大數據時代下人事檔案信息化的幾點思考

余靜

摘 要：大數據迅猛發展的時代背景下，人事檔案管理信息化建設中的機遇和挑戰并行。高校人事檔案正處于手工紙質檔案管理模式向數字化管理模式轉變的過程中。筆者從高校人事檔案管理存在的問題出發，提出了信息化帶來的便利和優勢，指出人事檔案信息化工作中應當注意的幾個問題，提高高校人事檔案管理工作效率和服務領域。探索紙質檔案與信息化并重發展的理念，傳承和創新并行，探索大數據時代的人事檔案管理模式與服務模式。

關鍵詞：信息化;高校人事檔案;檔案利用

在互聯網+大數據并存的時代，信息技術革命作為重要推動力，各行各業都發生了質的變革，原本以手工操作為主的檔案管理迎來了信息化管理的新模式。如何在新形勢下，利用計算機和大數據技術的便利，為高校的人事檔案管理開辟出新的工作方法和高效科學利用思路是人事檔案管理人員必須思考和解決的問題。

人事檔案管理是組織人事工作的重要組成部分，它為薪資調整、績效考核、招聘錄用、干部教育培養、選拔任用和管理監督等工作提供了原始依據。“各級黨委（黨組）及其組織人事部門始終把干部人事檔案作為我們黨創造的獨特財富，作為新時代黨的重要執政資源，作為建設高素質專業化干部隊伍的重要基礎，秉承紅色基因，不斷加強改進，取得顯著成效。”“為了貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴管理干部要求，充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化”。2018年11月，中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱條例）。《條例》共七章節四十六條內容，包含了總則、管理體制和職責、內容和分類、日常管理、利用和審核及紀律和監督等內容。日常管理工作中增加檔案信息化內容。第二十六條專門提及“應當按照國家相關標準和要求，加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。”

一、目前全國高校人事檔案管理現狀和問題

目前，高校的人事檔案管理體制與管理模式沒有統一的標準。從管理體制上看，有的高校由組織部或人事處單獨管理，有的高校由檔案館統一管理;管理模式上看，有的高校走在信息化管理的前列，已經全部信息化管理;有的高校開始著手信息化建設，部分檔案實現了信息化;還有部分高校仍然延續舊的手工管理模式。

高校人事檔案管理普遍存在如下問題：

1.缺乏重視。在高校，人事檔案管理工作被認為是“看檔案、裝檔案、查檔案”的簡單勞動，只要保證檔案安全、不丟失、日常提供查閱服務即可。從領導層面和檔案工作者自身的角度，都對檔案管理工作沒有足夠的重視。

2.人事檔案管理力量薄弱。人事檔案管理工作者長期處于不被重視的狀態，自身也不積極主動進行學習培訓，日常工作量大，等同于體力勞動工作。缺乏現代檔案管理應具有的計算機使用技術和專業系統檔案管理知識培訓。

3.信息化經費投入不足。新形勢檔案現代化工作需要大量經費投入。人事檔案信息化的管理需要有安全保障體系、成熟的軟件和配套的硬件設備。前期需要專項經費的投入。

4.檔案服務意識不強。檔案服務僅僅限于坐等，沒有主動服務意識。檔案信息挖掘不夠，沒有主動利用檔案數據分析為高校發展服務。

二、檔案信息化建設的意義

1.檔案信息化利于使用和查詢。有效提高人事檔案管理效率，使檔案工作人員從重復繁重的手工操作工作中解脫出來，從“紙間”到“指尖”的轉變可以進行進一步挖掘檔案規律和進行檔案的高效利用服務的研究。將檔案紙質實體轉化為電子信息存儲只是檔案信息化管理的第一步，將含有意義的數據進行專業化處理，實現數據的“增值”，實現為高校人才年齡結構、學緣結構、學科結構等更多緯度分析，發揮檔案價值的數據，為高校的決策提供支持。

2.檔案信息化利于高校信息共享。人事檔案是高校人事管理的源頭，把檔案信息化納入高校信息化建設整體規劃，從源頭實現信息化，促進高校教育的全面改革，促進高校在大數據時代真正實現管理體系現代化和管理能力現代化。目前高校的管理模式是傳承原有手工模式下的部分工作實現計算機操作的模式，沒有形成適應大數據時代的真正管理模式的變革，管理思維也同樣沒有引入大數據管理的思維。高校各管理部門的數據各自為政，互不開放，形成“信息孤島”。需要打破壁壘，實現管理部門間的信息互通、資源共享、協同發展，避免信息重復采集浪費辦公資源和人力資源。

