基層檔案管理信息化管理途徑分析

白云麗

摘 要：檔案具有十分重要的作用，是記錄歷史的重要資料，是為各項服務提供依據的重要憑證，促進基層檔案管理信息化建設是時代發展的必然，將信息化技術應用于檔案管理過程中，具有十分現實的意義。檔案資料的收集、整理、編目、檢索、存儲都可以利用信息化技術提高檔案管理的效率，我國較多基層事業單位沿用了傳統的方法，以紙質為載體，工作比較瑣碎。在進行檔案管理的過建立電子檔案及檔案數據庫，可以切實提高檔案管理的實效性。本文首先對檔案信息化建設的特點和發展趨勢進行了闡述，指出了檔案管理存在的問題，提出了具體的改進建議和措施。

關鍵詞：基層單位;檔案管理;信息化

檔案管理工作是企業或事業單位的重要管理工作之一，作為一項常項工作，各企業或單位要注意運用先進技術實現檔案管理的轉變，傳統的檔案管理工作比較依賴人工工作模式，檔案資料的管理效率較低，檔案資料的收集和整理效率有待提高，信息化建設發展相對滯后，檔案管理室計算機、掃描儀等設備較為落后，相關投入較少，檔案資料的完整性有待進一步提高。

一、檔案信息化建設的特點及發展趨勢

（一）特點

基層檔案管理工作還停留在比較傳統的層面，比較依賴人工工作模式，借助于人類的管理行為難以在短時間內提高檔案管理的效率。檔案信息化建設的顯著特點就是檔案資料的電子化和數字化，很多檔案資料通過打印和掃描等操作形成電子文件，還有很多資料本身就是電子文件，如文檔、表格、圖片、音頻、視頻等等。檔案信息化可以改變傳統紙質檔案的管理模式和存儲模式，受外在環境的影響較小，紙質檔案存儲難度較大，溫度和濕度等因素都影響檔案資料的保存，信息化檔案主要依賴計算機、硬盤、U盤等存儲介質，可以避免檔案被腐蝕。檔案資料的信息化管理可以使檔案管理更加透明化，檔案資料的安全性較高。檔案信息化管理可以使部分檔案資料可以被復制和分享，操作較為方便，可以為很多業務的辦理提供便利，更加突出檔案資料的價值，提高檔案文件的利用率。

（二）發展趨勢

我國比較重視檔案管理工作的開展，很多企業和單位在辦公室自動化上都下足了功夫，因此，檔案信息化和數字化建設也成為了必然。目前，國際上很多國家都開始在檔案管理信息化上進行深入的研究，很多檔案管理人員會利用先進的網絡技術提高檔案管理的實效性，很多電子文件和資料被上傳到網絡空間中，除了一些機密的文件資料，很多檔案資料可以供不同國家的不同企業下載利用，檔案資料的管理效率提高了很多。未來檔案信息化建設要朝著集成化、數字化、安全化的方向發展，電子檔案資料要保證其安全性，要重視做好設備的安全保護，做好硬件設備的穩定運行，定期對計算機和掃描儀進行維護和保養，部分保密等級較高的檔案資料要嚴格按照要求進行管理。另外，檔案信息化管理要做好數據庫的建設，要統一檔案資料收集和整理方法，提高檔案的利用率。

二、檔案管理信息化建設的重要性

（一）改變傳統的檔案管理模式

基層單位的管理工作比較基礎的就是檔案管理工作，但目前，基層檔案館的檔案管理工作比較傳統，設備比較落后，基礎設施建設比較滯后，傳統紙質的檔案管理會導致檔案資料被腐蝕或被損壞，且紙質檔案受溫度、濕度變化的影響，長時間還會出現的風化等問題。檔案信息化建設可以改變傳統的檔案管理方式，是對檔案管理工作的顛覆，將紙質檔案轉化為電子檔案，數字化的存儲方式有助于于對檔案資料的保護，運用一定的介質就可以存儲大量的檔案資料，可以保證檔案資料的完整性，查閱起來比較容易。

（二）提高檔案資料的利用效率

基層檔案管理中有很多的資料和憑證，這些資料都是各項工作的重要依據，也是企業或事業單位做出決策的重要根據，提高檔案資料的利用效率才是關鍵的內容。檔案信息化建設有助于實現檔案資料的高效管理，檔案資料的編目、檢索、查找和閱覽工作都需要依賴先進的信息化技術。先進的信息化技術應用在檔案管理中，采用先進設備將紙質檔案資料轉變為電子文件，對檔案的信息化處理可以將電子文件保存在計算機中，提高存儲的安全性，降低檔案管理成本，提高檔案的利用率。

三、基層檔案管理存在的問題

（一）對檔案信息化建設不夠重視

部分企業和事業單位對檔案管理信息化建設不夠重視，尤其基層的一些檔案館等，檔案信息化建設比較滯后，對于檔案管理信息化的重要性認識不足，沒有認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理依然沿用傳統的方式。部分基層單位缺乏計算機、掃描儀等檔案管理設備，檔案室建設工作開展不力，部分基層單位甚至沒有建立獨立的檔案室，只是辦公室兼管檔案資料，很多信息化設備沒有購置，管理者思維和理念較為落后，很少主動去搜集檔案資料，搜集的檔案資料不夠完整，檔案管理的效率有待提高。

