研究型用戶一般會詳細查閱本館所有與其研究課題相關的各類檔案，查找時間較長。作為國家綜合檔案館的工作人員，應具備較高的社會公德和職業道德，克服畏難情緒，耐心地為查檔者提供最為全面的檔案查閱服務。

*本文系天津市社科規劃項目“研究型用戶檔案利用需求與搜尋行為研究”（批號：TJTQ19-001）的成果之一。

注釋及參考文獻：

[1]劉國能，王湘中，孫鋼.檔案利用學[M].北京：中國檔案出版社，1996：53.

[2]茅海建.天朝的崩潰：鴉片戰爭再研究[M].北京：生活·讀書·新知三聯書店，2014：576-583.

[3]劉國能，王湘中，孫鋼.檔案利用學[M].北京：中國檔案出版社，1996：43.

[4]國家檔案局，國家保密局.各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定[Z]//天津市檔案局.天津市檔案法制工作手冊（第一輯），2013：90-92.

[5]吳漢東.知識產權法[M].北京：北京大學出版社，2014：65-71.

[6]連志英.檔案信息服務實證分析：基于研究中國近現代史學者檔案利用需求的調研[J].檔案學研究，2012（4）：50-54.

作者單位：1.天津師范大學管理學院2.天津市東麗區檔案館