SOP在高校學生活動中的應用研究①
——以迎新活動為例

戚鳳仙，李 娟，崔 冰

一、SOP概述

SOP 因工業革命的興起、生產規模的擴大而自然產生，用于解決產品日益復雜、分工日益明細而導致品質成本急劇增高、各工序的管理日益困難等問題。

SOP 全稱是 Standard Operation Procedure，中文稱為“標準作業流程”。 它是由組織內部自行撰寫的一種工作準則，即以文件的形式、統一的格式描述某一事件的標準操作步驟和要求，使操作人員通過相同的程序完成產品，從而使得操作結果一致。

SOP 在德國、日本的制造企業里應用非常普遍，正是兩者的成功應用讓SOP 得以向全世界推廣。 1958 年，日本設立了標準化原理委員會，開展了標準實施狀況的調查以及標準化經濟效果的計算方法和標準化術語的研究。 次年，官城精吉提出了標準化的兩個基本原理和一系列分析原理。 1989 年，蘇聯標準化學者基于對相關理論的研究，決定在莫斯科儀表學院等中高等院校設立19·06 專業——標準計量和產品質量管理專業。 此后，各國的標準化專家對標準化概念、方法、經濟效果的測定及其他相關問題的研究日漸活躍。

SOP 的應用小至個人辦理日常事務，如到郵局劃撥、網絡購物等；大則組織在醫療、防災、軍事等諸多系統中擬定標準化的工作規范。 例如哈維物流公司將SOP 理念引入物流庫存、運輸等多個環節的管理并增強其與業務的匹配性，使得SOP 在日常工作中發揮了巨大作用。

SOP 對規范業務操作流程、降低運作成本等多方面具有重要的意義，同時可以改善業務流程，避免重復犯錯。

二、SOP應用于高校活動中的可行性

高校學生活動的開展，可通過SOP 的方式將活動的每一步操作標準化，從而促進活動整體規范化與程序化。

(一)SOP應用于高校活動的意義

1.降低工作難度

隨著部門工作的增多和工作步驟的復雜化，口頭的經驗傳授不能保證信息的全面性和準確性，易導致信息傳遞失效，進而無法保證工作質量。 SOP 以一種書面形式將工作中的經驗、教訓和一些經過優化的細節加以記錄，從而降低工作難度。

2.提供行之有效的培訓教程

高校各組織對學生的業務培訓缺乏針對性，局限于基礎技能，致使在工作中仍會遇到很多因技能儲配不足而出現的問題。 SOP 使操作人員經過短期的專業培訓，快速掌握較為先進合理的操作技術，提高管理的質量。

3.使流程具有延續性和繼承性

高校活動的絕大多數工作人員是學生，在學生會的工作時間一般只有一到兩年，人員流動性強。 因此優良的傳統不能得到有效繼承、失敗的教訓也不能被完全吸取，工作連貫性和傳承性不強，經驗成本流失嚴重。 SOP 將部門積累下來的技術、經驗，以標準的格式記錄在文件中，以免因技術人員的流動而使技術流失。

(二)SOP應用于高校的保障措施

通過采取一系列保障措施，使SOP 于高校活動的應用更具可行性。

1.人員培訓——掌握活動流程

通過對內部人員進行實地操作的培訓，讓管理人員了解SOP 管理模式的優點，接受并沿用這一管理模式；讓非操作人員盡快熟悉標準化的業務流程，協助管理。

2.信息溝通系統——監督活動進度

在高校活動中，信息失真使管理和監督沒有可靠的資料，時常出現監督失控的情況。 因此完善信息系統、確保信息的真實有效，是有效監督的前提條件。 同時，建立高效的信息溝通系統，可以確保各方及時掌握SOP 管理模式下該活動的進度情況，做出正確的評價和決策。

3.協助小組——保證運行質量

協助小組既是實施監督的小組，也是協助組織活動的小組。 監督工作是由協助小組的人員，隨著時間的推移不斷評估SOP 執行質量來實現的。 通過普遍的、持續的監督活動或個別的、單獨的抽查，發現問題并及時改進，以發揮其協助作用。

