信息化對民政檔案管理工作的影響

周亞軍

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 085- 02

摘 要 隨著全球信息化的高速發展，信息化逐漸成為決定企業命脈的關鍵因素。在新的信息化發展趨勢的推動下，我國民政檔案管理工作也啟用了信息化的管理模式，打破了傳統的紙質化的檔案管理模式，對于信息的采集、共享、利用和查閱更加的科學與便捷，從很大程度上提高了我國民政檔案管理水平和效率。此文從民政檔案管理信息化的現狀問題入手，圍繞信息化對民政檔案管理工作的影響展開論述，并在此基礎上就如何提高信息化對民政檔案管理工作的促進作用進行了詳細的策略研究。并欲借此探究來提高民政檔案管理工作的辦事效率和管理水平以及提高檔案信息的利用率。

關鍵詞 信息化 民政工作 檔案管理 策略探究

民政檔案管理工作信息化是我國民政檔案管理工作的一種手段和模式。民政檔案管理模式的應用可以使民政工作對于信息的采集、共享、利用和查閱更加的科學與便捷，從整體上提高民政工作的辦事效率。目前，我國在實現民政檔案信息化管理的道路上雖然取得了進步，但是也面臨著諸多的困難和挑戰，對我國民政檔案信息化管理起到了一定的阻礙作用，為了克服這些困難，促進民政檔案信息化水平的提高，我們做出了相關策略探究，也是我們此次探究的目的所在。

一、民政檔案管理的特征簡述

（一）民政檔案管理信息的內容繁多且信息量大

民政檔案管理工作的信息內容主要包括婚姻、財產、房產、戶口、低保、扶貧、學籍學歷、部隊軍隊管理等等民生信息的錄入、存檔、查閱等問題，不僅信息量巨大，而且內容繁多。傳統方式的檔案錄入和存檔絕大部分都是以紙質為載體進行記錄和保存的。由于受環境氣候和空氣濕度的影響，紙質的檔案存檔久了以后容易變質發霉，造成信息的遺失，影響了檔案管理工作的意義[1]。另一方面，由于檔案數量繁多，紙質記錄的格式不一，給異地間檔案查閱和調取帶來了諸多困難，影響了檔案管理工作人員的辦事效率。

（二）民政檔案管理工作的目標是方便檔案的管理和查閱

管理檔案的部門有檔案局和民政檔案管理部門。雖然二者的職能都是參與檔案管理工作，但是兩者之間在管理檔案這一塊卻有著本質的不同。檔案局是我們黨和國家指導和管理檔案工作的部門，由于我國的黨、政檔案工作實行統一管理，因而檔案局是各級檔案行政機構，是直接服務于國家領導者的，在統一管理黨、政檔案工作的原則下，分層負責地掌管全國檔案事務，對全國檔案工作進行監督、檢查和指導，即要積極提供檔案為各項工作服務，又要堅持保密原則。民政檔案管理工作是服務于基層人民群眾的。檔案信息來源于人民群眾，通過搜集、整理、歸類等程序進行存檔，在人民群眾需要辦理各種正當手續時方便查閱和調取。最終服務于人民群眾。尤其是在信息化高速發展的今天，民政檔案信息化管理為人民群眾創建了一個開放性的資料庫。在合法合理的前提下，方面群眾通過互聯網、APP、手機等在家里就可以進行查閱和調取打印，很大程度上節省了時間，實現了民政檔案管理工作的最終目標，即方便檔案的管理和查閱

二、民政檔案信息化管理現狀問題簡析

（一）民政檔案信息化管理宣傳工作沒做到位

民政檔案信息化管理實施的過程中，由于受各種因素的影響，導致民政檔案信息化管理宣傳工作沒有做到位。主要體現在以下幾個方面：民政檔案收集信息不夠全面，影響了民政檔案信息錄入的完整性；基層搜集和錄入信息的基礎設施不夠完善，影響了民政檔案信息的收集和錄入，例如，打字復印機和掃描儀出現故障問題時沒有即使維修和更換，影響了民政檔案信息的搜集和錄入等，以上原因都是因為信息化管理宣傳工作不到位，導致了檔案信息錄入過程中遇到了諸多問題，希望我們此次研究能找出科學有效的針對性策略，來應對民政檔案信息化管理工作中遇到的問題，來提高我國民政檔案信息化管理工作的效率。

（二）處理民政檔案信息化管理工作的專業人才欠缺

我國在民政檔案信息化管理工作的過程中取得了可喜的進展，但就處理民政檔案信息化管理工作的專業人才方面還比較欠缺。有些民政單位在處理民政檔案信息這一環節時聘請的是普通的資料員，他們對民政檔案管理方面的理論知識和實際操作并未經過專業的學習和實踐性練習，勢必會影響民政檔案信息化管理工作的效率和水平。因此國家要注重檔案信息化管理工作的人才培養，加大民政檔案信息化管理力度，提高民政檔案信息化管理工作的質量。

三、信息化對民政檔案管理工作的促進作用

（一）信息化改變了傳統的以紙張為載體的存檔方式

傳統方式的檔案信息主要以紙張為載體進行保存的，比如信紙，A4紙等紙質工具為載體，通過工作人員手動記錄來完成，花費時間長，準確性不高，效率及其低下。而隨著互聯網信息技術的普及和發展，民政檔案信息的存檔方式也發生了翻天覆地的變化，即以數字信息的方式進行保存，也就是我們經常提到的電子檔案，順應了時代的潮流，充分利用互聯網電子信息技術，實現了我國民政檔案管理工作從紙質存檔方式到電子數字信息存檔方式的大翻轉，是我國信息技術管理的一大革新。

