城建檔案管理工作淺析

摘要：隨著信息化技術的快速發展，城市建設也日新月異，而作為重要信息記錄的城建檔案工作顯得尤為重要，并且要求其全面革新，從而適應經濟社會的高速發展。本文緊密聯系青島市城市發展實際，闡述了當前城建檔案工作的特點，提出了新形勢下城建檔案工作的新要求和建議，為做好城建檔案工作打下了堅實的基礎。

關鍵詞：信息化;城建檔案

城建檔案是城市發展軌跡的重要記錄，為城市經濟發展提供了重要的信息保障，為新時代檔案工作提出了全新的課題，具有涉及面廣、變動性大、政策性強的特點，在我市城建改造更新項目，特別是加快建設新舊動能轉換綜合試驗區項目提供了重要的信息基礎。

1.城建檔案工作為城市動能發展助力

（1）準確詳實的檔案資料為城市發展、動能轉換提供了堅實的保障

新舊動能轉換重大工程是經國務院批準、山東省委省政府組織實施的重大工程，城建檔案館有責任有義務立足本職，為我市新舊動能轉換先行區規劃建設提供服務，檔案應借助信息化管理等科技手段，主動服務、創新服務，全方位助力城市建設領先發展。

就我區而言，因為歷史及區位等原因，老城區產業結構升級不夠快，制約了城市發展，主導產業轉型慢、轉型難、新興產業引進較為困難，房地產投資占比較高。檔案建設為領導決策、城市規劃發展提供有力依據。

（2）大數據視野下的檔案資料真實地反映出城市發展的軌跡

通過檔案大數據分析，我區加快了老城建設復興樣板，做好了老建筑活化再利用，對具有文化底蘊的片區，保持風貌整體性、文脈延續性，留住城市的“根”和“魂”。

大數據視野下，通過檔案工作全面體現了我區城市建設發展工作模式和取得的實效，展示了以國際郵輪港、四大功能片區、六大創新載體為重要依托，打造灣區現代服務中心、先進智慧產業中心、創新要素集聚中心、城市綠色發展中心、主城人文生活中心“五大中心”，全面建設宜居幸福創新型國際城市核心區的工作。

2.城建檔案管理工作新要求

（1）應收盡收，全面掌握第一手檔案資料

城建檔案真實記錄了在城市建設發展的全過程，城市建設工作關乎城市的經濟發展，做好檔案工作，為城市建設發展發揮不可替代的作用。

依法接收，根據檔案法律法規，結合城市建設需求，制定歸檔制度，明確接收范圍、內容、時間和整理要求，做好歸檔準備，做到檔案依法接收、應收盡收。

（2）有效管理，確保檔案真實有效可操作性強

建立健全安全管理制度是檔案安全管理的重要保證。檔案管理工作包括檔案的收集、建檔、整理、宣傳和利用等工作。在管理過程中，檔案的收集及管理需根據城市發展的需要，設置健全的檔案管理方式，制定標準化的工作制度并配備專業的檔案工作人員，使檔案管理更為科學有效。

傳統的檔案管理以紙質檔案媒介管理為核心，電子檔案為輔助。結合城市發展要求，城建檔案易采用集中管理、分散管理及集中分散結合的管理模式。

集中管理模式集約化程度高，高效率、節約成本，但對管理人員要求高，需要專職的檔案管理人員。隨著檔案數量的加大，集中化管理對軟件、硬件需求也越來越高，這種模式更適合區、市管理中使用。鑒于城市發展涉及面廣、為有效應對新冠肺炎疫情造成的沖擊，基層單位易使用分散管理或根據情況采用分散管理及集中分散結合的管理模式，此種模式需進行過程性指導、加強管理。

無論采用何種方式，必須加強檔案的安全性建設。一是要提高認識，夯實責任，為城市建設做好“指明燈”。城市建設相關單位，特別是基層單位，首先要認識到檔案建設的重要性?？山梃b先進地區、先進單位的做法，成立以單位主要領導掛帥的檔案工作小組。其次要清楚地認識到檔案安全保障缺失的嚴重后果。二是要強化政策文件學習，著力提高對新形勢下檔案管理工作思想認知。為切實提高檔案工作人員對推動去產能、轉動能、促轉型等重大決策的認知。要認真學習山東省全面開展新舊動能轉換重大工程動員大會精神等文件，組織檔案工作人員上網學習檔案管理工作典型經驗做法、相互交流，形成推動新舊動能轉換檔案工作大有可為、應有作為、服務大局的思想認知。三是健全管理制度，認真研究標準為城市發展提供基礎數據。建立健全的檔案管理制度，是保障檔案安全的關鍵。一些重大項目工期長，過程中經常變更施工單位，個別地塊拍地后由于一些原因在建設過程中還會變更規劃、變更立項等，易導致檔案缺失。還有一些小的項目施工單位只注重項目建設，不注意檔案建設，甚至沒有專職檔案人員。為避免這些問題的發生，需要主管部門督促企業落實檔案安全管理責任制，同時建立約束施工企業的檔案管理制度。四是革新管理觀念，從思想上認識到創新操作的優勢所在。當今，檔案信息化已成為城市檔案建設必然趨勢，觀念上的滯后是造成檔案管理無法與時俱進的首要原因。部分檔案人員年齡偏大，無法適應硬件軟件的數據錄入，并未認識到信息化是檔案發展的必然趨勢，需要加強信息化建設，實現現代化管理和信息共享。

（3）合理利用，使檔案更好地為城市建設發展助力

檔案工作的重點就是檔案利用，檔案利用是向人民群眾提供真實有效的檔案資料，是為人民服務。檔案利用也是管理工作成果的具體表現，是檔案整理效果優劣的直接反饋。

檔案管理人員應當建立檔案電子信息系統，錄入、查詢檔案通過電子信息進行，使海量原始數據直接利用，極大的節約人為查詢檔案時間，方便了查檔人員。同時，需及時維護更新數據，不斷創新，及時更新，實現可公開資料數據共享。

3.結束語

隨著城市建設現代化程度逐步提高，充分開發利用城建檔案必將對城市建設和發展做出重大貢獻。怎樣適應新形勢，通過各種有效的手段，解決城建檔案資源的開發利用中存在的各種問題，發揮城建檔案的社會和經濟效益，是我們從事城建檔案工作必須面對和解決的課題，只有大膽創新，努力適應新形勢、新變化，才能做好城建檔案工作。

參考文獻：

[1]周耿妹 城市建設檔案安全問題研究 中國檔案 2017（10）

[2]尚冠華 加強新時代城建檔案管理的幾點認識 山東檔案2018（4）

作者簡介：

侯鈺（1983年-），女，漢族，山東青島人，本科，青島市市北區發改局，助理檔案管理員。