信息時代檔案數字化外包質量與安全風險控制

陳梁

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，企業、社會團體和自然人產生了大量的檔案，檔案管理外包服務應運而生。然而，目前我國企業檔案管理外包過程中仍然存在一定的風險，制定有效的防控策略已刻不容緩。在此基礎上，本文分析了企業檔案管理外包面臨的風險，并提出了幾種有效的防控策略，希望能為我國企業防范檔案管理外包風險提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：信息時代;檔案數字化;外包質量;安全風險控制

引言

企業檔案是企業在生產經營過程中逐步形成的具有保存價值的各種文件和資料，體現了企業社會活動的全過程，對促進企業的生存和發展具有重要的參考價值。檔案管理外包是企業檔案管理發展的新趨勢，對解決企業檔案管理手段落后、管理模式不規范等問題發揮了重要作用，但檔案管理外包過程中也存在一些風險，企業應給予足夠的重視。

1 信息時代檔案數字化外包風險

1.1檔案質量風險

如果檔案機構不能進行過程控制和后期評估，數字檔案在數字處理過程中的質量基本上由外包公司自己控制。檔案部門在驗收階段進行質量檢查時，由于數量大和技術限制，不能逐一核對，但抽樣檢查很難對質量實現綜合控制，即使技術足夠強大，技能和信息之間的不對稱也會導致其質量下降。

1.2檔案信息安全風險

數字外包范圍的定義標準不同，一些秘密文件進入外包范圍，泄漏的風險很高;在數字處理過程中，有許多環節，如整理、掃描、圖像處理、數據鏈接、校對、還原和存儲等，可能有外包公司未能及時處理復制的文件，導致泄漏的情況。

2 檔案管理外包安全與質量風險控制

2.1合理評估外包可行性

企業在實施檔案管理外包前，應組織有關領導、檔案管理部門和第三方組成評估小組，研究分析企業檔案管理外包可能出現的風險特征、來源、條件和對策。同時，進行了以下三個方面的工作：第一，編寫詳細的財務分析書，包括外包的隱性成本、外包后的顯性成本和回報。利用財務分析手冊推斷是否存在外包需求，利潤是否高于成本，是否適合外包等。第二，根據企業的實際情況，制定有效的檔案外包計劃。通過外包計劃分析哪些檔案需要由企業個人管理，哪些檔案管理工作適合外包。一般來說，紙質檔案的維護、數字檔案的建設以及一些人事檔案的管理工作都適合外包。在確定外包內容后，還應分析可能出現的各種風險，并制定相應的風險防范措施。對于一些企業經常查閱并與其日常業務活動密切相關的檔案，以及與其核心競爭力和核心利益有關的檔案，不應選擇外包，以盡量減少檔案管理外包的風險。第三，有必要考察外包機構是否具有合格的資格證書，是否具有優秀的人員素質，是否具有豐富的管理經驗，是否能夠提供符合要求的技術服務等。此外，還應該確認外包機構是否采取了必要的保障措施來評估企業檔案管理外包項目的風險。尤其是一些企業要特別注意核心商業秘密的檔案外包，堅決防止商業秘密的泄露。事實上，外包組織與企業的關系是一種代理和委托關系，這大大增加了企業責任外移的機會，進而增加了企業檔案管理和質量控制的難度。因此，在檔案管理外包過程中，企業應加強監督機制建設，建立健全配套的管理體制和部門，明確溝通渠道，更好地解決檔案管理外包工作中的矛盾和問題。

2.2提升外包程序透明性

首先，在財務管理會議上集體討論財務分析文件草案，并對分析文件中不合理的部分提出修改意見，以確保企業檔案管理外包的質量不受影響，最大限度地降低企業的成本。第二，邀請專業的第三方組織審查建議的外包實施計劃，并結合第三方組織繼續修改和完善。第三按計劃實施檔案管理外包工作。一是進行檔案管理外包的招標。在招投標時，要進行實地考察，了解招投標機構的各個方面，不能只以好的招標書和低價作為選擇的依據。其次是完善各項管理機制。可以設立一個專門的投標部門，負責監督外包過程。可以安排企業檔案管理部門的專業人員參加招標工作。這些人員應具有豐富的檔案管理工作經驗，能夠有效地監督外包工作。也可選擇專門的招標投標機構，對招標投標工作進行全面的管理監督，但需要企業增加部分費用支出，這將在一定程度上提高企業的外包成本。最后，及時披露信息。企業應及時將不涉及企業核心秘密的外包信息公之于眾，使員工及時了解企業的最新動態，有助于增強企業凝聚力，提高員工的工作效率。

2.3加強對外包的監督管理

（1）規范企業檔案管理外包合同。企業在談判、起草和簽訂外包合同時，必須與外包機構進行反復磋商和溝通，確保合作順利有序。同時，企業應選擇高素質的專業人才與外包機構簽訂合同，加強外包合同的規范化，為外包工作奠定良好的基礎。（2）改善監察機制。企業在執行外包合同前，應當與外包機構的服務人員進行深入、具體的交流，明確合同的規定和要求，并將任務分解給個人，確保參與合同執行的每個人都知道自己的責任。在合同執行過程中，應建立健全監督機制，做好監督管理工作，加強對外包機構的監督。一方面，應監察外包機構的運作和財務狀況，例如：不時抽查外包機構的審計報告，以評估其應急措施和運作能力等。另一方面，外包機構監控服務質量。根據外包機構履行合同義務的情況定期進行檢查，總結問題，及時跟進，及時解決，防止給企業造成不必要的損失。

2.4優化檔案外包管理制度

第一，政府要加大對檔案管理外包行業的支持力度，成立專門機構研究外包管理，增加企業信息宣傳的深度和廣度，使廣大企業更清楚地認識檔案管理外包的優勢，增強對外包機構的信任和了解，促進企業檔案管理外包的快速發展。第二，加強對企業檔案外包的立法，盡快制定和頒布相關法律法規，有效規范檔案管理外包市場，提供必要的制度保障，以有效制約外包機構的運作，降低企業檔案外包的風險。第三，積極鼓勵企業成立檔案管理外包協會，加強外包機構與企業之間的合作與交流，深化雙方的溝通與了解。行業協會應發揮積極作用，多參與國際交流活動，學習和借鑒國外先進經驗，促進我國檔案管理外包的健康、可持續發展。

結束語

總之，在企業檔案管理外包的過程中，不可避免地存在著一些風險，企業可以采取合理的措施評估外包的可行性，提高外包程序的透明度，加強對外包的監督管理，優化檔案外包管理體制等，從而有效地防范和控制企業檔案管理外包的風險，節約企業成本，提高企業的核心競爭力，促進企業的健康持續發展。

參考文獻

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