企業檔案管理信息化建設創新發展思路

楊天宇

摘 要：信息化水平是國家現代化程度的標志，信息化建設促進企業檔案管理現代化，是企業檔案事業跨越式發展的新目標。為適應社會發展，按照國家規劃發展企業檔案事業，要對企業檔案信息化進行探討。本文以檔案管理理論為依據，闡述企業檔案信息化的概念，介紹企業檔案信息化現狀，詳細分析問題原因，以創新為重點提出合理的企業檔案信息化建設對策，由信息化觀念，人才建設，安全保障等措施形成企業檔案信息化網狀結構完善的建設對策。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化建設

1946年第一臺計算機問世，信息技術經歷了無數次的變革，推動科技進步與社會發展。新技術改變了人們傳統的辦公方式，信息化進程加快，信息技術高速發展在企業經營管理中推廣應用，是有效改善辦公條件，提高工作效率的重要手段。企業檔案是原生的信息資源，在信息技術時代下企業檔案工作必須不斷學習科學知識，掌握信息技術為企業檔案管理工作服務，企業檔案工作走向信息化是企業經營管理持續發展的必然舉措。信息化是企業建設發展的重要內容，檔案信息化建設是促進企業信息化改革發展的重要條件。《檔案信息化建設實施綱要》提出，要明確企業檔案信息化建設目標。隨著科技的迅猛發展，中國企業面臨結構重組與國際競爭等嚴峻挑戰，如何借助時代優勢，創新企業檔案工作，在挑戰中生存發展，成為企業檔案工作的重要問題。

一、企業檔案管理信息化建設概述

企業檔案是企業經營管理，科學研究等各項職能活動中直接形成，具有參考作用保存的文字等形式檔案文件材料。企業信息化是利用先進的技術手段，通過內部生產經營信息對資源合理配置，對企業供應鏈等外部資源整合，實現基礎管理規范化，提高企業技術水平，提升企業的核心競爭力。

檔案信息化建設是利用信息技術獲取傳輸檔案資源，向社會提供更多有價值的檔案信息。企業檔案信息化是企業依靠科學的思想方法，憑借信息技術等高科技手段對文件等信息發掘整合，使信息獲取傳輸應用數字化，帶動企業物流運行，管理決策科學化，為企業和社會發展服務。

企業檔案信息化是企業工作的重要內容，具有鮮明的特點，主要體現在原始性，全面性，服務性等方面。原始性特征是針對企業檔案信息化所承載電子文件信息內容，原始性是電子文件承載信息是文件生成形成記錄，檔案文件必須是原件，確保檔案文件的歷史憑證價值，電子文件存在形態不斷變化，記錄信息內容與記錄方式分離，不需傳統檔案文件一樣憑借原件證明信息內容，電子文件信息內容原始性是保證歷史憑證價值的重要條件，將傳統紙質檔案轉化為數字檔案，使企業檔案轉化為虛擬臺，企業信息網絡傳遞僅為檔案信息內容。用戶得到的檔案文件非原件。

二、企業檔案信息化建設的意義

企業檔案信息化對企業發展具有重要作用，具體體現在有利于促進企業檔案信息開發，檔案信息化促進文檔管理一體化，是企業現代化的重要標志。檔案信息收集不完全是困擾企業檔案部門的難題，企業檔案人員可運用網絡設施，通過應用互聯網收集到有利于企業發展的外部信息，滿足企業對信息的需求，有利于企業捕捉市場信息。

企業檔案實現信息化后，文件可歸入檔案信息網絡系統進行管理，促使企業文件檔案與實際工作結合，檔案信息化通過網絡設置文檔管理程序，提高檔案的歸檔率，提高檔案管理現代化水平。信息資源利用在企業決策中具有重要地位，信息化建設實現檔案信息資源開發利用，為企業決策活動提供重要依據。企業領導做出重大決策應準確迅速，社會對企業檔案信息需求增加，促使企業檔案部門改變傳統檔案管理方式，利用現代化服務手段使企業檔案信息能準確方便的提供給用戶。

企業要想提高自身市場競爭力，必須在生產經營等工作中運用現代化科技，現代化企業要存儲管理各種信息，在企業生產管理中爭取先機，檔案是企業重要信息資源，收集統計與利用水平關系到企業信息化程序，企業檔案信息化水平是衡量企業現代化的重要標志，檔案信息化能為企業管理決策提供及時科學依據，為企業生產管理活動提供有利的信息服務。

信息技術發展日新月異，檔案是企業重要的資料，將信息技術應用到檔案管理中有利于計算機檢索信息查全率，減輕管理者勞動強度。檔案資料是企業重要的信息，檔案資料泄露會損害企業利益，信息化管理有利于檔案資料的保密，封閉式局域網可以運用多種加密操作提高檔案保密性，無紙化信息錄入，相對過去紙質保存更加便捷，微機管理企業檔案資料，通過加密方式避免資料遭到竊取。