（二）很大程度上提高了民政檔案的利用率

民政檔案管理工作是服務于基層人民群眾的。檔案信息來源于人民群眾，通過搜集、整理、歸類等程序進行存檔，在人民群眾需要辦理各種正當手續時方便查閱和調取。最終服務于人民群眾，即民政檔案取之于民用之與民。尤其是處于信息全球化的背景下，民政檔案信息化管理為人民群眾創建了一個開放性的資料庫。在合法合理的前提下，方面群眾通過互聯網、官方網站、客戶端等平臺都可以進行查閱和調取打印，很大程度上節省了時間，從根本上提高了民政檔案的利用率。

（三）改變了民政檔案“為了保存而保存”到“為了利用而保存”功能性轉變

傳統管理方式下的民政檔案，從搜集信息到歸檔這一過程需要經歷很多環節，花費很長時間。在檔案的調取、查閱、利用方面受時間和空間的限制很大，而信息化民政檔案管理方式只需借助數字網絡，哪怕要搜集的信息遠在國外，也能即刻實現。對于信息化民政檔案的利用，我們只需要登陸官網，或者下載APP等方式輸入登陸口令就能立刻調取或者下載檔案，側底打破了檔案利用時受時間和空間的限制壁壘。

（四）促進民政檔案管理資料的完善

信息化對完善民政檔案管理資料有著積極的促進作用。信息化有利于檔案信息的采集、整理和歸類。通過互聯網技術檔案管理工作人員可以在很短的時間內搜集檔案信息，并通過電子檔案把復雜信息加以歸類和總結，便于后期的查閱和使用，不僅簡化了歸檔步驟，同時使檔案信息分門別類，并對機密性的檔案實行加密處理，必要時安裝殺毒軟件，防止黑客和不法分子惡意盜取信息，民政檔案管理資料在很大程度上得到了完善，是我國信息資源管理的又一大革新。

四、信息化背景下加強民政檔案管理工作的有效策略

（一）做好民政檔案管理宣傳工作

做好宣傳工作有利于民政檔案管理工作的順利實施。在開展民政檔案管理工作的過程中，工作人員要充分發揮多媒體的綜合作用，充分借助微信、公眾號、微博、廣播、QQ、電視新聞等多媒體平臺，或者是開展社區論壇和會議講座，對民政檔案管理工作的重要性進行相關知識的普及和宣傳。在這一過程中提高公民意識的同時，也增強了民政檔案管理工作人員的工作責任心和社會責任感，為民政工作的順利開展做了有效的鋪墊。

（二）完善基礎設施建設

在完善民政檔案管理工作的過程的，基礎設施建設是必不可少的設備支持環節，是實現信息化管理工作的先決條件。首先，民政部門領導要對民政管理工作引起高度重視，明白提高民政管理工作必須要有相應的設備支持，要加大基礎設施資金的投入，購買相應的信息設備[2]。另一方面，對于有故障的設備要及時進行維修和更新，保證民政檔案管理工作的順利進行。最后，還要順應時代的潮流，適時的引進先進設備，并且積極做好新設備的使用培訓工作，民政領導和工作人員要齊心協力，完善民政檔案管理基礎設施建設工作，確保民政管理工作的高效開展和有效實施。

（三）建立相應的檔案管理制度，提高民政檔案信息化服務水平

要想提高民政檔案信息化服務水平，必須要有相應的制度作保證。而制度的建立也要堅持從實際出發，實事求是，保證制度的合理性與合法性的同時也要保證信息服務的安全性。對檔案的完整性和安全性要嚴格把控，必要時對信息進行加密處理，甚至可以安裝殺毒軟件，聘請專業的技術人員，做好設備防護工作，防止不法分子和黑客通過各種手段盜取檔案信息，保證人民群眾的信息安全。只有建立相應的檔案管理制度，才能從根本上提高民政檔案信息化服務水平。

（四）加強從事民政檔案管理方面的人才培養工作

政府和民政部門領導要做好民政檔案管理工作人員的綜合素質培養工作，提升民政檔案信息化服務水平。只有提高檔案工作人員的綜合素質，才能保證檔案信息的規范化，使檔案信息更加科學有效的服務于人民群眾，同時提高檔案資源的整體質量和利用效果，讓檔案資源的價值得到有效的發揮。在做好平時檔案管理工作的同時，也要組織工作人員積極參加相關學習培訓工作，并定期進行相關知識考核，對于成績優秀的工作人員進行獎勵，從而使他們更加積極的投身到檔案管理工作中，增強他們工作的積極性，更重要的是在這一過程中提高了工作人員的職業素養和社會責任感，保證了檔案信息的規范化，使檔案信息更加科學有效的服務于人民群眾。

五、結語

綜上所述，民政檔案管理工作信息化是信息全球化的大勢所趨，提升信息化管理水平對民政檔案管理工作有著積極的推動作用。民政部門要加強檔案信息化管理宣傳力度，完善基礎設施建設，重視民政檔案管理方面人才培養工作，以及建立相應的檔案管理制度，才能提升民政檔案信息化服務水平，隨著信息技術的不斷發展，民政檔案管理工作也要適時的做出相應的調整，信息化在給我們帶來便利的同時也將會伴隨著一系列的挑戰，這就要求我們民政部門領導和相關的工作人員充分發揮自身主觀能動性，不斷的探索和研究，使民政檔案信息真正做到“取之于民用之與民”從而提升民政檔案信息的服務水平，實現應用價值。

參考文獻：

[1]姜波.淺談信息化對民政檔案管理工作的影響[J].蘭臺內外，2019（30）：51.

[2]李沂濱.新時期民政檔案信息化管理與利用問題探討[J].中國管理信息化，2017，20（22）：177-178.