論公共關系管理中的辦公室接待工作

李琪

摘要：辦公室接待工作是企業經營活動組成的重要部分，是展示企業形象、體現水平、彰顯實力的工作。本文圍繞如何進一步落實好中央“八項規定”精神，滿足公司高質量發展的需要，有效解決好新形勢下辦公室接待工作面臨的新情況、新問題，做好公共關系管理中的辦公室接待工作展開論述。

關鍵詞：接待工作;重要性;創新

對于辦公室接待工作，主要是開展公務活動工作過程中對來訪者開展的迎送、招待、接談、聯系、咨詢等輔助管理活動，在企業經營活動中是非常重要的組成。自從黨的十八大召開以來，為了能夠對中央“八項規定”精神進行嚴格貫徹和落實，黨中央對于國內公務接待管理出臺了一系列舉措，堅決杜絕公務接待中的違規違紀現象。現階段公司發展已經進入高質量發展快車道，如何進一步解決公司辦公室接待工作面臨的新情況、新問題，推動接待工作向規范化、良性化方向發展，實現落實上級接待規定與提升接待效果的“雙贏”，是擺在我們面前的重要課題。

一、公共關系管理概念

現代企業公共管理有兩方面的內容，即企業的內部公共關系管理和企業的外部公共關系管理。其中，企業內部的公共關系的基礎是保證企業目標的有效實現。而企業外部公共關系是以企業信譽和形象為主導的，需要處理好外部環境中的各種關系，比如與合作伙伴之間的關系、一些相關政府職能部門的關系、各種媒體之間的關系以及和消費群體之間的關系等。

二、提高辦公室接待工作的舉措

（一）提高對接待工作重要性的認識

辦公室接待工作是體現企業文化、企業形象的重要表現，同時通過接待工作也能夠將企業知名度、美譽度有積極地作用，能夠顯著擴大企業的影響了。對于辦公室接待工作，企業應該提高接待工作重要性的認識，將優秀的企業文化展示在社會大眾面前，體現出企業良好的綜合管理水平。利用好辦公室接待工作，加強與各協作單位的溝通和聯系，將企業對外影響力進一步擴大，幫助企業實現更好發展。

（二）建章立制，實現接待工作規范化運作

近年來，隨著公司市場化改革的不斷深入，接待活動日益增多，而接待工作處處涉及資金費用、體現管理水平，就必須在嚴格落實中央“八項規定”精神的前提下，不斷完善公司相關制度，加以控制和規范，只有這樣才能確保接待工作的效果。

按照公司運營管理體系建設要求，我們先后制定了《公共關系管理規定》《國內公務、商務接待管理實施細則》《外賓來訪接待管理實施細則》《接待活動標準指導手冊》等管理制度，規范接待要求，明確工作標準，加強過程管控，推進規范管理，切實提高了接待工作水平，杜絕了公務接待中的各種違規違紀現象，更好地為公司科研生產經營服務。

（三）與時俱進，實現接待工作規?；\作

對于接待工作來講，它是一個復雜、系統的工程，其中涉及到諸多環節也存在著許多變化。接待工作中任何一個關鍵點出現了披露，將對接待整體效果有著不良影響。所以，要求建立起完善的接待資源網絡和團隊協助網絡，為做好接待工作、確保接待效果提供重要的基礎。

首先，對內外資源進行梳理形成一個便捷、實用的資源網絡體系。企業在發展過程中會積累許多接待資源，作為辦公室接待工作人員要求對這些內外資源進行梳理，形成一個行業內外兩種接待資源體系，利用好資源體系來開展接待工作。同時，要因時、因需、因人地制定針對性強的接待方案，方便滿足各種層次、各種需求、各種行業的來賓。

其次，將內外力量有效融合形成一個流暢、高效的團隊網絡體系。作為“中國的飛機城”，閻良聚集著許多重量級的企事業單位。因此，在開展辦公室接待工作過程中，要對特色資源和發展環境進行正確認識和準確把握，對接待工作的要求能夠了然于胸，將優勢互補、資源共享充分發揮出來，與兄弟單位辦公室建立互相支持、互相協作的工作伙伴關系，通過形成多位一體的接待團隊來應對重大接待事項，做好上下貫通、協調一致、共同策劃、協同組織來形成更大范圍的“大接待”工作局面。

（四）追求精品，實現接待工作品牌化運作

對于辦公室接待工作，實現品牌化運作是對其的提煉、升華，對于公司精神風貌、企業文化、外在形象是最直接的體現。對于接待工作品牌化運作，精品服務的打造重點從以下三個方面來進行：

一是業務精品化。我們制定了《公司參觀路線指導手冊》和《接待活動標準指導手冊》，通過劃分不同的接待參觀路線，實行接待標準分級管理，推進接待工作規范化、精準化。及時根據來賓提供的信息，掌握此次來訪具體目的、具體要求，制定出詳細、條理的接待方案，保證各個環節的接待工作能夠有序銜接，借助接待工作點檢表保證有序性、穩定性和連續性推進工作進程。同時，針對重要接待中的不確定因素，實行預案式管理，做到應變有序、運轉高效。針對大型會議、重要接待制作會議接待手冊，努力打造精品服務，追求接待業務精品化。

二是規格精品化。推行VIP接待模式，根據來賓工作任務和職務級別，實施分級接待方案，通過對接待標準、參觀路線、接待引導、保密保衛等方面精心設計，實現接待規格精品化。

三是文化精品化。通過在接待工作中融入公司簡介，播放宣傳片，觀看展廳，贈送特色紀念品，將公司文化融入到接待工作全過程，宣傳公司形象，展示文化底蘊。

三、結束語

通過健全完善公共關系管理體系，細化接待工作標準，實施精細化操作，推進規范化、品牌化運作，在繼承中不斷創新，推動接待工作制度化、程序化和專業化發展，更好地履行部門綜合保障職能，為公司科研生產經營服務。

參考文獻：

[1]梁艷霞，提升國有企業辦公室工作人員素質之我見[J].職業時空，2009，6（8）：18-19.