投標報價數據庫在投標報價文件編寫中的應用

王志利

(中交第三公路工程局有限公司第四工程分公司，重慶 404100)

0 前 言

投標是獲得項目的主要途徑，投標書的質量及效率決定了中標的概率及招標相應速度，為提高企業收益，招標人員要不斷創新投標報價方式，充分利用現有資源和技術，促進投標報價文件準備效率及質量的提升。

1 高質量投標報價文件的必備要素

1.1 完整準確的投標文件內容

通常情況下，投標文件的內容包括投標人授權委托書、投標函、開標一覽表、產品方案及詳情、投標報價、技術及商務完整準確應答、投標人資信證明、招標文件及要求的其他文件。投標文件應該與招標文件中要求出示的相關內容以及需求相對應，招標文件內提出的實質性響應也要做出有效應答。尤其是在評標辦法中明確的投標文件初審時所需的資信證明類文件缺一不可，并且需要滿足招標文件要求。

1.2 投標文件中應明確體現自身優勢

投標方要在投標文件中明確表示出自身所具備的用于項目中的優勢，充分表現出綜合實力，例如一些能夠利用自身技術優勢推動項目進行、提升工程質量、縮短工期的能力，同時優于其他競爭對手的項目文件、協議、案例等。同時投標方也可在文件中體現出獲得成就、市場占有率等數據并附于投標文件中，同時做好一系列方案規劃，還要體現出企業發展的長久性，項目有長期保障，向招標方的評標人員展示企業規模、企業能力，給招標人充分的安全感、信任感。

1.3 科學、合理且有優勢的投標報價

在進行投、招標時，投標的價格應充分參考國內外市場行情并結合自身產品技術、成本及其他投入等要素，科學合理地定價，同時對競爭企業的投標報價進行預估。合格的投標價格應該在成本的基礎上適當增加利潤，同時保證總價低于市場平均價格，結合預估的對手底價制定底價。

1.4 規范投標文件寫作格式

在制作投標文件時，要求標書撰寫人員在書寫時注重語言規范、格式標準。投標文件有固定的寫作格式，在編寫時要注意文件內容通俗易懂、用詞規范且要符合招標文件規定。投標文件需要周密且嚴謹，資料齊全、符合事實、編碼完整、篇幅排序準確。頁面印刷清晰、簡潔，不過度裝飾，以增加標書成本求得中標是不可取的，應把主要精力用于標書內容上[1]。

2 建立投標報價數據庫的意義

2.1 數據庫的概念

數據庫即存儲數據的倉庫，是根據數據結構對數據行存儲即管理的計算機軟件系統，主要特征是存儲空間極大，可存儲千萬條、上億條的數據。隨著信息技術的發展，數據庫由實體數據存儲中心向云存儲發展，可存儲數據量、讀取速度進一步提升。隨著世界不斷發展，數據會不斷增多、更迭，數據來源更加多元，如行車數據、消費記錄、通話信息、市場價格統計等，除文本數據外的圖片、聲音、視頻等也都是由數據構成的。數據庫的概念還包括第二層含義，其是數據管理的新方法、新技術，區別于傳統的檔案管理、會計等，它能夠使數據錄入、整理、維護、調取等變得更加方便、快捷且嚴謹，實現對數據的高效利用。

2.2 建立投標報價數據庫的意義

眾所周知，投標文件的編寫是每個企業特別是企業市場部門最為重要的工作之一，因此，必須保證投標報價質量。從上文介紹可以看出，高質量的投標報價文件需要諸多因素達到高質量標準，但投標報價文件的整理、編寫、準備是一項費時費力的工作。企業的投標報價工作并不是機械化任務，需要參考多方文件及數據尤其是報價制定環境，需要調取大批量的報價數據，隨著各行業發展加快、各市場企業增多，要分析和參考的信息也越來越多，數據整理和存儲也是一項龐大的工程[2]。

及時建立起投標報表數據庫，為投標報價文件的撰寫提供便利，節省了大量數據調用、整理的時間，文件編寫人員可以將更多的精力用于提升內容質量上以增加中標概率。同時相比較傳統的數據維護，投標報價數據庫的維護更加便捷，不占空間的同時降低人員投入，節省企業發展投入，從而保證了企業持續盈利。

3 應用投標報價數據庫的關鍵

3.1 建立數據庫

3.1.1 調研及分析

根據商業發展總結出的規律，新產品上市前需要進行充分的市場調查，數據庫軟件開發前也應遵循相關流程進行充分的流程調研，因而第一步就是業務流程調研工作，具體的投標報價業務流程如圖1所示。

分析投標報價業務流程可以看出，市場部門是企業對外招攬項目的一個重要窗口，主要的崗位是業務經理、市場部領導兩個崗位，報價經理崗的主要任務是領導報價組、編寫投標計劃，這一崗位由市場部領導任命，也就是說部門內的業務經理或是其他部門領導皆可任命此崗位。