（二）檔案信息化缺乏專業人才

檔案信息化建設需要專業的人才作為支持，目前檔案信息化建設中存在的一個顯著問題是缺乏專業的技術人才和檔案管理專業人才，很多都是辦公室人員兼任，很少有檔案管理專業畢業的，沒有接受過檔案管理的專業教育。很多時候基層單位檔案管理人員都是經過簡單培訓就上崗了，他們缺乏關于檔案管理信息化的專業知識，對于先進的設備操作不夠熟練，檔案信息化建設發展較為緩慢。

（三）檔案管理基礎設施有待完善

我國已經步入信息化和數字化時代，很多先進的科技逐漸應用在檔案管理工作中，檔案信息化管理需要依賴比較先進的設備，如多臺計算機、掃描儀、復印機等，但是目前，基層檔案管理部門基礎設施建設較為薄弱，部分地區沒有建立的獨立的檔案管理室，甚至沒有計算機，個別檔案管理室僅有一臺計算機，復印機、掃描儀等設備購置較少，檔案資料的編目、查閱、提取都依靠人工，管理效率較低。各部門基層檔案室條件比較簡陋，對一些檔案資料保護措施不足，一些留存久遠的檔案已經發霉和被腐蝕，字跡十分模糊，很難作為憑證。

（四）檔案管理信息化建設投入不足

現階段，部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對于檔案信息化建設的資金投入不足，基礎設施建設比較落后，沒有簡歷完善的檔案室，檔案架和柜子購置較少，專業設備，如計算機、復印機、掃描儀嚴重缺乏，檔案管理過度依賴人工來完成。檔案管理硬件的投入嚴重不足，不能滿足檔案信息化建設的實際需求。主要原因是基層單位用于檔案信息化的經費較為有限，很多經費存在被占用和挪用的現象。檔案信息化建設需要依賴大量的人力、物力和技術，需要足夠的經費作為支持，但實際檔案的收集、整理、保管和利用中經費支持不夠，必然影響檔案資料的管理。

四、檔案信息化建設的有效對策

（一）加強對檔案管理的重視

基層單位要重視檔案的信息化建設工作，要重視先進技術的應用，檔案管理工作要與時俱進，體現時代發展的特點，檔案管理人員要重視檔案管理的重要作用。想要提高檔案管理信息化的建設水平，首先要從觀念上進行調整和改變，要認識到檔案管理運用數字化技術或信息化技術的優勢和重要性，要認識到信息化技術的應用使時代發展的必然結果，尤其計算機網絡的大面積普及，辦公傾向于自動化和智能化，檔案管理工作也要抄著智能化、數字化的方向發展。

（二）加大投入加強檔案信息化基礎設施建設

基層檔案管理部門要加大資金投入，做好檔案信息化基礎設施建設，購置所需的計算機、復印機、掃描儀等設備，做好硬件與軟件的開發與應用，加大資金投入建設檔案室，保證檔案資料室的溫度、濕度控制在一定范圍內，為檔案資料的存儲提供良好的環境。檔案資料不僅僅包括紙質檔案，還有電子文件和資料，要做好紙質檔案的保存，避免其受腐蝕和損壞，電子資料的存儲也至關重要，充分利用計算機、硬盤、U盤等介質做好存儲和備份，避免檔案資料的丟失和被盜竊、篡改等。基層部門要拓寬思路，加強資金籌集，建立檔案信息化建設專項資金，確保足夠的資金運用到檔案管理中。

（三）規范基層檔案管理信息化建設

為了提高檔案管理的實效性，基層單位或檔案管理要制定嚴格的信息化啊發展戰略和方案，嚴格按照方案進行，結合實際檔案管理工作標準，提高檔案的信息化啊和集成化質量。要做好檔案資料數據庫的建立，將一些數據和信息定期錄入電子設備，轉化為電子文件資料，做好文檔、音頻、視頻等資料的保存，執行檔案信息化工作標準，切實提高檔案管理的效率。

（四）保障檔案管理信息化安全

很多檔案資料是具有較高保密性質的，很多檔案資料不能隨便外借，電子檔案的安全管理尤其重要，要避免黑客或不法分子侵入計算機竊取各類資料，也要避免病毒對計算機設備的侵害。因此，要完善網絡安全體系，加強病毒和黑客的攔截，設置等級較高的秘鑰，用戶必須使用賬號密碼才可以登錄相應的數據庫，做好檔案資料的安全保護，避免機密資料泄露。

五、結語

總之，基層檔案管理信息化建設依賴于先進的信息網絡技術，需要各單位的重視，要提高檔案管理人員的素質和能力，要發揮先進技術的優勢，做好檔案資料的收集、整理、編目、提取等，保證檔案資料的安全，提高檔案管理工作的實際效率。

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