大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理的思考

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，大數(shù)據(jù)思維逐漸滲透到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的各行各業(yè)，同時(shí)也給企業(yè)辦公室檔案管理帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文首先介紹大數(shù)據(jù)思維應(yīng)對(duì)辦公檔案管理的概念和架構(gòu)，接著闡述大數(shù)據(jù)技術(shù)給辦公室檔案日常管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，最后給出了如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地提升檔案管理信息化水平的思考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);企業(yè)辦公;管理模式;檔案管理

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的涌現(xiàn)，企業(yè)辦公室檔案管理面臨新的機(jī)遇。相比企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)工作方法存在效率低下，難以實(shí)現(xiàn)快速查詢和輔助決策的問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)為辦公室檔案管理模式優(yōu)化提供了先進(jìn)的條件和手段。如何利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)新公室檔案管理的思路和和工作手段，從而提升辦公室檔案管理的工作效率和服務(wù)能力，值得每一位檔案管理工作人員深入思考。

一、大數(shù)據(jù)思維應(yīng)對(duì)異構(gòu)型檔案的集中統(tǒng)一管理

（一）數(shù)據(jù)思維與辦公室檔案管理特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心概念是數(shù)據(jù)思維，即數(shù)據(jù)就是企業(yè)的最重要資源。一般而言，企業(yè)辦公檔案材料包括人事、行政、財(cái)務(wù)、黨建、技術(shù)和銷售、安全保密等數(shù)據(jù)信息。其中，人事檔案包括企業(yè)職員的個(gè)人信息、入職離職、資格證書與培訓(xùn)管理、工作異動(dòng)、薪酬調(diào)級(jí)、勞動(dòng)合同等。行政檔案包括企業(yè)內(nèi)部管理制度、上機(jī)發(fā)文、日常內(nèi)部公文、外部發(fā)文公告等。財(cái)務(wù)檔案包括企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、各類票據(jù)等。黨建檔案包括主題黨日的會(huì)議記錄，對(duì)外宣傳報(bào)道等。技術(shù)銷售檔案包括研發(fā)文檔、工程報(bào)告、采購(gòu)合同、銷售合同等。安全保密檔案包括保密標(biāo)準(zhǔn)、保密制度、保密會(huì)議記錄等。不難發(fā)現(xiàn)，企業(yè)辦公室檔案格式呈現(xiàn)種類繁多，格式多樣，分散存儲(chǔ)等特點(diǎn)。

（二）辦公室檔案管理的大數(shù)據(jù)架構(gòu)

傳統(tǒng)的管理技術(shù)，難以高效處理辦公室檔案數(shù)據(jù)和內(nèi)容，也無法滿足實(shí)時(shí)、開放、分級(jí)查詢服務(wù)的用戶需求。面對(duì)日益增長(zhǎng)而且種類多樣的辦公室檔案數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)提供了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，為辦公檔案的數(shù)字化處理提供了有力的技術(shù)支撐。通常，大數(shù)據(jù)技術(shù)架構(gòu)一般分為三層。首先是底層的基礎(chǔ)設(shè)施層，包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，防火墻和網(wǎng)關(guān)設(shè)備，主要提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和硬件管理。中間層是核心服務(wù)層，包括安全管理，查詢服務(wù)，數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換與識(shí)別服務(wù)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)。上層是應(yīng)用接口層，作為網(wǎng)絡(luò)門戶為用戶提供注冊(cè)，數(shù)據(jù)增刪查改等綜合服務(wù)，分級(jí)查詢等功能。辦公室檔案管理人員首先可以利用大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施，將檔案信息進(jìn)行集中式管理;其次，針對(duì)異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)（例如：Word文檔、Pdf文檔、Excel表格、圖像等），可以利用大數(shù)據(jù)核心服務(wù)組件實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)、統(tǒng)一的管理功能;最后，可以利用大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人檔案的簡(jiǎn)單信息檢索、復(fù)雜條件查詢，并提供分級(jí)管理試圖、可視化統(tǒng)計(jì)等功能。

二、大數(shù)據(jù)視角下企業(yè)辦公室檔案管理模式的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（一）辦公室檔案管理新的機(jī)遇

大數(shù)據(jù)技術(shù)有效支持檔案信息全部數(shù)字化管理，將分散的格式多樣的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化集成，電子調(diào)檔和個(gè)性化查檔操作非常便捷，還能根據(jù)數(shù)據(jù)特征自動(dòng)形成用戶畫像，為檔案管理者提供全方位的分析服務(wù)，提升檔案管理的利用水平。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)而言，企業(yè)總部和各分公司在大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合下，能夠跨時(shí)間和空間進(jìn)行檔案信息提取，實(shí)現(xiàn)公司員工檔案信息的共享，互通資料有無，進(jìn)一步強(qiáng)化了檔案管理的反饋與創(chuàng)新。另外，大數(shù)據(jù)分析挖掘技術(shù)能夠?qū)k公檔案的重復(fù)信息進(jìn)行自動(dòng)刪除，對(duì)錯(cuò)誤檔案信息給出智能提示，提高檔案的存儲(chǔ)效率和深加工水平。

（二）辦公室檔案管理新的挑戰(zhàn)

目前的大數(shù)據(jù)安全保密技術(shù)還不成熟，不利于涉密辦公檔案的信息安全管理。尤其是針對(duì)具有密級(jí)屬性的部分電子檔案，其保密期限和保密等級(jí)可能隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生改變，這樣對(duì)安全的動(dòng)態(tài)管理提出新的要求。一方面，亟需大數(shù)據(jù)技術(shù)支持分級(jí)安全管理機(jī)制;另一方面，也需要大數(shù)據(jù)技術(shù)在訪問授權(quán)上，能夠設(shè)計(jì)支持兩位及以上安全保密檔案管理員的協(xié)同認(rèn)證功能。值得一提的是，在辦公檔案的數(shù)據(jù)挖掘應(yīng)用中，如何對(duì)檔案進(jìn)行深度挖掘分析，提供個(gè)性化推送服務(wù)也必須針對(duì)企業(yè)的個(gè)性需求進(jìn)行全新設(shè)計(jì)。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，企業(yè)檔案管理人員要跟上步伐，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)和大數(shù)據(jù)思維，全面提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，尤其是讓檔案信息真正為企業(yè)帶來增值服務(wù)和價(jià)值，發(fā)揮應(yīng)有的效用。具體實(shí)施上，首先依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)集成現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步明確辦公檔案數(shù)據(jù)管理的日常職責(zé)分工;然后，需要根據(jù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)管理的特點(diǎn)，完善數(shù)據(jù)使用審批規(guī)范;同時(shí)，在日常工作中利用好大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，熟練掌握插入、修改、檢索、查找、刪除等基本數(shù)據(jù)功能，提高檔案管理的工作效率。最后，檔案管理人員也要深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)可能給檔案管理帶來新的隱患，尤其是安全保障方面。為此，應(yīng)該加強(qiáng)安全防范，按照“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的原則，做好公司內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的有效隔離，提高涉密檔案的安全保密意識(shí)。

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作者簡(jiǎn)介：丁琦（1981-），女，漢族，湖北武漢人，本科，助理工程師，研究方向：安全保密與檔案管理。