投標報價文件規定，投標報價環節要準備的文件基本可分三部分，包括資格部分、技術部分以及價格部分。資格部分詳細分為公司簡介文本、組織結構文本、質量管理體系、管理程序、軟硬件配置、保密措施、經營執照、資質證明、許可證、其他證件及財務報告等；價格部分詳細分為報價依據、工程量及用料清單、材料價目表、項目人員使用及工時單價、匯總表、后期維護費用等；投標報價文件的技術部分包括工作理解、建設原則、采購標準、建設標準、施工范圍、施工管理內容、項目各環節交付細節、項目執行計劃的制定依據、管理計劃等；還包括質量監控、進度監控、造價控制方案、文件管理方案等；項目管理程序、信息管理程序展示等[3]。

圖1 投標報價業務流程

3.1.2 數據庫軟件功能設計

參照招標用戶需要制定軟件功能，總結出軟件的各項功能模塊，包括投標任務立項、報價經理人確定、成立報價小組、制定報價方案及小組工作安排；生成并輸出給報價小組成員的資料、文件；執行報價審批流程；記錄投標結果等。參照軟件的執行步驟就可完成一個投標的全過程，各項功能模塊如下。

投標書管理模塊：創建、撰寫、修改、查詢、審批功能。

招標文件管理模塊：上傳、澄清、查詢及查看功能。

投標技術文件管理：組件報價小組、撰寫技術方案及小組成員任務劃分、技術文件上傳、匯總、通知。

投標商務文件管理：組件商務報價小組、撰寫商務文件、小組成員任務劃分、商務文件上傳、匯總、投標函通知及管理。

投標過程管理：投標文件、評審、審批報價、投標結果記錄、中標情況記錄、投標情況評價、結束投標報價。

此外，還包括企業各類證件管理、可參考資料、典型投標報價文件管理、典型技術文件管理、典型商務文件管理、項目相關人員建立及信息管理、企業業績管理、系統授權及維護等。

3.1.3 數據庫設計

數據庫設計從硬件及軟件兩方面進行，硬件即公司局域網部署，軟件則是在微軟系統下進行Oracle數據庫管理系統建設。

數據庫保存數據類型分為四類：①第一類數據包括項目基本情況標、招標代理機構編碼、招標單位編碼表、項目所處地區編碼表、項目階段編碼表即模塊單元編碼表；②第二類數據包括一系列可變數據，即需要隨時變更的數據，從發起投標報價任務開始再到領導審批等環節，表格內的內容都是基本屬性；③第三類數據則是系統安全層級的數據類型，如操作人員注冊表、授權表等，只有登錄信息與允許操作的人員數據信息相匹配才能對數據進行修改、查看等操作；④最后一類數據則是以大文件格式進行存儲，可以在各環節間用作參考。數據庫結構設計應用到Power Designer。此外還包括部門編碼、職工編碼、合同數據等其他數據，此系統數據編碼與人事系統編碼相同。

3.1.4 報價數據庫管理平臺設計

軟件界面平臺設計給客戶的第一印象是中標的關鍵之一。本文提供的參考為頂端固定兩行，第一行為軟件名稱，第二行為功能菜單，如文件、保存、打印、工具即幫助等。整體頁面分左右兩部分，左邊為軟件模塊，右邊為可查看、修改的工作區。頁面底端為操作的顯示區，可查看鼠標位置、操作動作等。

3.1.5 軟件平臺安全防護設計

安全系統包括數據及軟件兩個層級，數據安全系統應用Oracle系統進行防護，數據庫進入、查看、修改、數據維護等由企業網絡部門管理。系統提出以下要求：①只有授予權限的人員才能進入系統，再根據人員所在部分決定可以查看到的數據以及可執行的操作；②登錄密碼需由二進制生成并存儲，要求在設置密碼時使用復雜組合密碼；③規定登錄程序的IP地址；④記錄軟件的操作軌跡。

3.2 提高編寫效率及質量

提高編寫效率及提高數據使用效率，為提高數據讀取及使用效率，可將所有數據在存儲進一步分類，分為可復用、修改可利用、可參考后應用、參考修改后可應用、部分可參考、需要收集整理等，這樣在使用時可以更好地查看相關內容。

本文已對高質量投標文件的要素進行了介紹，標書撰寫人員根據參考數據進行編寫，同時需符合撰寫規范，才能保障產出高質量投標報價文件。

4 結束語

在信息化時代下要提升標書編寫效率及質量，要加快招標信息數據庫建設，合理使用數據庫內資源，了解客戶需求，規范化標書編寫格式和語言，以提高效率和質量，幫助企業獲得更多業務，進而推動企業發展。

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