三、SOP運用

SOP 具有普適性，因而能夠廣泛地運用于高校活動中。基于此，根據SOP 的相關特點并結合活動的具體內容將其優化，往往能夠達到錦上添花的效果。

(一)原則

1.清晰

在根據SOP 安排活動內容時，首先要有一個清晰的活動思路：先從整體上把握活動的主干線，再細化由此延伸出的各個分支，最終形成活動整體的“網狀脈絡”。

2.易懂

基于“網狀脈絡”上各環節的操作差異，將分支上的具體操作流程簡單化，使之可讀性高，便于相關作業人員了解和掌握。

3.明確

基于簡化后的操作流程，進一步在操作節點形成驗收規范，即對作業人員的工作予以說明與規范，以達到作業的一致性。

上述原則根本目的在于，讓作業者迅速研讀并明了作業的內容、順序和基準。 三大原則相輔相成，彼此之間緊密聯系，共同作用，使SOP 思想在活動中的運用更加契合而靈活。

(二)步驟

結合SOP 三個原則，并緊密聯系活動本身，可總結出如下操作步驟。

首先，依據“清晰”原則，可將活動整體分為五個具體流程：活動方案制定、活動方案實施、活動現場控制、活動效用評價、活動總結反饋。

其次，依據“易懂”原則，對五個流程內部的分支做出具體說明，如圖1 所示。

圖1 分支具體內容說明

最后，依據“明確”原則，對分支節點的驗收做出工作標準的闡釋，見圖1 中的標號：

1.撰寫、審核、公布——方案需根據審核結果進行至少兩次的優化，才可通過并公布。

2.人員培訓——以參與人員有整體工作思路并明確工作內容為規范。

3.場地安排——有三個時期的規范標準：首先，場地準備期，以實際租借場地成功、形成租借表為規范；其次，場地布置期，以現場橫幅、座位表等布置完備為規范；最后，場地整理期，以保持場地干凈衛生、潔凈如初為規范；物資準備——同樣有三個時期的規范標準：首先，物資采購期，以制成物資明細表、完成采購目標為規范；其次，物資分配期，以各部門收到實際物資、完成領用表為規范；最后，物資整理期，以完善實際收到的物資表為規范；贊助——以將實際收到的貨款及在途款項形成財務記錄為規范；宣傳——以達到實際有效的宣傳效果為規范。

4.救援小組——以完善醫藥品準備、及時實施現場救援為規范；支援小組——以及時支援現場、分散擁堵為規范。

5.人員考核表——根據實際情況制定，可從現場有效人員比例、人員機動性等指標選擇；場地利用率評價表根據面積合理、衛生保持、人員密度等方面分析；物資損耗評價表從物資回收率、物資非常規損耗率等方面分析。

6.代表總結——選擇具有代表性的相關人員反饋活動建議；總結匯報由各部門代表匯報給審核部門；反饋與優化由審核部門給出活動總結與優化意見。

(三)SOP的應用分析

1.成本分析

成本分析可分為經濟成本和時間成本。 SOP 的運用，可使學生活動減少非增值部分的經濟成本，剔除重復出現和不需要的步驟所帶來的時間成本。 以經濟成本為例，物資準備時期，運用SOP 將準備的具體過程細化，使物資采購、分配到回收更加透明化。 避免物資的浪費，從而節約經濟成本。

2.效率分析

SOP 三大原則中的“清晰”原則，使分支上的行為都為主干線服務，因而活動的目標一致，效率提高；“易懂”原則使人員培訓所消耗的時間降低，因而能夠盡快投入工作、提高效率；“明確”原則使各環節的操作更規范，因而工作人員在繁雜操作過程中的行動效率提高。

3.滿意度分析

以往活動時常有現場人員混雜等問題，讓活動參與的人員滿意度低。 運用SOP 于活動中，使每個工作人員各司其職、活動現場也井然有序，因而整體滿意度都有所提高。

四、實例運用

為驗證SOP 在高校活動中的實際應用效果，現以迎新活動為例進行闡述。

(一)方案制定

迎新活動的方案由學生會主席撰寫，交由學生輔導員審核確認。 根據實際情況反復進行方案制定與審核，形成最終方案，其公示時長不少于一天，為整個活動提供較為嚴謹的操作依據。

(二)方案實施

首先，進行人員培訓，學生會主席召集各部門常委及部長、部長再召集部門委員進行先后的培訓，確保每位人員明了活動流程及操作步驟；其次，委員聯系各班班長支書、班長支書聯系班級志愿者再進行先后的培訓，由班級對接最終的直系新生，如圖2 所示。

圖2 各級培訓示意圖

其次，各部門根據分配到的任務安排場地、物資、贊助等準備工作，具體如表1 所示。

表1 工作安排明細表

最后，建立相互之間的信息機制，通過微信群、釘釘群等方式，保持問題的溝通與解決。

(三)現場控制

由迎新現場活動秩序的維持者——救援小組、支援小組對現場的人員受傷中暑、場面沖突及擁堵等問題進行協調與解決，從而使迎新活動有條不紊地進行。

(四)效用評價

根據人員、物資及場地這三大要素對活動進行考核評價。 設計合適的績效表格，使活動的效果得以清晰展現。

(五)總結反饋

首先，從各班級志愿者選出十位代表，收集迎新活動的優化建議；其次，結合部門的綜合意見形成總結報告，遞交給學生會主席；再次，由學生會主席總結匯編上報學生輔導員；最后，由輔導員對整個迎新活動做出總結展望。

五、總結

在高校學生活動煩瑣復雜的情況下，SOP 的應用，將不斷提高活動操作的標準化程度，亦將使活動流程更明晰化、規范化、精細化，最大限度地促進高校學生活動的高效率實施，更好地服務學生、教職工等。