3.檔案信息化利于檔案實體保護。人事檔案有自身的特殊性，更需要注重實體檔案的保存和保護。檔案信息化后，日常查借閱檔案不需要多次翻動實體檔案，有效保護檔案實體，避免人為損壞或自然侵害。

三、大數據時代完善高校人事檔案信息管理幾點建議

1.建立科學完善的檔案管理機制，重視紙質檔案材料的完善和準確性。干部人事檔案材料主要產生于黨建組織、干部人才管理和教育培訓等工作過程中，材料的收集整理是一個動態的過程，日常工作中有效溝通材料產生部門，解決材料歸檔及時性和信息準確性。在檔案信息化管理模式下，檔案日常工作在系統設置提醒如及時更新在職人員、退休人員和死亡人員數據，開展庫房檔案清點工作，做到信息化庫內登記臺帳與檔案實體相符與實際人事狀況相符。

2.建立健全檔案管理的各項規范制度，加強法制思維。2018版《條例》新增了“紀律和監督”，強調開展干部人事檔案工作必須遵守十一條紀律。明確指出“對于違反相關規定和紀律的，依據有關規定予以糾正;根據情節輕重，給予批評教育、組織處理或者黨紀政務處分，并視情追究相關人員責任。

3.注重檔案管理人員的綜合素質培養。檔案信息化管理，需要檔案工作者具備檔案專業知識、網絡信息化知識、相關的法律知識，現代管理理念等。檔案工作者只有掌握了運用現代化技能才能將檔案信息化的優勢充分發揮并對數據進行深度挖掘。一方面需要對現有檔案工作人員的培養，提升現有檔案管理人員素質。另一方面要補充招聘檔案專業人員和計算機專業人員。只有培養出能夠駕馭和創新使用信息化檔案的人員，徹底轉變檔案人員定位和職能，使人事檔案管理從管理者到管理方式都真正實現信息化。

4.建立檔案數據利用研究團隊。《條例》第二十七條提出：“組織人事部門及其干部人事檔案工作機構應當定期對干部人事檔案日常管理、基礎設施和隊伍建設等工作情況進行統計、分析、研判，加強檔案資源科學管理。”目前高校人事檔案大部分處于紙質檔案管理模式，少部分實現或正在實現檔案數字化管理。受檔案管理人員學科結構的局限性，缺乏計算機運用知識和數據分析技能，檔案管理效率與質量處于總體偏低。避免滿足于形式上的檔案信息化，僅僅是簡單的用信息化檔案代替實體檔案。需要正確認識人事檔案管理在人力資源管理價值鏈的位置、作用、重要性，組成有相關學科背景的人員的研究團隊，對人事檔案信息深度挖掘，對未來高校的人力資源發展趨勢進行科學預測，多維度分析學校人才結構和梯隊的年齡分布和發展趨勢。為學科發展和學校發展提供的人事信息數據支撐，為高校人才引進培育政策提供重要依據，為高校的可持續發展提供重要依據。

5.轉變觀念創新思維提供主動服務。全面了解人事檔案新法規新要求，更新檔案知識儲備，依法依規保障檔案安全的前提下，檔案管理人員要轉變服務觀念，認識到管理是為了更好的服務。“檔案事業現代化應以體現‘檔案社會責任感和‘服務社會公眾為觀念要件。也就是說，檔案事業現代化是對檔案作為方式的社會工具價值和檔案作為記錄實體的文獻信息價值的綜合發揮。檔案工作體系和運作模式的科學與否，就看它是否能夠承載這兩個方面”。從檔案使用人的角度出發，換位思考，調整人事檔案管理模式，創新服務模式，積極利用互聯網的便利、大數據技術的應用優點，變被動坐等服務到主動服務。通過電話、網絡、微信平臺等線上、線下全方位溝通，提供詳細查閱檔案流程，推送檔案知識，及時解答問題，展開有效的互動，滿足人民日益增長的美好生活需要，使得每一位查閱檔案的干部教師都有美好的服務體驗。

大數據迅猛發展的時代背景下，高校人事檔案正處于手工紙質檔案管理模式向數字化管理模式轉變的過程中。探索紙質檔案與信息化并重發展的理念，傳承和創新并行，探索大數據時代的人事檔案管理模式與服務。提升檔案管理質量和創新服務能力、思維與機制。凝聚智慧，積累經驗，解決檔案數字化發展中出現的新問題，為后續高校人事檔案的數字化進程提供示范，為高校人事檔案管理信息化提供智慧和方案。

參考文獻：

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[3]覃兆劌.中國檔案事業的傳統與現代化[M].中國檔案出版社，2003

（作者單位：太原理工大學人事處）