淺談如何科學管理地方高校招標檔案

李詩吟 彭臻

摘 要 地方高校招標檔案一直是反映高校建設的第一手資料，招標檔案作為高校招標活動的全程記錄，對高校招標工作有重要影響。但地方高校招標檔案管理工作一直是檔案管理中的薄弱環節。本文以在高校招標檔案管理工作的經驗，提出科學管理招標檔案的措施。只有招標檔案管理工作順利開展，才能給高校的教學、課外活動、科研環節提供優質的后勤保障，對于相關部門的審計工作也能給予足夠的支撐材料。

關鍵詞 地方高校 招標檔案 科學管理

一、引言

我國地方高校是具有獨立的法人資格以及能夠承擔民事活動的個體單位。在高校發展過程中，各類招標活動越來越多，招標已然成為高校基礎建設和物資提供的重要來源。隨著招標活動的增多，招標檔案也隨之增加，科學管理招標檔案，能夠為高校檔案管理的規范化起到良好作用。如何科學管理招標檔案，是目前急需解決的問題，也對高校發展有重大意義。

二、招標檔案管理工作中存在的問題

由于高校招標工作在我國的發展時間較短，檔案管理的工作還不夠完善，以致高校的檔案管理工作開展不順，重點表現在以下幾個方面。

（一）招標檔案管理的意識薄弱

在很多地方高校中，招標檔案的收集工作往往側重于招標收尾階段，忽視了整個招標過程中的檔案收集和整理。而管理招標的相關部門往往對招標的前期準備以及招標的過程更加上心，將檔案管理的征集工作放在最后進行，體現了其對招標檔案管理的重要性認識不足，有可能在招標過程中因為檔案的收集不齊全，使招標工作的開展大多比較盲目。

（二）制度缺失致使招標檔案管理者的職責不清晰

由于高校招標發展時間短，招標檔案的管理制度不健全，導致管理者對檔案管理工作的認識不清晰。在招標過程中，部分招標管理人員對招標檔案管理的歸屬認識不足，以為其工作歸屬于高校的檔案機構管理，缺乏有效的溝通，使得在實際工作中檔案收集較為困難，項目資料的完整度不高。

（三）招標檔案管理人員的專業性不強

高校對招標檔案管理的重視度不夠，有很大一部分原因是檔案管理人員對其工作的重要性認識不足。高校招標檔案管理人員有很多都是身兼數職，缺乏固定的專業管理人士，導致招標檔案管理的隨意性。

三、高校招標檔案管理的應對措施

（一）建立嚴謹的招標管理制度

根據國家相關文件以及有關單位對檔案管理的實際要求，結合高校招標特點，制定出一套合理、完善的管理條例，使招標管理工作有條理性。對于檔案管理應該做到歸檔范圍確定、立卷標準設定、查詢有據可依、復制有限制、保密更嚴謹等多個方面，有效減少檔案管理中的隨意性，以此幫助招標檔案管理工作有效開展。

第一，招標的檔案管理工作應當遵循招標流程進行有序的排列歸檔，根據招標內容進行劃分，對于不同招標項目編寫目錄，使每一個招標項目都能夠一目了然，要清楚標記檔案的頁號，更要做好檔案保密工作。

第二，要重點收集每一個招標項目的原始材料，對于起始材料要做到及時歸檔、科學分類、立卷清晰。保證招標項目檔案的完整性，其使用起來也更加便捷，杜絕出現臨時找材料的行為。

第三，招標管理者也應對招標檔案進行嚴格的核查、歸檔、保存以及管理，將所有招標檔案進行分類收藏，并對其存放位置用表格記錄下來，使借閱和使用起來更加方便。

（二）科學管理招標檔案，做好高校項目歸檔

招標檔案一定要齊全，包括在整個招標過程中產生的圖紙、文字、表格、CD等所有載體記錄，都應該納入檔案管理中，從而確保招標檔案的完整性和真實性。高校招標檔案的內容較多，總體歸納起來包括立項報告及學校批復、采購計劃下達文件、采購委托文件、相關職能部門的招標申請表、招標公告、評標文件、招標文件、采購人推薦名單、評標報告、中標通知書、成交確認、資料移交表、合同和復件的確認、其他補充（或者改正）的材料。其中有一些問題需要注意：一是立項報告的收集工作，作為整個招標工作中重要的一環，資料收集一定要全面。要對項目進行全方面考量，其中項目的必要性、項目具體時間要求以及項目總體預算都要核對，在所有內容都完整、準確以后才能開展招標具體實施工作。二是招標公告、招標文件、投標文件等多項內容都必須遵守國家的法律法規。三是以上所有14項內容中涉及相關人員簽名的有關文件都必須是原始手寫文件，復印件只能作為參考依據，并不具備所有的檔案價值，不只是文件中的簽名，在涉及印章文件時也需要原始印章文件。

（三）提高招標管理人員的專業性

高校招標檔案管理工作由于涉及面廣，對于管理人員的專業性有很高的要求。高校應當根據招標工作特點，提高檔案管理人員的聘請門檻，減少兼職現象的發生。檔案管理人員也應提升自身的綜合素質，豐富知識面，學習特殊領域的知識，使視野開闊，以此提升專業技能。要有良好的職業操守，還要了解基本法律法規進行，因為在文件管理工作中經常會涉及一些政府采購法規，熟悉這方面知識，能夠掌握采購尺度，做到不越雷池，恪守紀律。

四、結語

招標檔案管理工作科學化任重道遠。如何提高高校招標檔案管理水平以及檔案管理人員的專業性，是擺在檔案管理人員面前的具體問題。根據相關問題，制定一系列針對性措施，是實現科學管理招標檔案的重要途徑。

（作者單位為山東農業工程學院）

參考文獻

[1] 徐晶晶.“大數據”背景下招投標檔案數字化管理探析[J].決策與信息旬刊，2015（10）：194.

[2] 徐桂榮.網絡環境下高校檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016（15）：115.