淺談民辦高校學籍管理工作中的共性問題及其對策

關鍵詞 學籍 管理 問題 對策

作者簡介：周婭琴，武昌工學院教務處學籍科科長，主要從事學籍管理工作。

中圖分類號：G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.05.083

一、學籍管理的重要性

高校學生工作是整個學校管理的重要組成部分，學籍管理則是學生管理工作的重中之重。保證教學運行，實現(xiàn)對學生的有效管理，是一項基礎工作。搞好學籍管理，要及時掌握教學活動的客觀情況，穩(wěn)定教學秩序，還要引導教學效果和教學質量的提高。創(chuàng)建良好的學風，校風和師風。與公立高校相比，民辦高校學生從新生入學，到在校期間的學習生活，乃至學生畢業(yè)期間和畢業(yè)后的業(yè)務辦理更為頻繁。所以說，高校學籍管理的過程，貫穿在大學生的整個學生時代。

二、新時代高校學籍管理的主要內容及民辦高校學籍管理現(xiàn)狀

（一）學籍管理主要內容

圖1：四個階段的主要內容

1.按照高校學籍管理的基本流程可以分四個階段：新生階段、在校階段、畢業(yè)生階段和畢業(yè)后階段。各個階段的主要內容如圖1所示。

2.按照民辦高校學籍管理的內容可以分為兩個部分：

（1）學籍管理：新生的學籍注冊，學號編輯，分班，保留入學資格等;在校生的學年注冊，學籍證明，保留學籍，休學，復學，退學，轉專業(yè)，轉學，降級，專業(yè)分方向、輔修、第二學位;畢業(yè)生信息采集，畢結業(yè)審核、制證，學歷、學位注冊等。

（2）成績管理：收集整理各類型成績資料，各類非正規(guī)時間的成績錄入（參軍入伍學生、出國學生）等;畢業(yè)生成績單審核等。

（二）民辦高校學籍管理現(xiàn)狀分析

1.學生對學籍重要性的認識不夠。民辦高校學生和公辦高校學生在整體素養(yǎng)和水平之間存在不同的特點。例如，民辦高校少數(shù)學生在學習中的自覺性和學習動力較弱。其次，根據(jù)民辦高校特點，從事學籍管理崗位的以年輕教師居多，對國家政策和學校制度缺乏深入了解，經(jīng)驗不足。少數(shù)領導對學籍問題認識不夠，不重視開展學籍工作培訓與提高。

2.校園信息化管理仍起步階段。隨著社會的不斷發(fā)展，信息化全面覆蓋人們的生活，較為傳統(tǒng)的學籍管理模式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化學籍管理發(fā)展的方向，因此，更多的高校開始轉向建設信息化科學管理方式。對民辦高校來說，信息化建設更晚，可以借鑒的經(jīng)驗少，過去的學籍管理方式同樣不能適應不斷發(fā)展的學籍管理需求;已經(jīng)加入到信息化建設中學校，使用的也是不夠先進的，甚至是已經(jīng)在陸續(xù)淘汰中的信息化系統(tǒng)學籍管理模式，這種模式存在信息量大難以科學分析、工作人員效率低、數(shù)據(jù)存在一定差異性等問題，也不利于學校教育工作的發(fā)展。

3.學籍管理制度不完善。2017年頒布了《普通高等學校學生管理規(guī)定》 （教育部令第41號） （以下簡稱“規(guī)定”），根據(jù)“規(guī)定”。學籍管理工作要求有極強的政策性和原則性，若沒有健全完善的制度作為保障，工作的開展必定陷入僵局，導致混亂。目前，民辦高校從事學籍管理崗位的人員以年輕教師居多，缺乏豐富的經(jīng)驗。部分民辦高校管理者對學籍管理重視程度不夠，不注重學籍管理培訓工作。

4.宣傳力度不夠。大多數(shù)學生在對學籍管理的概念和內容非常不熟悉，他們不了解學籍管理對學生自身的重要性。甚至一些輔導員和管理者認為學籍管理和他們關系不大，那都是高校教務處的事情。學生對學籍重要性的認識不夠，對學籍管理規(guī)律缺乏必要的了解，對他們來說，課程合格了就好。

5.人員配比少，工作繁重;業(yè)務水平不足、隊伍不穩(wěn)定。

首先，近年來，教育事業(yè)發(fā)展使學生人數(shù)的增加，高校學習形式變得更為多樣化，為民辦高校學籍的管理帶來了新挑戰(zhàn)。大量的學生信息和數(shù)據(jù)要處理，沒有根據(jù)學生比例增加學籍管理人員，工作量極大。沒有重視學籍管理的技術性和復雜性，缺乏系統(tǒng)的管理渠道和專門學籍管理人員來整理學生的信息。僅僅憑教務管理人員是無法解決的，容易造成巨大隱患。

其次，民辦高校學籍管理人員存在年紀輕，經(jīng)驗少等問題。平日工作已經(jīng)需要付出大量精力和時間，疲于應付工作就很難再抽出時間精力進行業(yè)務學習和創(chuàng)新研究。學校方面也缺乏專門的培訓，對整體素質和專業(yè)能力的提高關注較少。

最后，民辦高校學籍管理人員評職稱比較困難，待遇比較低，容易造成隊伍不穩(wěn)定;工作幾年的學籍管理人員離職后，新人對各種政策、制度和流程不熟悉。很難對學生遇到的問題給出準確的解決方案。特別是面對特殊情況的問題。會影響學生切身利益，嚴重的甚至殃及學校聲譽。