三、企業檔案信息化建設現狀

隨著企業增加對檔案信息化建設投入，企業檔案信息化管理工作廣泛開展，檔案信息化基礎設施初步形成，數字化檔案信息資源量不斷增加，大型企業檔案信息化建設工程實施早，依托檔案管理化建設開發企業檔案信息資源，為企業檔案信息化建設向縱深發展創造了條件，取得了良好的效果。國內現有大中型企業一萬五千多家，據國家經濟信息中心調查顯示，有10%的企業基本實現檔案信息化，20%的企業未開展檔案信息化工作。企業檔案信息化取得了一定進展，但當前企業檔案信息化工仍存在諸多問題。

國內中小企業檔案信息化建設中10%左右企業應用ERP方案，6%的企業實施SCM方案，大多數企業檔案信息化停留于計算機文字處理，單純的辦公自動化，局部的信息化階段。70%以上的大中型企業建立正規的情報競爭網絡，其中近30%的企業建立正規化的工作流程，中心企業建立情報競爭網絡不足10%，運用企業檔案信息化技術僅限于互聯網案例企業主頁，未充分利用網絡信息資源豐富檔案信息輔助企業工作，中小型企業對市場信息缺乏迅速反應能力。

當前企業檔案信息化建設中的問題主要包括軟件開發問題，檔案信息資源數字問題，及檔案信息化人員素質問題。企業檔案信息化建設中，檔案專業人員對信息化技術不了解，實施信息化人員主要是編程人員，對檔案專業知識了解較少，僅按對企業其他業務方式進行檔案信息化，編制出的信息化軟件不能解決信息化實際問題。企業檔案信息資源數字化實施中有許多問題需要解決，企業中大量的歷史檔案資料數字化問題，如企業存放文革前的檔案，有些檔案字跡褪色，為檔案掃描工作帶來了困難。

四、企業檔案信息化建設創新策略

考慮企業檔案信息化的特點，針對我國企業檔案信息化建設現狀，對企業檔案信息化建設創新首先要樹立信息化觀念。觀念轉變是企業檔案信息化的前提，當今先進科技廣泛運用，加快了檔案工作融入信息社會的步伐，檔案人員可以利用計算機技術，共享檔案資源信息，要求檔案人員轉變舊的思想，傳統的企業檔案管理模式必然被信息化取代。

企業檔案人員要加強宣傳，讓企業領導認識開發檔案信息資源是進行科學決策的需要，需要大力投入資金。企業檔案信息系統建設需要企業高層領導協調，各部門組織參與，需要有力的組織保障，企業各部門提出要求，由檔案信息系統部門開發。信息技術為檔案服務提供了便利條件，文件可供多個利用者使用，企業檔案工作者要更新服務觀念，及時將信息配置在工作各環節。

進行企業檔案信息化建設必須清楚檔案信息化的目的，進行詳細的調查分析研究，為企業檔案信息化開展制定總體規劃。應將檔案信息化納入信息化規劃，建立科學適用的文件歸檔與利用系統。企業檔案信息化建設是為提高效率服務，在建設方面必須考慮企業實際需求，不要盲目冒進。企業檔案信息化建要以實用性，效益為原則。要建立相對獨立的綜合企業檔案管理部門，按照檔案管理程序，對企業部門在生產管理中產生的信息進行收集管理。企業檔案部門是檔案管理的職能部門，應負責檔案信息化建設與管理維護工作。企業檔案管理要以服務中心工作為中點，幫助企業適應性的戰略調整，基于檔案信息化成果創新。

實現企業檔案信息化是企業檔案工作適應社會發展的必然要求，檔案人員要面向未來，改變工作方法，深刻認識到檔案信息化建設的重要性。當今時代人們注重時間效率，傳統被動的服務方式不適合人們的要求，企業檔案信息化人服務理念應做出調整，加強與專業各單位的聯系，企業檔案信息化人才及時思考調整檔案服務方式。

圖書館、檔案學科同宗同源，隨著科技迅速發展，新技術周期縮短，現代科學向微觀方面縱深發展，學科交叉增多，科研方法向整體化發展。由于圖書館學與檔案學研究對象在工作流程等方面具有共性，信息技術發展使學科復雜融合。知識管理背景下檔案信息化特征是從被動服務到主動知識創新服務。時代發展要求企業檔案管理從檔案實體管理轉向注重檔案內容管理，用知識管理理念強化企業檔案開發利用，實現檔案知識資源共享。

綜上，科技迅猛發展為社會帶來了全新變革，企業檔案管理工作面臨創新，將信息技術融入到檔案管理中，可以提高檔案管理效率，簡化檔案管理內容，企業迫切需要檔案管理信息化，應從提高管理人員的素質，重視經費投入等方面出發，完善企業檔案管理工作信息化建設。

參考文獻：

[1]蔡 玲.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].辦公室業務，2019

[2]孫勇軍.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].現代國企研究，2019

（作者單位：蘇州市煙草公司太倉分公司）