6.二級學院學籍管理不規(guī)范，信息化管理技術落后。民辦高校二級學院學籍管理欠缺與不規(guī)范，對學籍管理與建設缺乏應有的重視與認識。學校信息化管理水平低下。例如，成績錄入、學籍異動等均可以利用教務系統(tǒng)來完成。但是對于龐大的數(shù)據(jù)信息、繁瑣處理過程、原則性和互動性都極強的學籍管理卻不能使用教務管理系統(tǒng)完成。大多民辦高校學籍管理部門和學生處、財務部門及相關行政部門并沒有實現(xiàn)完全網(wǎng)絡化辦公，無法實現(xiàn)信息查詢、學業(yè)分析和決策支持的應用。例如，新生報到繳費，學籍管理人員無法通過系統(tǒng)來查閱學生是否已經(jīng)繳費，要通過財務部門按照同一時間節(jié)點核對統(tǒng)計后告知，然后逐一核對的方式來完成，增加工作量，大大降低工作效率。

三、加強民辦高校學籍管理改進對策

（一）健全管理制度完善管理體制，加強工作指導

首先，提高把握政策水平的能力。以“規(guī)定”的實施為契機，組成專班，校長帶頭整理學校已有學籍管理制度，使“規(guī)定”的精神得以理順，拿準。建立或完善的制度與“規(guī)定”保持一致高度。使在學籍管理在工作中出現(xiàn)的所有細節(jié)問題都能得到有效的監(jiān)督，做到依法治校，結合管理和教育，提升管理水平。

其次，民辦高校在學籍管理制度不斷健全的同時應該根據(jù)學校的實際發(fā)展情況做出調整，例如，制定科學的切合實際的學籍管理制度，以便解決問題;明確高校管理的學生主體地位，充分了解學生需求，收集學生創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)相關信息，實行靈活、動態(tài)化管理。在制定學籍管理體制中充分體現(xiàn)。

（二）加大宣傳力度

大多數(shù)學生對學籍管理的概念和內容非常不熟悉，他們不了解學籍管理對學生自身的重要性。甚至一些輔導員和管理者認為學籍管理和他們關系不大，那都是高校教務處的事情。學生對學籍重要性的認識不夠，對學籍管理規(guī)律缺乏必要的了解，對他們來說，課程合格了就好。

新生迎新期間，就開始對學籍管理規(guī)定進行宣傳，安排有針對性的迎新教育，帶領新生詳細解讀學籍管理的內容，并將《學生手冊》發(fā)至每個學生。為了加深學生的印象，組織不同形式的考試，目的是讓學生對學籍管理有更充分認識。

制度的力量，要通過執(zhí)行的強度來體現(xiàn)。成立宣傳工作小組，校長牽頭、教務處、學生工作處、各二級學院為成員的逐層聯(lián)動組織。利用公告欄、校園公眾號、內部報刊等。全員參與，以此提高認識。

（三）穩(wěn)定隊伍建設，激發(fā)工作動力;加強業(yè)務學習，提高人員素質

隨著高校學習形式變得更為多樣化，對民辦高校學籍的管理帶來了新挑戰(zhàn)。大量的學生信息和數(shù)據(jù)要處理，學籍管理人員比例嚴重不足，工作量極大，造成正常工作時間內難以完成任務，加班加點是常態(tài)。學籍管理的人員流失頻繁，影響了學籍管理隊伍的穩(wěn)定，也給工作帶來了一定的影響。

其次，提供職務晉升機會，提高薪資待遇等方面入手，建立和完善激勵機制。激發(fā)學籍管理者積極性。明確學籍管理人員的崗位職責，責任到人，把履職情況作為考核和晉升的依據(jù)，確保隊伍的穩(wěn)定，提高隊伍成員的積極性。

（四）建立學院二級學籍管理制度

二級學院的教學管理人員一般由本學院的教學秘書兼任，負責學校學籍管理部門與本學院學籍管理之間的工作和聯(lián)絡。主要工作內容是學生成績管理和日常學籍管理，學校學籍管理部門定期組織二級學院的學籍管理人員召開：政策或專項工作的培訓會;日常工作例會和總結會;工作提前布置會等。明確分工，職責分明。整個學校實行學籍管理一盤棋，形成良性互動，使學籍管理水平上升到一個新的高度。

（五）推廣信息化建設，提升工作效率

2008年后，教育部構建并陸續(xù)完善了全國學籍學歷信息管理平臺，并在各大高校推行，要求各大高校都必須在學籍管理平臺中記錄每個在校生的學習情況。平臺的出臺使學籍管理的工作大量增加。為了確保高校信息現(xiàn)代化學籍管理的需要，必須建立電子信息化管理、教務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全校資源共享。

四、結語

民辦高校的學籍管理在新時代辦學特點的背景下，有了新要求。高校學籍管理是一項政策性很強的工作，關系到每一個大學生的切身利益，是折射高校教學與管理質量的一個窗口。做好學籍管理工作，一是要學校領導重視，配備必要的設備，幫助一線管理人員解決實際困難;二是從事該項工作的人員需要樹立愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的精神投入到實踐工作中去。 同時，在處理復雜的工作時，需要學籍管理人員具有更高的責任感、耐心和人文關懷。不斷總結，勇于開拓，努力成為學生與學校、社會溝通的橋梁。

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